Si estás pensando en organizar un hackatón en una empresa u organización del sector cultural y creativo, te habrán surgido muchas dudas sobre la mejor forma de organizarlo para obtener resultados que impulsen la innovación.

Para empezar a responder a esas preguntas, puedes leer nuestro resumen de lo más destacado de la guía “Hacking culture. A how to guide for hackathons in the cultural sector”, publicada por Europeana. Una guía básica para organizar un hackatón en el sector cultural y creativo.

hackaton en el sector cultural

Europeana, la biblioteca digital europea, es un punto de acceso único a millones de recursos digitales de más de 2.200 archivos, museos, bibliotecas y colecciones audiovisuales europeas. A través de su Europeana Space, la institución está empeñada en fomentar el uso y la recreación de todo ese contenido. Su eslogan no puede ser más claro al respecto:

“Spaces of possibility for the creative reuse of digital cultural content”

Una de las herramientas que Europeana utiliza para tratar de generar aplicaciones, servicios o incluso modelos de negocio innovadores y creativos a partir de ese contenido son los hackatones. Danza, televisión, fotografía, museos… Europeana ha organizado hackatones en torno a casi todos los sectores creativos y culturales. Fruto de esa experiencia, y en colaboración con Waag Society, ha publicado la guía “Hacking culture. A how to guide for hackathons in the cultural sector”, una buena referencia para todo aquel que quiera organizar un hackatón en este sector.

El documento responde a casi todas las preguntas que una editorial, museo, biblioteca u otra organización o empresa cultural y creativa se puede hacer antes de recurrir a un hackatón como puente hacia la innovación. Una fórmula de la que pueden sacar partido también ferias del libro, eventos culturales, encuentros formativos y foros de todo tipo dentro del ámbito de la cultura y la creatividad.

Coincidimos con Europeana y Waag Society en que, antes de organizar un hackatón en el sector cultural y creativo, dediques tiempo y esfuerzo a:

#1 Formular una estrategia

Preguntarse por qué razón se quiere un hackatón es probablemente la primera y más importante cuestión que hay que plantearse. ¿Qué motivos tenemos? ¿Queremos lograr mayor visibilidad? ¿Estrechar lazos con nuestros partners y hacerlos más firmes? ¿Encontrar inspiración para conceptos innovadores? ¿Conseguir un prototipo? Hazte la pregunta: ¿cuál será el resultado de organizar la sesión?

Esta guía incluye su propia lista de posibles objetivos, entre los que cita:

  • Introducir un cambio organizacional o explorar nuevas formas de trabajo, más colaborativas.
  • Explorar una tecnología que se desconoce, invitando a la experimentación y el prototipado.
  • Buscar soluciones a un problema de carácter social.
  • Idear una nueva oportunidad empresarial, sondeando su modelo de negocio o promoviendo el surgimiento de una startup.
  • Lograr impacto local, conectando con comunidades del territorio o abordando cuestiones que afectan a una zona.
  • Recoger información, empleando ciencia ciudadana y visualización de datos.

Además del porqué, definir para quienes es probablemente el segundo paso, así como determinar qué incentivos les ofrecerás para que el evento capte su atención son aspectos que deberás tener en cuenta. ¿Qué tipo premio o recompensa darás que lo haga irresistible?

Muchos hackatones incluyen también intervenciones o ponencias que animen a los participantes y puedan servir de inspiración para lo que después tendrán que trabajar. Piensa en un programa de temas interesantes y actividades que contribuyan a calentar los motores a quienes luego se pondrán a generar ideas y soluciones innovadoras.

Y no descuides aspectos prácticos como el lugar y la fecha en que tendrá lugar tu hackatón, porque también influirán en la captación de asistentes y en el resultado final. Busca espacios atractivos y fechas convenientes para una amplia mayoría.

La comunicación, antes, durante y después del evento, es otro aspecto al que debes prestar atención, porque de ella dependerá que logres un nivel de asistencia acorde a tus objetivos, unos resultados más o menos brillantes, y una difusión que los propague una vez terminado.

#2 Organiza bien

La organización de un hackatón se desarrolla en varias fases, que conviene empezar a prepararlo con al menos cuatro o seis meses de antelación.

No podrás hacerlo solo, así que parte de tu cometido será buscar colaboradores que te presten su ayuda. Los mejores hackatones son aquellos en que la multidisciplinariedad es mayor, por lo que necesitarás contar con el apoyo de alguien que pueda proporcionarte el hardware y software que se utilizará. En función de tu experiencia, decide si te conviene incorporar a la organización a un partner o socio tecnológico con el que aunar fuerzas.

Es el momento de pensar en el cronograma, de forma que haya espacio y tiempo suficientes para trabajar, pero también para dar feedback a los asistentes mientras desarrollan sus ideas.

El equilibro entre los asistentes es una de las piezas claves para un hackatón cultural. Artistas, científicos, desarrolladores, diseñadores y expertos en la materia de que se trate han de estar presentes en un número equilibrado que no incline la balanza en uno u otro sentido. La calidad de los resultados depende mucho de esa armonía. Las universidades y las incubadoras o aceleradoras locales pueden convertirse en buenos colaboradores que faciliten esta tarea, así como otros hackatones anteriores. La cifra mínima de asistentes recomendada es de 40 personas.

Si tu hackatón incluye un premio o la presentación de los proyectos, deberás formar un jurado, y, como ocurre con los participantes, mejor cuanto más multidisciplinar. Para prevenir discordancias, es recomendable formular unos criterios de elección o votación y entregárselos a los miembros del jurado, que así tendrán más claro qué se espera de ellos o ellas.

Estas dos recomendaciones son básicas, pero en el propio documento encontrarás propuestas y consejos más detallados. Asimismo, la guía ha incluido un apartado de bibliografía con muchos más recursos sobre la organización de hackatones.

 

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Ilustración: elaboración propia a partir de Flickr / Sebastiaan ter Burg (CC BY 2.0).

 

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