Automatización de procesos de recursos humanos: que es y ejemplos de procesos automatizados

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En los últimos años, el departamento de Recursos Humanos ha pasado de ser un sector estrictamente burocrático a asumir una posición estratégica en las empresas.
Y para apoyar este cambio, surgió la necesidad de automatizar los procesos de RRHH. Y entender qué es la automatización de procesos se ha convertido en fundamental para que el sector alcance la excelencia. Este encuentro del área con tecnología optimizó el tiempo de trabajo y permitió una visión más amplia del flujo de trabajo.

Admisión y despido, gestión de tiempos y pagos son algunos ejemplos de procesos automatizados por parte de las empresas. Entre los beneficios se encuentran una mayor confiabilidad con la organización de datos, minimización de errores en la verificación de información e integración de procesos entre equipos.

Sigue leyendo y comprende mejor qué es la automatización de los procesos de RRHH y cómo puede contribuir a la rutina de tu empresa, utilizando la tecnología a favor de tu organización.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos parece ser extremadamente ventajosa para la rutina de las empresas. Pero, ¿sabe qué es realmente la automatización de procesos? La automatización no es más que hacer uso de tecnologías para agilizar los procesos de la empresa. RRHH, incluso con su papel más estratégico, todavía tiene procedimientos que a menudo son burocráticos en su vida diaria. Ante esta realidad, se automatizaron muchas demandas.

Como resultado, los profesionales de la industria ahorraron más tiempo y redujeron las posibilidades de errores en los procesos manuales. En consecuencia, se dejó más tiempo para dedicarlo a estrategias que ofrezcan bienestar a los empleados, reteniendo así más talento.  

Ventajas de la automatización de procesos de recursos humanos

Dado que la tecnología tiene un gran impacto en las rutinas de recursos humanos, las ventajas fueron numerosas. Desde la optimización del tiempo hasta una menor incidencia de retrabajos y errores. Una vez que sepamos qué es la automatización de procesos, ahora sabremos cuáles son estas ventajas de realizar la automatización de los procesos de recursos humanos.

1. Optimización del tiempo

Uno de los principales beneficios de la automatización de los procesos de RRHH es la posibilidad de ofrecer rapidez en la ejecución de las tareas con la optimización del tiempo. Y cuando hablamos de automatización de procesos, el tiempo es uno de los puntos más cruciales. Actualmente, destacan en el mercado empresas que logran optimizar su tiempo. Esto se debe a que tienen un mayor control sobre los procesos y les resulta más fácil monitorear de cerca la ejecución de las tareas. Y esta optimización se puede realizar al buscar un documento, utilizando servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Google Drive, etc. O incluso con herramientas de gestión e integración como Runrun.it. Cada opción de esto optimiza el tiempo de RR.HH. que se puede dedicar a cuestiones más estratégicas, agilizando la parte burocrática, que está más automatizada.

2. Menor incidencia de errores

Además de conocer formas de automatizar los procesos de RR.HH., es necesario que la empresa comprenda el papel de la tecnología en la reducción de errores. Esto se debe a que con el trabajo manual los detalles pueden pasar desapercibidos. El sistema automatizado ofrece mayor amplitud y control de gestión, facilitando principalmente tareas consideradas repetitivas. Ya que cuando el proceso es manual y repetitivo la pérdida de concentración es recurrente, provocando muchas fallas. Y estos errores provocan una pérdida de tiempo, productividad y, en consecuencia, dinero. A menos que el error sea, el trabajo se ve afectado cuando ocurre. Por tanto, en la automatización de los procesos de RRHH, el control es más preciso y la operación más eficaz.

3. Facilidad de análisis de datos

La facilidad de análisis de datos es uno de los beneficios para las empresas que utilizan la automatización de procesos de recursos humanos en su vida diaria. Las herramientas de automatización tecnológica permiten un acceso más fácil a la información y también facilitan el intercambio de datos. El software de gestión almacena información en un solo lugar, lo que facilita el trabajo de análisis. Sin mencionar que la automatización a menudo ofrece un diagnóstico de trabajos y un mapeo de tareas realizadas. Dedique horas al trabajo, evaluaciones de desempeño, etc. También ofrecen datos en tiempo real, para que el gerente pueda tener un mayor control de gestión, permitiendo ajustes a lo largo de las tareas y reajustes del trabajo.

4. Redirección de los esfuerzos del equipo

Con la posibilidad de ampliar el alcance gerencial de las tareas, los gerentes tienen un mayor control sobre el equipo, automatizando los procesos de RRHH. Así, es posible reorientar esfuerzos, según los datos que ofrece la automatización. El mapeo permite diagnosticar errores y aciertos en tiempo real, ofreciendo posibilidades para solucionar problemas o incluso erradicarlos. Por lo tanto, es fundamental conocer y utilizar la automatización de procesos de RRHH para mejorar el desempeño de la empresa. Gazpacho o ensalada

Ejemplos de procesos automatizados de RR.HH.

Además de las ventajas en términos de tiempo e incidencia de errores, los procesos también se pueden mejorar con la automatización. Es decir, cuando se sabe qué es la automatización de los procesos de RRHH, los beneficios aparecen en varios aspectos. Las mejoras de proceso van desde la gestión de nóminas, hasta la gestión de puntos, pagos, entre otros. ¡Vea algunos ejemplos de procesos automatizados que pueden jugar un papel decisivo en los resultados de la empresa!

1. Gestión de puntos

El control sobre el punto puede dar a la empresa una mayor sensación de horas trabajadas, retrasos y ausencias del empleado. Con eso es posible hacer una mejor gestión gerencial del equipo. Y el punto de control pasa por la importancia de conocer la posibilidad de automatización de los procesos de RRHH. Al automatizar este proceso con el punto digital, el cálculo de las horas trabajadas se vuelve más preciso. Además, este proceso automatizado de gestión de puntos puede ser un soporte en procedimientos laborales y legales. Dado que es responsabilidad del empleado dar cuenta de las horas de trabajo del profesional, por horas extraordinarias, horas nocturnas, etc. Todo debe tenerse en cuenta necesariamente y la automatización puede controlar con mayor precisión este proceso de gestión de puntos.

2. Nómina

La nómina y su distribución es sin duda uno de los procesos más laboriosos para RRHH. Sin embargo, muchas empresas ya han optado por automatizar este proceso para evitar errores que generan procesos laborales. Y las reglas de nóminas, tasas, impuestos, etc. que deben calcularse abren la posibilidad de errores manuales. Pero el software de automatización y gestión contribuye a los cálculos y ajusta todos los puntos según la legislación laboral.

3. Datos de registro de empleados

Todas las empresas tienen la necesidad de archivar una gran cantidad de datos sobre sus empleados y clientes. Y el almacenamiento de esta información siempre trae un gran problema en la rutina empresarial. Sin embargo, la tecnología apareció como un salvavidas en este sentido. Actualmente existen numerosas posibilidades seguras y efectivas que facilitan el archivo de datos de empleados como Dropbox, Google Drive y muchos otros. Y no solo eso, esta automatización también facilita el acceso a información más antigua que sería difícil de encontrar en los archivos físicos de la empresa.

O si lo fueran, requerirían mucha investigación y tiempo de recursos humanos. Con la automatización de los procesos de recursos humanos, los archivos antiguos se pueden encontrar fácilmente con solo unos pocos clics. Ofreciendo así búsquedas más fáciles y rápidas, y seguridad en el archivo de datos importantes.

4. Procesos de admisión

El perfil burocrático de RRHH también pasa necesariamente por los procesos de admisión y despido. Actualmente, con nuevas herramientas tecnológicas, el sector también puede automatizar este proceso. ¿Pero de qué manera? En primer lugar en la promoción de vacantes, donde innumerables portales ofrecen espacio para publicitar la vacante, facilitando la búsqueda de talento.

Además, es posible realizar una preselección online con pruebas aplicadas vía internet. Y en el sentido de la entrevista, muchas empresas ya adoptan entrevistas en línea a través de Skype, Hangout y otros. Estas opciones pueden reducir los costos y el tiempo invertido en el proceso. Permitiendo así a los responsables y profesionales de RRHH dedicarse a cuestiones más estratégicas y menos operativas de la empresa.

Importancia de la automatización de procesos de RR.HH.

La tecnología se ha convertido en una realidad en el mundo empresarial, y especialmente en RR.HH., que durante mucho tiempo se conoce como un sector burocrático. Con su característica más estratégica, la automatización de los procesos de RRHH facilitó el trabajo del sector. Disminuyendo el tiempo de ejecución de las tareas y minimizando las posibilidades de error. De esta forma, la automatización de los procesos de recursos humanos y su importancia en los resultados de la empresa suman un diferencial competitivo en el mercado. Las empresas que se rinden a las tecnologías están por delante de las demás, agilizando sus procesos, reduciendo sus costos y aumentando la productividad de sus equipos.  

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Automatización de procesos de recursos humanos: que es y ejemplos de procesos automatizados

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