Si bien es ideal tener una solución de gestión de tareas de forma continua, para algunos de nosotros esto simplemente no es una realidad.
Tal vez sea porque tienes que usar una aplicación específica para el trabajo y no quieres usarla para actividades no laborales. Quizás otros miembros de su equipo utilicen herramientas diferentes que usted no desee utilizar. Quizás la herramienta que utiliza no permite la gestión colaborativa de tareas, pero tiene un excelente conjunto de funciones que es muy difícil de superar, como OmniFocus. El hecho de que tengas que buscar actividades en varios lugares no significa que no puedas organizarte al respecto. (De hecho, sería un poco irónico si no lo fuera).
Existe un truco sencillo que te permitirá utilizar tantas aplicaciones de gestión de tareas como quieras. Si bien este truco no es automático y requiere intencionalidad para funcionar, le permite tener los factores desencadenantes necesarios para realizar una transición hábil de una herramienta a la siguiente.
Todo lo que tiene que hacer es asignar un identificador a cada tarea relacionada con el administrador de tareas que deberá utilizar para completarla.
Básicamente, estás creando un modo basado en recursos en el que asignas a cada aplicación las tareas que necesitas usar.
Aquí hay un ejemplo de mi flujo de trabajo.
A mi productor de podcasts no le gusta usar Todoist o Asana; es un tipo de Trello. Bien entonces. Hay muchas cosas que realmente me gustan de Trello, pero no me veo usándolo como mi administrador de tareas principal. No encaja con la forma en que opera mi mente. Pero él es el productor y quiero asegurarme de que su flujo de trabajo no esté limitado ni tenga fricciones.
Creé un modo (en Todoist se llamaría etiqueta, en Asana se llamaría etiqueta) llamado “Trello”. A cada tarea que ingresé en Todoist que está relacionada con el podcast se le asigna esa etiqueta/modo. De esta manera, cada vez que miro la etiqueta/modo de Trello, puedo reconocer rápidamente que necesito mover la tarea allí a Trello, administrar la tarea en Trello o dedicar tiempo a la tarea (y a las relacionadas) en Trello.
(De hecho, la única tarea que tengo en Todoist con respecto al podcast es “Revisar el flujo de trabajo de producción de podcast de Productivityist” de forma repetida, como se muestra en la imagen a continuación. Está etiquetado como “Trello”, así que de esa manera sé que necesito estar allí, y en caso de que surjan otras tareas, sé que esa etiqueta me llevará a donde finalmente necesito ir).
Otro ejemplo sería cómo para Productivista uso Asana para actividades de equipo. Todavía estamos migrando más tareas allí porque tenemos muchas cosas que hacer estos días, pero no todas las personas con las que trabajo usan Asana como su principal solución de administración de tareas. De hecho, el equipo cuenta con una amplia variedad de herramientas que utiliza. Lee Garrett utiliza OmniFocus. Como se mencionó anteriormente, el productor de podcasts John Poelstra usa Trello. Dave Caolo usa Todoist, igual que yo. Y ni siquiera sé qué usa Jim Woods, editor del blog productivista.
Sin embargo, todo lo que necesitamos hacer como equipo reside en Asana y el progreso se comunica a través de Slack. (Sería negligente si no mencionara que creo que Slack es nuestra herramienta de productividad más poderosa, ya que nos permite trabajar con diferentes administradores de tareas y continuar manteniendo la comunicación fluida mientras llevamos las tareas y proyectos productivistas en la dirección correcta).
Dado que la mayoría de mis tareas productivas están alojadas en Asana y uso Todoist más que cualquier otra aplicación de tareas, ¿qué etiqueta crees que me impulsa a pasar tiempo en Asana? Lo has adivinado: una etiqueta “Asana”.
Lo bueno de tener estas etiquetas listadas en Todoist es que las clasifico como modos. Entonces, cuando estoy en modo Trello, sé que estoy trabajando en el podcast. De hecho, probablemente empezaré a usar Trello para cualquier tipo de trabajo de vídeo que estemos haciendo porque es realmente bueno para ese tipo de trabajo creativo. ¿Quién sabe? También puede ser más adecuado para todo el contenido. Según mi experiencia con la aplicación Trello (con la etiqueta Trello adecuada), me doy cuenta de que podría ser la herramienta ideal para algunos aspectos de la gestión de contenidos. Si decido realizar este paso, con el uso de etiquetas será muy inmediato y sencillo. Todo sobre Hoteles
Puedo entrar y salir fácilmente del modo Trello y del modo Asana según sea necesario porque he creado un disparador y una conexión lo suficientemente fuertes con el administrador de tareas que uso para todo lo demás en mi vida, Todoist.
Pero este truco no tiene por qué aplicarse sólo a las soluciones de gestión de tareas.
Tengo una etiqueta de Evernote, una etiqueta de Slack y una etiqueta de correo electrónico (algunas personas en realidad tienen una etiqueta de Gmail y una etiqueta de Outlook porque una de ellas es para el correo electrónico personal y la otra es para el correo electrónico del trabajo). Nuevamente, identifico estas etiquetas como “modos”, de modo que cuando entro en el modo de correo electrónico, simplemente hago clic en esa etiqueta y veo todo lo que necesito hacer relacionado con el correo electrónico. Vería lo mismo si hiciera clic en Evernote en términos de lo que necesito hacer dentro de Evernote y lo mismo ocurre con Slack. (En realidad, desde que usamos Slack como herramienta de comunicación principal para Productivityist, la etiqueta casi se ha vuelto obsoleta. En todo caso, mi etiqueta/modo “Comunicación” ahora alberga todo lo que puedo enviar a través de Slack a los miembros del equipo).
Ahora no tengo un modo Todoist en Trello o Asana porque Todoist es donde paso la mayor parte de mi tiempo. Es mi aplicación de gestión de tareas favorita. Pero si quisiera pasar a cualquier otra opción, simplemente usaría una etiqueta de Todoist para mover lentamente las cosas fuera de Todoist y a cualquier nueva opción que seleccione. Esto podría ser útil para aquellos que buscan hacer un cambio a una nueva aplicación de gestión de tareas, ya sea por elección o, en caso de que su sistema/solución de gestión de tareas cierre sus puertas, por la fuerza.
Nuevamente, si no necesita utilizar varias aplicaciones de administración de tareas, debe evitar hacerlo. No querrás que te pillen jugueteando con herramientas en lugar de utilizarlas; Esto sucede a menudo cuando tienes varios administradores de tareas ejecutándose sin motivo aparente. Pero si necesita utilizar más de una solución de administración de tareas, el simple truco de crear formas (usando etiquetas, etiquetas, contextos, etc.) asociadas con esas aplicaciones puede ayudar a fomentar una relación sana y efectiva con su lista de tareas pendientes. …no importa dónde vivan.
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Si bien es ideal tener una solución de gestión de tareas de forma continua, para algunos de nosotros esto simplemente no es una realidad.
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2024-11-30
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