Cuatro formas de aumentar permanentemente la productividad de Gmail

 

 

 

La siguiente es una publicación invitada de Timo Kiander. Timo es un bloguero, autor y orador que ayuda a los profesionales que trabajan desde casa a hacer las cosas rápidamente para que tengan tiempo para vivir. Para que esta publicación sea aún más efectiva, puede obtener un informe especial que lo ayudará a mejorar la productividad de su correo electrónico (Gmail). ¡Haga clic aquí para descargarlo!

Obtuve mi primera cuenta de correo electrónico en 1994. En ese momento, usar el correo electrónico era emocionante pero algo complicado. No tenía acceso a una interfaz gráfica atractiva y me costó un poco abrir la bandeja de entrada de mi correo electrónico (telnet, Pine, ¿alguien?).

Estamos en 2015. El correo electrónico es una parte integral de nuestras vidas y el volumen de mensajes de correo electrónico crece continuamente.

 

Según Radicati Group, el volumen de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos diariamente se estima en más de 205 mil millones en 2015. El ritmo tampoco disminuye; La cantidad esperada para el año 2019 es de más de 246 mil millones de mensajes por día.

Teniendo en cuenta que el número total de mensajes crece constantemente (lo que probablemente también sucederá en tu caso), son necesarios algunos consejos prácticos para gestionar todos los correos electrónicos que te esperan.

Para facilitar las cosas, aproveche este sistema de 4 pasos para que la gestión de su correo electrónico sea más productiva y agradable. Los pasos son:

  • Deshazte del desorden
  • Analizar los patrones
  • Domina dos hábitos
  • Tómate unas vacaciones por correo electrónico

Entonces, comencemos por eliminar parte de la “grasa” de su bandeja de entrada de correo electrónico.

1. Deshazte de todo el desorden extra

Es posible que te encuentres en la misma situación que yo: la mayoría de los correos electrónicos en tu bandeja de entrada son notificaciones de varios servicios o porque perteneces a una lista de correo electrónico de algún tipo. En otras palabras, la mayoría de estos mensajes son simplemente un desorden extra que llena tu bandeja de entrada de forma gratuita.

Para solucionar este problema, puede continuar con uno de estos pasos:

  1. Crear un filtro apropiado para los mensajes entrantes
  2. Cancelar la suscripción a listas de correo de forma masiva y agrupar los mensajes restantes en un paquete diario

En el primer caso, cada vez que reciba un correo electrónico y observe que el mensaje fue enviado desde un servicio (Twitter, Facebook, etc.), inicie sesión en el servicio que le envió el mensaje y desactive la configuración de notificación por correo electrónico.

Esta estrategia ayuda, pero requiere trabajo manual cada vez que recibe una notificación. Además, para garantizar que se realice este cambio, debes encargarte de ello tan pronto como surja el problema, es decir, cuando revises tu bandeja de entrada. De esta manera no te olvidarás de hacerlo.

También puede aprovechar el filtro integrado en su aplicación de correo electrónico para reducir la cantidad de mensajes en su bandeja de entrada.

Por supuesto, vale la pena recordar que si simplemente filtra el mensaje de su bandeja de entrada, seguirá consumiendo el espacio de almacenamiento de su correo electrónico. Sin embargo, esto se puede evitar si decide eliminar el mensaje durante la fase de filtrado.

 

Para comenzar a filtrar su cuenta de Gmail, siga estos pasos:

1. Busque el correo electrónico que desea filtrar. Elija “Más” y luego, en el menú desplegable, elija la opción “Filtrar mensajes como estos”.

2. Elija criterios de filtrado, como el remitente del correo electrónico, para filtrar mensajes futuros. Una vez que haya terminado, haga clic en el enlace “Crear filtro con esta búsqueda”.

3. Finalmente, elija qué sucede después de que Gmail detecte un mensaje con ese criterio en particular. En mi caso, lo estoy archivando automáticamente (como se muestra en la captura de pantalla).

Una vez que haya configurado todas las opciones necesarias, haga clic en el botón “Crear filtro” y ¡listo! A partir de ahora, los mensajes de ese remitente en particular ya no llegarán a tu bandeja de entrada.

Si desea obtener algunas ideas sobre cómo implementar mejor los filtros en Gmail, consulte estas publicaciones que muestran cómo usarlos en profundidad.

Puede utilizar este método en cualquier mensaje que desee mantener fuera de su bandeja de entrada. Pero como se mencionó anteriormente, existe otra herramienta para gestionar el exceso de mensajes, especialmente los relacionados con newsletters. La forma más sencilla es utilizar un servicio llamado UnRoll.me.

Este servicio sobresale por dos razones.

En primer lugar, le ayuda a deshacerse de varias suscripciones a boletines a la vez. Por ejemplo, ¡pude cancelar la suscripción a más de 50 suscripciones en solo 5 minutos! Como resultado, la cantidad de mensajes diarios en mi bandeja de entrada se ha desplomado.

Usar el servicio es simple. Cuando inicias sesión, recibirás una lista de tus suscripciones.

Simplemente desplácese por la lista, cancele la suscripción a aquellos en los que ya no desea estar y verá una caída notable en el tráfico de su bandeja de entrada.

Otro beneficio notable de UnRoll.me es que le ayuda a consolidar todas sus suscripciones restantes en un solo mensaje, que se envía a su bandeja de entrada una vez al día.

Todos los días recibirá un mensaje del servicio titulado “Daily Rollup”. Cuando abra este mensaje, verá la lista de boletines que se le enviaron ese día.

Cuando hace clic en el enlace “Ver” dentro del resumen diario, puede ver el mensaje real a través del sitio web UnRoll.me.

Activar este servicio puede ahorrarle mucho tiempo. Sin embargo, si bien cancelar la suscripción inicial puede marcar una gran diferencia, es sólo el comienzo. El servicio continúa recordándole nuevas suscripciones y usted debe continuar agrupando las restantes en un solo paquete o cancelar su suscripción a boletines informativos no deseados.

Antes de comenzar a utilizar UnRoll.me, tenga en cuenta sus efectos en su privacidad. Dado que se trata de un servicio externo, debe acceder a su correo electrónico para ver qué suscripciones tiene actualmente.

Si esto le resulta incómodo, asegúrese de leer las Preguntas frecuentes sobre seguridad para obtener más información sobre el proceso.

2. Analizar patrones recurrentes

¿Qué ves cuando abres tu bandeja de entrada? ¿Algunos sitios web te envían correos electrónicos constantemente? ¿Cuántos mensajes son las suscripciones al boletín? ¿La mayoría de los mensajes enviados son colegas sentados a tu lado?

 

Cuando abrí mi bandeja de entrada el día que escribí esta publicación, fui recibido con estos mensajes:

En un instante pude ver que todos estaban relacionados con suscripciones a boletines o notificaciones de servicios. Eliminarlos fue fácil, ya sea creando filtros apropiados o agregándolos a mi paquete acumulativo (como se analizó en el paso anterior).

Para que este proceso sea aún más efectivo, existen herramientas que facilitan este tipo de análisis. Sin embargo, como no tengo mucha experiencia en el uso de estas herramientas, no puedo decir si son buenas soluciones o no. Puedes probarlos, pero hacerlo es tu responsabilidad.

De todos modos, el propósito de analizar los mensajes recibidos es ver patrones como:

  • ¿A qué hora recibes la mayoría de tus correos electrónicos?
  • ¿Quién envía estos correos electrónicos?
  • ¿Qué días de la semana son los más ocupados?
  • ¿Cuánto duran tus correos electrónicos?

Si, por ejemplo, la mayoría de sus correos electrónicos los envía un colega que se encuentra a dos asientos de distancia, considérelo como una oportunidad para levantarse de su silla y manejar la solicitud cara a cara en lugar de comunicarse por correo electrónico.

O tal vez el volumen de correo electrónico aumente por la tarde. En ese caso, podrías decidir trabajar en tus proyectos más importantes durante las horas de la mañana.

Como puedes ver, con algunas analíticas puedes mejorar tu jornada laboral e incluso eliminar por completo algunos mensajes de tu bandeja de entrada.

Si no le gusta usar aplicaciones de análisis, siempre puede crear una hoja de cálculo donde registre manualmente la información necesaria (como los cuatro puntos mencionados anteriormente) durante un par de días para ver si puede detectar algún patrón.

3. Comprende tus hábitos

Charles Duhigg, autor del popular libro The Power of Habit, presentó un plan de tres pasos para eliminar cualquier hábito. Estos pasos son:

  1. Indicación
  2. Rutina
  3. Premio

La señal es el detonante. Al activarlo también se realizan los demás pasos hasta completar el hábito.

Por ejemplo, si usted es fumador de cigarrillos, una determinada situación social podría ser un signo de su hábito de fumar. La rutina consiste en los pasos reales que das para fumar el cigarrillo (guardar la cajetilla en el bolsillo, sacar el encendedor, etc.). Finalmente, llega a la fase de recompensa del hábito dando el primer golpe.

Este mismo proceso también funciona con el correo electrónico. Cuando recibas una notificación de que ha llegado un nuevo mensaje a tu bandeja de entrada, procede a activar la ventana del cliente de correo electrónico en tu computadora. La recompensa es leer el mensaje y saber más sobre un tema determinado.

Pero, ¿qué pasa si modificamos un poco el proceso de 3 pasos eliminando el desencadenante inicial?

En lugar de cambiar a su bandeja de entrada tan pronto como aparece una notificación, puede eliminar la señal desmarcando la opción de notificación en su cliente de correo electrónico.

Cuando le hice esto a mi cliente de correo electrónico, casi olvidé que existía. Como no recibí ningún sonido molesto ni ventanas emergentes durante mis sesiones de trabajo, mi bandeja de entrada permaneció intacta durante mucho más tiempo que antes.

 

Quitar el desencadenante está bien, pero hay algo aún más poderoso que puedes hacer: implementar un hábito de reemplazo. En otras palabras, reconocer el mal hábito y tomar medidas conscientes para sustituirlo por uno positivo .

En lugar de abrir tu bandeja de entrada inmediatamente por la mañana, podrías reemplazar esta actividad con algo más constructivo y a largo plazo.

Solía ​​abrir mi bandeja de entrada tan pronto como comenzaba a trabajar, pero me di cuenta de que estaba consumiendo gran parte de mi tiempo productivo, así que tuve que encontrar una manera de reemplazar este comportamiento.

Específicamente, en lugar de revisar el correo electrónico, eché un vistazo a mi documento de visión, que enumera las metas que quiero lograr en los próximos dos años. Me di cuenta de que revisar mi bandeja de entrada temprano en la mañana no me ayudaría a lograr estos objetivos.

Más bien, recordarme las cosas más importantes desde el comienzo del día me ayudó a dedicar suficiente tiempo a actividades relevantes. Por eso ahora pospongo la apertura de mi correo electrónico hasta el mediodía como muy pronto.

El cambio de hábitos rara vez ocurre con un simple chasquido de dedos. De hecho, puede llevar mucho más tiempo que los 21 días comúnmente mencionados, así que asegúrese de comprender esto antes de comenzar a cambiar y reemplazar hábitos.

Además, debes comprender que puede haber un significado más profundo detrás de tu comportamiento. Por ejemplo, si revisa su correo electrónico tan pronto como inicia sesión en su computadora, tal vez esté tratando de evitar trabajar en una tarea desagradable.

En estos casos, debes intentar encontrar la causa subyacente y gestionarla primero para que los hábitos que creas puedan persistir.

4. Tómate unas “vacaciones por correo electrónico”

A menos que su trabajo lo requiera, no necesita estar disponible en línea en todo momento del día. De hecho, leer rápidamente un correo electrónico probablemente te hará bien.

En mi caso, intento eliminar el correo electrónico los domingos y algunos días festivos (como Navidad). No toco mi correo electrónico en absoluto durante estos momentos, ya que el tráfico de correo electrónico es más bajo en esos días. En cambio, dedico estos días a pasar tiempo con mi familia y amigos.

También existen otros beneficios al tener unas vacaciones por correo electrónico. Un estudio realizado por la Universidad de California encontró que las personas que no revisaban su correo electrónico a menudo eran capaces de realizar una sola tarea mejor que aquellos que sí lo hacían. Además, los propios niveles de estrés de los participantes eran a menudo más bajos.

Si decides tomarte unas vacaciones de este tipo asegúrate de que la gente que te rodea lo sepa. De lo contrario, puedes encontrarte con situaciones, o incluso conflictos, debido a expectativas incorrectas sobre cómo gestionas tu correo electrónico.

Lleve la productividad de su correo electrónico al siguiente nivel

El correo electrónico es una herramienta de comunicación eficaz, pero sólo si se utiliza con sensatez. Si utiliza los consejos presentados en esta publicación, puede hacer que el correo electrónico le sirva y sea más eficaz en su jornada laboral.

Pero esto es solo el principio. Escribí un informe que muestra formas adicionales de mejorar la productividad del correo electrónico. ¡Haz clic aquí para descargarlo ahora!






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2023-10-30

 

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