Empieza a actuar: 12 pasos para vencer la procrastinación y terminar lo que empezaste

 

 

 

Timo es un bloguero, autor y orador que ayuda a los profesionales que trabajan desde casa a hacer las cosas rápidamente para que tengan tiempo para vivir. Para que esta publicación sea aún más efectiva, ¡puedes obtener una lista especial de herramientas para combatir la procrastinación aquí mismo!

No importa lo productivo que seas, todos tenemos una cosa en común: procrastinamos.

Pero las cosas empiezan a ponerse serias cuando no actúas en hábitos y tareas importantes, empiezas a incumplir los plazos y nunca alcanzas las metas que te propones.

Antes de compartir mis estrategias favoritas para superar la procrastinación, veamos una tarea típica.

Una instantánea de una tarea

 

Si nos fijamos en cualquier negocio, así es como se desglosa:

  1. Fase de planificación: toda la planificación y preparación necesarias.
  2. Fase de ejecución: asegúrese de completar su tarea
  3. Fase de finalización: Asegúrate de que esté 100% hecho.

Suena simple, ¿verdad? Sin embargo, hay más pasos involucrados como los que acabo de mencionar. De hecho, hay un total de 12 subpasos que le ayudarán a empezar, mantener el impulso y terminar su trabajo.

1. FASE DE DISEÑO

Antes de comenzar una tarea, es necesario planificar un poco para garantizar una ejecución exitosa. Por supuesto, si tu tarea es simple (como beber un vaso de agua), planificarla puede ser excesivo.

  • Haz los preparativos necesarios

¿Cuál es la tarea que estás a punto de realizar? ¿Qué recursos, personas y equipos se necesitan para iniciar, administrar y completar con éxito el negocio? Tómese el tiempo para comprender todo esto desde el principio, para no encontrar obstáculos sorprendentes durante la fase de ejecución.

Por ejemplo, si su plan es escribir un informe de ventas al día siguiente, es posible que necesite cosas como los datos de ventas del mes anterior, el comentario de Jim sobre por qué cayó el volumen de ventas en el Lejano Oriente o notas de la última reunión de ventas.

Cuando haces un poco de trabajo de preparación con anticipación, dejas de perder el tiempo y puedes comenzar con tu trabajo de inmediato.

  • Comprender el resultado: tanto positivo como negativo.

Planificar y prepararse es bueno, pero a veces no es suficiente. Además, en ocasiones es posible que necesites motivarte y encontrar una razón para empezar.

Entiende que hay dos partes igualmente importantes que pueden motivarte:

  • Positivo
  • Negativo

Veamos primero la motivación anterior.

Por ejemplo, una vez que termines tu tarea, es posible que estés más cerca de hacer realidad uno de tus sueños (como iniciar tu propio negocio que te genere buenos ingresos). La recompensa también podría ser muy concreta y llegar antes, como terminar temprano tu trabajo para poder volver a casa y pasar tiempo con tu familia.

Cree una imagen mental de lo que sucede si pospone su tarea y si no la completa de manera oportuna. En el primer caso, podría quedarse atrapado en su trabajo diario durante los próximos dos años (en lugar de tener su propio negocio). O, en el último caso, trabajar horas extras el fin de semana (en lugar de pasar tiempo divertido con la familia).

Una vez finalizada la parte de preparación, ¡es hora de comenzar con tu tarea! Utilice las siguientes técnicas para facilitar el inicio. La parte inicial es, después de todo, la etapa en la que muchas personas luchan más.

 

  • Utilice desencadenantes de acción

Esperar hacer algo es muy diferente a hacer realmente el trabajo. Esto es también lo que descubrieron en su estudio los investigadores Peter Gollwitzer y Veronica Brandstatter.

Pidieron a los estudiantes que enviaran un informe antes del 26 de diciembre para obtener más créditos del curso. Sólo el 33% de los estudiantes devolvió su trabajo a tiempo. Sin embargo, el 77% de quienes definieron desencadenantes de acción presentaron el informe a tiempo.

Básicamente, un desencadenante de acción define cuándo y dónde tiene lugar una actividad. Por ejemplo, podría decir:

  • Correré 2 km en el parque después de recoger a los niños del jardín de infantes.
  • Escribiré un informe en la oficina de mi casa justo después de terminar el desayuno.
  • Limpiaré la cocina tan pronto como los invitados salgan de casa.

Según Gollwitzer, los desencadenantes de la acción “protegen los objetivos de distracciones tentadoras, malos hábitos u objetivos en competencia”.

Además, piensa, ¿qué es más efectivo: decirte a ti mismo que trabajarás en una tarea la próxima semana o definir la hora y el lugar exactos con un desencadenante de acción?

  • Divida la tarea en partes más pequeñas

Lo siguiente que debe hacer es realizar una descripción general de su tarea y descubrir cómo dividirla en partes más pequeñas. Cuando te das cuenta de que una tarea es en realidad una serie de pequeños pasos, en lugar de un gran “fragmento”, comenzar y actuar se vuelve más fácil.

Por ejemplo, si su tarea se titula “pintar el techo de la oficina en casa”, la descripción es simplemente demasiado vaga. En su lugar, intente comprender todos los subpasos que deben completarse primero para completar una tarea. Quizás tengas que…

  • Decide el color del techo con tu esposa.
  • Compra dos cubos de pintura en una ferretería.
  • Decide la fecha en la que pintarás el techo.
  • Vaciar el despacho de casa y tapar los muebles

Como puede ver, una tarea que inicialmente parecía una sola entidad acaba de revelar cuatro subtareas diferentes. Una vez que se divide la tarea en varias partes, el negocio se vuelve más manejable y más fácil de iniciar.

  • Aplica la regla de los 5 minutos

Una forma muy eficaz de romper el muro invisible (también conocido como procrastinación) entre usted y la tarea es utilizar una técnica llamada “ahorrar espacio en cinco minutos”.

Esta regla, creada originalmente por el mago de la organización del hogar FlyLady, ayuda a las personas en sus esfuerzos de organización y limpieza.

La idea es muy simple: en lugar de cargarte con una tarea enorme y desalentadora, promete limpiar u organizar tu habitación durante solo cinco minutos. Lo que sucede en la mayoría de los casos es que en realidad se trabaja más que solo cinco minutos.

Lo mismo se puede aplicar a cualquier cosa, no sólo a organizar y limpiar. Entonces, si te sientes impotente ante una tarea desafiante, ¿por qué no prometes dedicarle solo cinco minutos? Definitivamente hace que la tarea sea más fácil de abordar.

 

2. FASE DE EJECUCIÓN

No rompas la cadena

Iniciar un negocio es una cosa. Pero también debes asegurarte de mantener el impulso y trabajar en la tarea durante el tiempo que sea necesario. Esto es especialmente cierto si su trabajo abarca muchos días (o incluso si su objetivo es realizar una determinada tarea todos los días).

Aquí es donde entra en juego una técnica llamada “No romper la cadena”. Fue inventado originalmente por el comediante Jerry Seinfeld.

Quería convertirse en un mejor comediante, por lo que se propuso escribir todos los días. Y para motivarse a escribir, inventó una ingeniosa técnica que le ayudó a conseguir este objetivo diario. Oye Quotes Lifestyle

La solución fue un calendario en el que se presentaba todo el año en una sola página. Cuando logró su objetivo diario de escritura, marcó una gran X roja en su calendario.

Con el tiempo, cuando hubo suficientes X en el calendario, empezaron a parecerse a una cadena.

Una vez que se formó la cadena, se hizo cada vez más difícil saltarse un día, ya que había que empezar a formar la cadena de nuevo.

  • Limita tu tiempo

¿Has oído hablar de la ley de Parkinson? Según Wikipedia significa “la obra se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”.

En otras palabras, si le da dos semanas para terminar su tarea, lo más probable es que le lleve dos semanas. Por otro lado, si solo le das a tu tarea tres días para completarla, se completará en ese período de tiempo más corto.

Cuando reduce la cantidad de tiempo que dedica a una tarea, también se presiona a sí mismo para terminarla a tiempo. Además, si realmente puedes realizar la tarea en tres días, ¿por qué dedicarías más tiempo del necesario?

  • Limita tus distracciones

Las distracciones también pueden provocar procrastinación, especialmente si la tarea que estás realizando es desafiante y aburrida. Estas fuentes de distracción podrían ser cosas como:

  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Mensajería instantánea
  • Internet
  • Otra gente

Cualquier cosa frente a tus ojos que llame tu atención (movimiento desde afuera a través de la ventana, una página web parpadeando en el otro monitor, una llamada entrante activando la pantalla de tu teléfono)

A veces, sin embargo, la distracción puede resultar útil. Por ejemplo, a muchas personas les gusta trabajar en cafeterías, ya que el ruido de fondo les ayuda a concentrarse mejor.

Para gestionar la distracción, primero comprenda la naturaleza de su tarea. Así que asegúrese de eliminar las distracciones o deje que le ayuden a ser más productivo y concentrado.

  • Tome descansos (es decir, refine su ritmo de trabajo)

Para que el trabajo sea más agradable y eficaz, asegúrese de programar descansos en su jornada laboral. Algunos estudios han demostrado que los descansos mejoran nuestra productividad.

Entonces, ¿qué tipo de descansos deberías tener? Hay muchas formas de ritmo tu trabajo, desde la Técnica Pomodoro hasta el Ritmo Ultradiano. Por ejemplo, acabo de empezar a probar este último y hasta ahora he descubierto que me ayuda a concentrarme mejor, evitando así procrastinaciones innecesarias.

 

Todo lo que tienes que hacer es probar diferentes técnicas y ver cuál funciona mejor para ti (y luego ceñirte a esa estrategia).

Revisa tu trabajo diario

Una revisión diaria le brinda comentarios valiosos sobre su progreso. Luego, al finalizar tu jornada laboral, realiza el siguiente tipo de examen:

  • ¿En qué tareas trabajaste?
  • ¿Por qué no pudiste completar una tarea?
  • ¿Cómo estás avanzando hacia tus objetivos?

Tómate cinco minutos para revisar esta información y escríbela en un diario. Esto le ayuda a comprender cómo fue su día y ver las lecciones que aprendió. Con esta información podrás:

  • Ten un mejor plan para el día siguiente.
  • Cambia tus acciones futuras, para que te acerques a tus objetivos
  • Ayudarte a sentirte agradecido por tu trabajo, por las lecciones que has aprendido y por los avances que has logrado.

3. FASE FINAL

Ahora estás en la etapa final de una tarea. Si puedes superar esta etapa, tu tarea estará terminada y podrás pasar a otra cosa. Y por cierto, cuando hablo de tarea terminada me gustaría citar a mi antiguo jefe que mejor lo dijo: “Una tarea que está casi terminada NO está terminada”.

  • Batir la perfección

Si hay algo que puede alargar la realización de una tarea es la perfección. En otras palabras, sigues modificando cada detalle de tu tarea hasta que esté 100% lista.

No sólo no puedes completar tu tarea, sino que también estás en un bucle infinito: incluso si una tarea es perfecta en este momento, siempre surgirá algo que podría mejorarse aún más.

Para escapar de este círculo vicioso, cree una lista de verificación que enumere los criterios más importantes a cumplir. Una vez que cumpla con los criterios, puede pasar a la siguiente tarea de la lista.

  • ofrecer un precio

Ahora estás cerca de completar una tarea. Para ayudarle a superar la última milla, cree una recompensa atractiva que pueda reclamar una vez que haya terminado.

La recompensa debe coincidir con la complejidad de la tarea que deseas completar. Por lo tanto, reservar un viaje a las Bahamas puede estar bien una vez que termines de escribir un libro de 200 páginas. Por otro lado, este tipo de recompensa puede resultar un poco extravagante si simplemente estuvieras cortando el césped.

Herramientas que te ayudarán a vencer la procrastinación

Había mucho que cubrir en esta publicación, pero espero haber podido brindarte estrategias para ayudarte a lidiar con la procrastinación. ¡Pero eso no fue todo!

He creado una lista de herramientas que te harán aún más fuerte en la batalla contra la procrastinación. Si desea protegerse de esta desafortunada característica, haga clic aquí para descargar este informe gratuito hoy. Contiene 15 herramientas que pueden resultarte útiles en tu trabajo diario.

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2024-05-21

 

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