Estoy alineando publicaciones de invitados a lo largo de mis viajes durante las próximas semanas. Esta publicación está escrita por Timo Kiander . Timo es un bloguero, autor y orador que ayuda a los profesionales que trabajan desde casa a hacer las cosas rápidamente para que tengan tiempo para vivir. Él cree que se logran grandes resultados superando la procrastinación, mejorando la concentración y creando hábitos de productividad exitosos. Si desea implementar las lecciones principales de esta publicación más rápido, ¡puede obtener una lista de verificación especial creada por Timo ahora mismo!
Me he dado cuenta de que cuanto más desorden (tanto digital como físico) tengo a mi alrededor, más divaga mi mente. Como resultado, encuentro que no puedo concentrarme adecuadamente en mis tareas.
Sin un sistema adecuado para gestionar toda la confusión y las importantes fuentes de aportes, existe el riesgo de perderse la próxima idea que cambiará el mundo, la reunión crucial a la que se suponía debía asistir o simplemente hacer que su trabajo diario sea más difícil de lo que es. debería ser.
Construir un sistema para gestionar fuentes de entrada.
Para lidiar con la sobrecarga de información e ideas, te animo a llegar a los 5 ceros todos los días.
Cuando llegue a estos ceros, sabrá que ha cumplido sus tareas, no olvidará ninguna idea o tarea y ningún correo electrónico importante quedará sin respuesta.
Un breve resumen de estos cinco ceros es el siguiente:
- Lista de tareas 0: cree una lista eficaz de tareas que realmente realiza cada día (o al menos en las que progresa)
- Bandeja de entrada 0: Procesar tus correos electrónicos y borrar tu bandeja de entrada
- Pestaña 0: Procesar todas las pestañas abiertas a cero
- Entrada 0: Procesa todas tus notas para que cada idea, pensamiento o actividad se gestione y planifique correctamente
- Escritorio 0: Limpia tu escritorio después de dejar de trabajar
Ahora que sabes qué son estos 5 ceros, veamos el sistema y cómo procesarlos diariamente.
Lista de tareas 0
Hubo un momento en mi vida en el que no estaba organizado ni era productivo en absoluto. Mis días no tenían planes adecuados y no era de extrañar que no lograra nada significativo.
Todo esto cambió cuando me interesé en aprender sobre productividad personal. Una de las primeras lecciones de gestión que implementé en mi vida fue tener una lista de tareas.
Si bien una lista de tareas pendientes puede brindarle un plan sólido a seguir cada día, si se implementa incorrectamente, esto puede convertirse en otra fuente de estrés y confusión. Más bien, tu objetivo final siempre debe ser la Lista de tareas 0 (en otras palabras, todas las tareas tachadas de la lista o al menos el progreso realizado en ellas) y con una planificación adecuada puedes lograr este objetivo.
Al planificar las actividades del día, sigo estas ocho pautas:
1. No lo lleno demasiado.
Uno de los mayores errores que cometí con mi lista de tareas pendientes fue tener demasiadas cosas. Para cambiar esto, todo se reduce a comprender cuánto tiempo tienes realmente disponible para tus tareas y luego hacer un plan realista basado en eso.
En mi caso, trato de tener al menos tres “grandes rocas” importantes en mi lista (es decir, las tareas más importantes) y también algo de “grava” (las menos importantes). De esta manera progreso en varios niveles todos los días.
2. Lo cerraré.
Una de las cosas que aprendí al leer el maravilloso libro de Mark Forster hace unos años fue tener una lista cerrada de tareas pendientes. Esto significa que crea una lista de tareas como de costumbre, pero después de la última tarea dibuja una línea que marca la lista como cerrada.
Una vez que cierre la lista, no podrá agregarle nuevas tareas durante el día. Más bien, puedes simplemente agregar nuevas tareas a la lista del día siguiente. El beneficio de esto es que la cantidad de tareas en la lista disminuye a medida que avanza el día.
Ahora, naturalmente, es más fácil trazar una línea debajo de la última tarea si utiliza una lista en papel. Si está planificando su día utilizando una aplicación de lista de tareas, simplemente puede decidir que no se permitan nuevas tareas una vez finalizada la sesión de planificación.
3. Rompo icebergs.
Otro error que cometí con mi lista de tareas fue agregar tareas que eran demasiado grandes por naturaleza. Por ejemplo, publicar una entrada de blog en sí misma es definitivamente una tarea, pero por sí sola es demasiado grande para caber en tu lista (si eres un blogger, sabes que publicar una entrada requiere muchos pasos hasta que puedas decir que la actividad esta completado). Desafortunadamente, si no prestas atención al tamaño de la tarea, lo más probable es que te encuentres con sorpresas desagradables.
Imagínese un iceberg flotando sobre el agua. Sin embargo, lo que se ve sobre el nivel del mar es sólo una pequeña parte. El resto (y muy probablemente una gran parte de este gigante helado) está bajo el agua, invisible.
Lo mismo ocurre con las tareas de la lista que son demasiado grandes. No te das cuenta de lo grandes que son en realidad hasta que los “golpeas” (en otras palabras, empiezas a trabajar en ellos). Es por eso que necesitas dividir las tareas más grandes en otras más pequeñas para evitar sentirte abrumado y tener sorpresas desagradables.
4. Cojo impulso.
Comer primero la rana (también conocida como la tarea que probablemente postergues) es una buena estrategia a seguir, pero ¿qué pasaría si agregaras un pequeño cambio? Entonces, en lugar de comenzar a trabajar en braza de inmediato, gane impulso haciendo primero algunas cosas más pequeñas de su lista.
Esto le da una sensación de logro ya que ya ha completado algunas tareas. También te da más energía para afrontar esa “tarea de rana” tuya.
5. Soy específico.
No pierda el tiempo preguntándose qué quiso decir cuando la lista de tareas pendientes dice “Conoce a Brian”. No sé ustedes, pero las siguientes preguntas obvias que les vienen a la mente son: ¿Qué Brian? ¿Dónde nos encontramos? ¿Cuándo tengo que presentarme?
En su lugar, mantenga los nombres de las tareas específicos para saber qué hacer de inmediato, como este:
“Reúnete con Brian en Starbucks el 20 de octubre a las 11:30 a. m. para el lanzamiento del libro”
Como ves, es mucho más específico y enseguida sabes lo que debes hacer.
6. Incluyo toda la información de referencia importante.
Respecto al consejo anterior, asegúrate de tener toda la información necesaria relacionada con las actividades disponibles.
Por ejemplo, tenga a mano el número de teléfono de Brian o la dirección del bar en caso de que lo necesite. Todas las listas de tareas que he usado admiten agregar notas a la tarea. Definitivamente use esta característica a su favor.
7. Trabajo por lotes.
Echa un vistazo a tu lista de tareas y comprueba si puedes hacer cosas similares al mismo tiempo. Procesar correos electrónicos es una opción, al igual que hacer llamadas o hacer recados. Con un vistazo rápido a su lista, podrá detectar fácilmente este tipo de empresas.
8. Utilizo temas.
Una de las formas en que categorizo mi lista es tener días y semanas temáticos para mi trabajo. Por ejemplo, me concentro en el trabajo de proyectos de lunes a jueves, mientras que el viernes hago recados y el domingo reviso el material de capacitación.
Con los días temáticos, puedes centrarte sólo en ciertos tipos de actividades y facilitar el progreso en ellas.
Bandeja de entrada 0
Llegar a una bandeja de entrada de correo electrónico vacía es probablemente el cero más conocido de la lista. La idea principal es mantener tu bandeja de entrada limpia y todos los mensajes procesados, para que no se acumule ningún desorden digital en tu bandeja de entrada. Mejores Opiniones y reviews
Con demasiada frecuencia la gente se queja de que sus bandejas de entrada están abarrotadas y son demasiado difíciles de gestionar. No sólo están todos los mensajes importantes allí, sino que tu bandeja de entrada también contiene mensajes menos importantes, como artículos de boletines, chistes de colegas o tu amigo pidiéndote que vayas a almorzar con él.
Sí, yo era una de esas personas, pero en algún momento la situación se volvió demasiado difícil de manejar y quise organizarme más en este aspecto en particular. Por eso decidí buscar la bandeja de entrada 0, sabiendo que cada mensaje que recibiera sería procesado de alguna manera.
Entonces, ¿cómo se llega a la Bandeja de entrada 0? Mi método es una versión adaptada de la técnica OTR de Kosio Angelov y la base básica es la siguiente:
- Revisa tu correo electrónico tres veces al día (puedes decidir esas veces al menos no empezar el día con tu bandeja de entrada)
- Procese todos los mensajes a la vez (con un solo toque, si es posible)
Además, sigo estos pasos adicionales:
- Tengo el botón Enviar y archivar habilitado en Gmail (coloca los mensajes procesados en el archivo).
- Cuando abro mi bandeja de entrada, escaneo los titulares y me doy de baja de listas de correo electrónico que ya no me interesan (también puedes usar una herramienta para hacerlo más fácil).
- Si el correo electrónico se envió desde un servicio, inicie sesión en el servicio inmediatamente y cambie su configuración para que no lleguen nuevas notificaciones.
- Archivo/elimino mensajes con títulos que no me interesan.
- Una vez que recibo un mensaje “real” que contiene una tarea, tomo nota al respecto en la lista de tareas. Además, agrego la URL del correo electrónico como referencia en el campo de descripción (si el software de lista de tareas lo admite), para poder acceder al correo electrónico más tarde. A continuación, archivo el mensaje.
- Si encuentro un mensaje al que no puedo responder de inmediato, pongo una nota en la lista de tareas, agrego un enlace al mensaje en el campo de notas y establezco una hora en la que responderé al mensaje.
Con los pasos anteriores, puedo mantener mi bandeja de entrada en cero todos los días. Los pasos 4 y 5 garantizan que pueda procesar los mensajes correctamente y que los siguientes pasos necesarios se planifiquen en consecuencia.
Tarjeta 0
Con la llegada de la navegación por pestañas hace unos años, ya no era necesario mantener abiertas tantas ventanas del navegador y había un riesgo mucho menor de fallas del navegador (especialmente en computadoras con Windows).
Si bien las pestañas mejoraron considerablemente la experiencia de navegación del usuario, resaltaron otro problema: de repente, y si no tenías el suficiente cuidado, tu navegador tendría decenas y decenas de pestañas abiertas, lo que ralentizaba el inicio y la ejecución del navegador. .
Estaba teniendo este problema hasta que decidí crear un tipo de pestaña similar al que se usa para el procesamiento de correo electrónico. Y así nació la Tab 0.
Básicamente, la idea es restablecer todas las pestañas abiertas (diariamente) para que el navegador pueda volver a ser manejable.
Llegar a la pestaña 0 es un proceso simple y directo si sigues estas pautas:
1. Pregunte por qué.
¿Por qué está abierta esta pestaña? Si no encuentra ningún motivo para hacerlo, ciérrelo de inmediato.
2. Comprenda el propósito.
Pregúntese lo siguiente:
- ¿Tu pestaña está abierta porque estás investigando?
- ¿Es porque quieres leer la publicación más tarde?
- ¿Es porque contiene un tutorial que implementarás pronto?
- ¿Es porque desea acceder tarde al recurso de formación en línea?
En cada uno de estos casos, cree una tarea basada en el propósito de una pestaña abierta y prográmela. De esta manera no mantendrás todas las pestañas abiertas todo el tiempo, sino sólo cuando realmente las necesites para tu trabajo.
Por ejemplo, si estoy trabajando en un proyecto, me aseguro de poner la URL de la pestaña abierta en las notas de la tarea, para poder acceder a la página más tarde, como se muestra en la imagen a continuación.
Como puede ver, el enlace al documento que se está procesando aparece claramente como una referencia, no como una pestaña abierta. Una vez que haya procesado todas sus pestañas, puede comenzar el día con solo una pestaña cuando inicie su navegador.
Entrada 0
Lo siguiente que debe hacer es administrar todas las fuentes de entrada, incluidas cosas como:
- Tu telefono movil
- Tus notas en papel en tu escritorio
- Tu “lista de distracciones”
- Todo el correo regular que aún no hayas procesado
- Notas de la reunión
La idea básica es observar todas las fuentes de entrada y procesarlas simultáneamente todos los días. Cuando haces esto con regularidad, todas las ideas se almacenan y todas las tareas se planifican.
Una forma particular (y práctica) de mejorar la concentración en el trabajo es tener algo que me gustaría llamar una “lista de distracciones”.
No es más que una simple hoja de papel en mi escritorio, donde anoto cada idea, tarea y pensamiento que se me pasa por la cabeza mientras trabajo.
Al final del día proceso este documento y me aseguro de que los elementos se completen de inmediato (si solo toman un par de minutos) o se programen en consecuencia.
De hecho, mi lista de distracciones parece confusa. Por otro lado, esta lista me ayuda a concentrarme mejor.
escritorio de trabajo 0
Entonces, ¿qué es un escritorio cero? Bueno, no es más que el hábito de mantener limpio y ordenado tu escritorio físico.
Por supuesto, es posible que tengas todos tus documentos y otras cosas en tu escritorio mientras trabajas, pero no hay nada mejor que volver a trabajar con un escritorio limpio y organizado.
Nuevamente, se trata de preparar el espacio de trabajo al final del día y asegurarse de que:
- Todo el papel innecesario se tira a la basura, se tritura o se recicla.
- Todo el material de investigación se pone en su lugar.
- Todos los suministros de oficina están devueltos.
- El escritorio se ve ordenado cuando dejas de trabajar por el día.
Hacer esta pequeña limpieza debería llevarte un par de minutos como máximo, ¡así que no te saltes este paso!
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Los 5 ceros que debes alcanzar cada día para estar tranquilo
Construir un sistema para gestionar fuentes de entrada.Lista de tareas 0Bandeja de entrada 0Tarjeta 0Entrada 0escritorio de trabajo 0
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2025-03-19
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