Pedir ayuda: Las dos primeras semanas con un asistente virtual

 

 

 

En la segunda parte de esta serie de cuatro, analizo lo que sucedió durante las dos primeras semanas de trabajo con mi nuevo asistente virtual. (Nota: desde que se publicó esta publicación por primera vez, dejé de usar Zirtual. Desde entonces, he usado otros servicios, incluida la contratación de Amy Metherell, a quien recomiendo ampliamente, y desde agosto de 2015, Zirtual ha “suspendido” sus operaciones).

 

Después de elegir Zirtual como mi solución de asistente virtual, decidí subcontratar algunas tareas particulares a mi nuevo asistente. Durante las dos primeras semanas decidí empezar poco a poco, asignando a mi asistente sólo unas pocas áreas de responsabilidad:

1. Mis direcciones de correo electrónico de “puerta de enlace”.

Utilizo varias direcciones de correo electrónico en lugar de filtros por diversas razones, que hablé en una publicación anterior. Tener un asistente virtual me dio la oportunidad de transferir mis direcciones de correo electrónico de “puerta de enlace” a otra persona. Todo lo que tenía que hacer era entregar mis credenciales y Elise estaba lista para partir.

Bueno en realidad no.

No le entregué todas mis cuentas de correo electrónico “de entrada” a Elise de inmediato. Después de todo, tengo varios (uno para uso informativo, otro para ventas, otro para publicaciones de invitados, etc.), así que no quería abrumarme con un montón de correos electrónicos de inmediato. Así que simplemente le pedí que administrara la más utilizada: para empezar, la cuenta de correo electrónico informativa Productivityist.

Entonces, para asegurarme de que tuviera todo lo que necesitaba para administrar mi correo electrónico en consecuencia, creé una nota en Evernote llamada “Mejores prácticas – Correo electrónico” que compartí con ella y que sirvió como una especie de “hoja de referencia”. Describía las respuestas de correo electrónico comunes que utilicé junto con algunas pautas básicas para la cuenta que administraba (también indicaba cuándo es importante reenviar mensajes de correo electrónico a mi cuenta Productivityist en lugar de administrarlos yo mismo). Quería asegurarme de que tuviera la mayor cantidad de información posible para que pudiera maximizar su tiempo mientras leía el correo electrónico y solo tuviera que contactarme si algo no encajaba en lo que le había dado en Evernote.

Las 3 cosas que aprendí

  1. Aprendí que fue muy inteligente por mi parte comenzar a usar Unroll.me antes de comenzar todo el experimento. Ha reducido mi correo electrónico exponencialmente y me ha ahorrado (y a mi VA) mucho tiempo. Elise simplemente deja el resumen de Unroll.me en mi cuenta para que yo lo explore al final del día, lo que significa que ella puede evitarlo y yo puedo consultarlo más tarde ese mismo día sabiendo que no me tomará mucho tiempo hacerlo. Es genial.
  2. He aprendido que cuando entregas las claves de tu correo electrónico debes ser muy claro y hacer el “trabajo inicial” como lo harías con muchas otras cosas para que sean lo más efectivas posible. Establecer esa nota en Evernote fue un acierto, ya que puede usarse más adelante con cualquier persona a la que pueda involucrar (o incluso ofrecerse como una hoja de referencia para lectores y clientes productivistas).
  3. Aprendí que dejar de lado el correo electrónico es más difícil de lo que pensaba. El atractivo del correo electrónico es fuerte y, si bien fue liberador saber que tenía menos cuentas de correo electrónico con las que hacer malabarismos y podía concentrarme en un trabajo más creativo, también sentí que faltaba algo en mi rutina y revisé la dirección de correo electrónico de todos modos. Para combatir esto, eliminé la cuenta de información de mi cliente nativo y solo la estoy verificando usando Gmail en la web. Esto ayudó a facilitar el retiro y ahora también pude comenzar a descargar algunas de las otras direcciones de correo electrónico.

2. Planificación

Esto fue algo que subcontraté en el pasado, pero a un servicio en lugar de a una persona. Doodle solía ser mi servicio de programación favorito, pero cuando cambiaron las características del aspecto gratuito de su servicio (lo cual no me di cuenta hasta que inicié sesión en mi cuenta Doodle), decidí entregárselo a mi VA para ver cómo funcionó. trabajaría. Elise tiene acceso a todos mis calendarios, con diferentes permisos. Puede realizar cambios en mi calendario Productivista pero no en mi calendario personal (el que no está relacionado con el trabajo). Esta semana logró bloquear la mayor parte de mi semana para asegurarse de que no tuviera ninguna reunión mientras estaba en la conferencia en la que hablo y cada vez que había una solicitud para reunirse o hablar conmigo,

 

Las 3 cosas que aprendí

  1. He aprendido que tener menos calendarios es el camino a seguir. Si bien tengo un calendario para cada dirección de correo electrónico que uso, solo uso un calendario para mi dirección de correo electrónico Productivityist y no para las direcciones de “puerta de enlace”. Esto significaba que solo tenía que compartir mi calendario productivista y mi calendario personal, lo que hacía mucho más fácil para Elise entender cuánto tiempo libre tenía. También reduce el desorden en mi calendario general, lo cual, en mi opinión, siempre es algo bueno.
  2. He aprendido que la planificación de la subcontratación debe realizarse de forma selectiva en algunas situaciones. Intenté no dejar la programación de citas en manos de personas con las que me había conectado personalmente de antemano, lo cual no era el curso de acción más inteligente. Aunque no quería que pareciera que los transfirí a mi VA, debería haberlo aguantado y hacerlo de todos modos. Debería haberme posicionado mejor diciendo algo como: “Solo quiero asegurarme de que no haya cables cruzados, así que le pediré a Elise que programe esto. De esta manera estoy seguro de no reservar dos veces ni planificar demasiado”. En lugar de eso, simplemente me encargué de manejar esa programación, que era exactamente lo que no debería haber estado haciendo.
  3. He aprendido que la planificación puede ser muy complicada y quizás sea mejor dejarla en manos de un servicio. No es un desaire contra Elise en absoluto. Lo que debería haber hecho (y comenzaré a hacer en las últimas semanas) es usar un servicio como Doodle o ScheduleOnce para configurar las cosas para la programación y luego darle a Elise el correo electrónico para que lo envíe con el enlace necesario para programar algo conmigo. Creo que esto ayudaría a hacer las cosas mucho más fáciles y nos liberaría a ambos para hacer un trabajo más urgente en lugar de coordinar reuniones. Es algo que debería subcontratarse a un servicio y luego tal vez manejarse por un VA (en el mejor de los casos).

3. Investigación

Esta era una de las áreas más importantes que quería que cubriera mi asistente virtual, pero fue la que tardé más en asignar a mi asistente virtual. Poco a poco comencé a agregar algunas tareas de investigación a Elise en la segunda semana, y esa investigación incluía la planificación de mi viaje a Vancouver, imágenes para mi guía de regalos del año pasado que podrían publicarse en la cuenta de Pinterest de Elise, Productivityist, y algunas otras pequeñas tareas. Mientras tanto, seguí recortando material para mis proyectos creativos usando Evernote Web Clipper e insertándolo en los cuadernos correspondientes. Podría haberlo hecho mejor en este sentido y planeo hacerlo en las últimas dos semanas del experimento. Descargar Imagenes Top gratis

 

Las 3 cosas que aprendí

  1. Aprendí que a pesar de mi plan de asignar pronto una buena cantidad de dinero a mi asistente virtual, caí en el mismo barco que muchos otros antes que yo y tardé en hacerlo. Le envié un correo electrónico a Elise lamentando no haber progresado tan rápido como me hubiera gustado en este sentido, y ella respondió lo siguiente: “Generalmente durante el primer mes las cosas van un poco lentas con la delegación y tomar el control de las cosas tomará algo de tiempo”. tiempo. Por lo general, en el mes 2 y 3, los clientes están más sintonizados con cómo les gustaría trabajar en las cosas y ambos establecemos un sistema fluido de trabajo juntos. Así que créeme, todo lo que estás viviendo ahora es normal.
  2. He aprendido que tengo que proporcionar más información para obtener más resultados que deseo. Una vez más, todo depende de mí. Pedirle a Elise que llenara el tablero de Pinterest estuvo bien porque le di instrucciones específicas junto con algunas opciones con las que trabajar. Esto le permitió sumergirse y hacer el trabajo de manera eficiente y efectiva, además de agregar algunos aportes muy necesarios a lo largo del camino.
  3. He aprendido que necesito dedicar menos tiempo a buscar material en la Web y más tiempo a crearlo. Al menos, debería pasarle esas cosas a Elise e incluso pedirle que me envíe un correo electrónico en mis días de trabajo pesado preguntándome cómo van mis grandes planes. Quizás hacerlo actuar como una forma de “conexión de rendición de cuentas” no solo le daría algo más que hacer, sino que también actuaría como un estímulo para recordarme que debo seguir con las cosas que debería hacer más ahora que he recibido la ayuda. Tuve necesidad.

A continuación: Las próximas dos semanas con un asistente virtual

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