Metodología Kaizen: ¡todo lo que necesitas saber sobre el tema!

De origen japonés, el término se basa en la combinación de las palabras kai (sinónimo de cambio) y zen, palabra asociada a virtud, superación y bondad. Por tanto, la metodología apunta a un “cambio a mejor” para que la empresa crezca de forma gradual y uniforme.

Es innegable que los avances productivos de una empresa se atribuyen profundamente a las nuevas tecnologías.

Resulta que muchos métodos de organización ya se aplicaban incluso antes de que la transformación digital echara raíces en la sociedad. Este es el caso de la metodología kaizen.

De origen japonés, la metodología tiene como objetivo equilibrar los principales pilares del desarrollo empresarial: producción con economía y el menor número posible de riesgos y desperdicios.

Para conocer el impacto positivo de su implementación en la rutina de trabajo de su empresa, lo invitamos a continuar leyendo este artículo.

En los próximos temas exploraremos el concepto de la metodología kaizen, sus diferenciales y cuánto puede beneficiarse el sector de RRHH para calificar su gestión. ¡Revisa!

¿Qué es kaizen?

El origen del término se basa en la unión de dos palabras japonesas: kai (sinónimo de cambio) y zen, palabra asociada a virtud, superación y bondad.

Con eso, podemos decir que el término kaizen se refiere a un “cambio para mejor”. Para ello, la metodología se centra en un proceso de mejora continua – ya sea individual, del flujo de trabajo y de las nuevas tecnologías, incluso – para mejorar los resultados.

El contexto de su origen, de hecho, tenía que ver con el cambio y el comienzo de un nuevo ciclo. La metodología kaizen comenzó a difundirse en el país durante la década de 1950, en el período de posguerra, por lo tanto, que devastó a Japón económica y socialmente.

Para generar una competitividad industrial en continua expansión, los pensadores japoneses buscaron reforzarse en una idea de mejora continua: cada día, un nuevo pensamiento para enfocarse en más productividad con menos esfuerzo y costos.

¿Comprenderemos con más profundidad cómo sucedió esto?

¿Cómo surgió el kaizen?

Cuando la Segunda Guerra Mundial llegó a su fin en 1945, desempolvar no fue suficiente para que Japón se levantara nuevamente.

Víctima de dos bombas atómicas que devastaron – simbólica y literalmente – el país, era el momento de la unión para recuperar los daños físicos, psicológicos y sociales.

De esta forma, sindicatos, productores y diversos estratos sociales del país se unieron para incentivar la producción. Pero también centrándose en el bienestar de sus trabajadores.

Basado en algunas ideas del ingeniero francés Jules Henri Fayol, los japoneses describieron los nueve mandamientos de la metodología kaizen. Temas profundamente asociados a la filosofía de vida oriental, que predica, entre otros valores:

1. La eliminación de todo tipo de residuos;
2. La implicación de todos los trabajadores en este proceso de mejora continua;
3. El desarrollo de la productividad, pero no con un enfoque en altas inversiones, sino en la reducción de gastos y errores que generan más trabajo;
4. La aplicación de la metodología, de manera viable, a nivel mundial;
   transparencia y objetividad en la comunicación, para que todos participen del diálogo y comprendan el rumbo que tomará la empresa;
5. El enraizamiento de acciones y planes que atraviesan todas las estructuras de una empresa, desde la producción hasta la gestión;
6. El enfoque exclusivo en la mejora continua de procesos;
7. La prioridad también está en el bienestar de las personas, quienes son responsables de la dedicación, dedicación y cuidado en las tareas y actividades realizadas;
8. La lección que aprendes ensuciándote las manos: uniendo teoría y práctica.

Estos valores no son solo palabras institucionales. En ese Japón en busca de redención y recuperación, el modelo kaizen tenía sentido. Y, además, total facilidad para adaptarse a las necesidades de otras empresas, independientemente de dónde se encuentren.

¿Cuáles son los objetivos de la metodología kaizen?

Como se señaló, la metodología kaizen tiene como objetivo promover:

• más calidad en el flujo de trabajo;
• reducción de costos en el proceso de producción;
• satisfacción del cliente en constante evolución;
• más seguridad en el lugar de trabajo;
• menos desperdicio en toda la cadena de producción;
• más productividad.

Al prestar atención a estos objetivos, podemos compararnos con los grandes desafíos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad. Solo cambia el escenario y las tecnologías disponibles.

Después de todo, el impacto de las tendencias tecnológicas en la reducción de costos para una empresa es significativo. Además de incrementar la productividad y reducir riesgos y errores.

El diferencial de la metodología kaizen es que muchos de estos objetivos se consiguen cualitativamente a través de las acciones y actitudes de los propios profesionales.

Así, con la ayuda ocasional de nuevas tecnologías, la empresa solo puede beneficiarse de su implementación.

¿Cuáles son las ventajas de la metodología kaizen?

Con el uso estratégico de estos valores y las consideraciones teóricas de la metodología kaizen, una empresa puede beneficiarse enormemente de los resultados que se promueven, tales como:

Accesibilidad

Es una inversión de bajo costo. Al fin y al cabo, buena parte de su implementación está en línea con una reeducación de los procesos aplicados en la empresa.

Como se destacó anteriormente, no se trata de invertir más, sino de estructurar el flujo de trabajo para minimizar el tiempo de producción y los costos (tangibles e intangibles) involucrados.

Desarrollo humano

Con este tipo de acciones, los empleados se benefician enormemente. Esto se debe a que el método implica disciplina, organización y un enfoque productivo.

Por no hablar, por supuesto, del proceso de cualificación y formación para que toda la empresa pueda mover sus esfuerzos en la misma dirección.

Los resultados son compartidos entre todos, lo que aumenta exponencialmente la retención de talento, en la empresa y en el nivel general de satisfacción.

Colaboración

Como complemento al último tema, la metodología kaizen genera una cultura colaborativa en la empresa. Esto significa menos estrés, conflictos y vanidades que dificultan el flujo de trabajo.

Un ejemplo de ello: a través de un plan de carrera bien definido, la empresa orienta todos los méritos y trayectos de crecimiento, individuales y colectivos, a los que pueden aspirar los profesionales.

Por tanto, el camino hacia el éxito es uniforme. Todos pueden desearlo y luchar por ello, pero de una manera justa e imparcial, siempre con un enfoque en el desarrollo colectivo.

¿Cómo se puede aplicar la metodología kaizen?

A lo largo del artículo, hasta ahora, debe haber quedado claro que la metodología kaizen depende exclusivamente de un factor clave para su éxito: los recursos humanos.

Es a partir de este trabajo de conciliar perspectivas, posibilidades, objetivos y necesidades que el kaizen se vuelve percibido y valioso.

Además, la planificación debe considerar el desarrollo gradual, no solo inmediato. Al ser una metodología que se enfoca en la reeducación de procesos, muchos de ellos se están mejorando lentamente.

De lo contrario, la prisa se puede configurar en una serie de desafíos y obstáculos difíciles de superar.

Por eso es conveniente compartir las ideas del dr. W. Edwards Deming, uno de los principales nombres detrás de la metodología kaizen.

Ideas del Dr. W. Edwards Deming

Para él, el funcionamiento de esta idea dependía de algunos factores, como:

• atención a la calidad del proceso, y no solo a la cantidad producida;
• la posible reducción de costos;
• trabajar en el foco y atención de los profesionales, reduciendo así errores y desperdicios;
• formación de la mano de obra en todas las etapas del proceso;
• la presencia de un líder para orientar, dialogar y delegar actividades por el bien colectivo;
• la consolidación de una cultura colaborativa y participativa, con el compromiso de todos;
• la sensación de que el éxito – y la participación en él – pertenece a todos. Un refuerzo del sentido de pertenencia que muchas empresas quieren de sus recursos humanos en la actualidad.

Aplicabilidad en los sectores de la organización

También cabe destacar que la metodología kaizen aborda el aumento de la productividad con menos (esfuerzo, costes, etc.). Esto significa, entonces, que se puede aplicar en cualquier sector de una organización corporativa, como por ejemplo:

• calidad: aplicación de buenas prácticas, mantenimiento de un ambiente laboral seguro y el nivel de excelencia aplicado a las soluciones de la empresa;
• costos: menos gastos, menos esfuerzo de los profesionales, menos materiales y recursos utilizados;
• entrega: producir más en menos tiempo;
• gestión: desde las capas de producción, exclusivamente a la gestión, la mejora debe realizarse en todos los sectores;
• seguridad: condiciones totales para realizar el trabajo sin riesgos, problemas y conflictos que impactan, física y emocionalmente, el semblante de los empleados.

¿Vamos a poner en práctica, ahora, todo lo que vimos sobre el concepto de metodología kaizen y sus beneficios para la estructuración de su empresa?

¿Cómo aplicar kaizen en la práctica?

Como cualquier nueva metodología, la planificación es la palabra clave para el orden, la organización y la ejecución de estas ideas.

No en vano, la metodología kaizen debe estar pensada para que su aplicación se produzca de forma armónica, y no de forma truncada o forzada.

• la condición actual;
• la situación deseada;
• la forma de llegar a la situación deseada.

Al responder a estas preguntas, RR.HH. de la empresa también debe considerar el camino para lograr los objetivos definidos.

Para eso, los profesionales involucrados en la implementación del proyecto deben tomar en consideración sus objetivos las respectivas etapas de aplicación, las cuales son:

Antes de la metodología kaizen

Una vez aclarados los objetivos y los desafíos planteados a los involucrados en el proyecto, es importante considerar los siguientes factores:

• quién liderará cada cambio;
• qué equipo participará en la realización de la actividad;
• cuáles son los objetivos para lograr el resultado propuesto (la mejora identificada);
• cuáles serán las metas;
• el plan de acción clarificado y compartido con los involucrados;
• métricas de seguimiento.

Durante la aplicación de la metodología kaizen

• es la ejecución práctica de las actividades consideradas en el tema anterior;
• las pruebas de viabilidad de las mejoras consideradas;
• la constante discusión y diálogo sobre el desarrollo del proyecto;
• consideración de los primeros resultados obtenidos.

Después de realizar el proyecto

• Presentación de resultados;
• evaluación de lo logrado (puntos positivos y de mejora);
• estandarización de la solución más eficiente considerada;
• identificación de nuevos puntos de ejecución para un nuevo ciclo de la metodología kaizen.

Si todo este proceso le suena familiar, vale la pena señalar que kaizen tiene un proceso que es muy similar al PDCA (acrónimo de Plan, Develop, Check, Act).

No es, por tanto, algo desconocido para los profesionales de la gestión de recursos humanos, ni para los líderes administrativos.

A su vez, es importante que la metodología, objetivos, plan de acción y resultados sean de conocimiento colectivo, y no solo de la gestión de la empresa.

Con eso, las responsabilidades – individuales y de cada equipo – se asimilan fácilmente, así como la forma de lograr los resultados propuestos.

¿Cómo puede RRHH participar activamente en esta mejora?

Ahora, para terminar nuestro texto sobre la metodología Kaizen, hemos recopilado algunos consejos básicos para que RR.HH. asuma la responsabilidad de esta transición del proceso.

Después de todo, el sector es de gran valor para la empresa y debe estar a la vanguardia de estas transformaciones que involucran al activo más valioso de una organización: sus empleados.

Compruebe a continuación que esto suceda de manera armónica, funcional y en constante evolución:

• aprender a reemplazar ideas convencionales, rígidas e inflexibles por ideas que se adapten fácilmente a los cambios;
• construir el mismo pensamiento de transformación en los empleados. Empoderarlos para que no haya resistencia ante un nuevo cambio;
• crear y estimular el pensamiento crítico para que ninguna idea o práctica permanezca inviolable y definitiva;
• establecer un canal de comunicación abierto, invitando al debate y permitiendo ideas, sugerencias y críticas, incluso para el desarrollo
• colectivo y sostenible de la empresa;
• promover el hábito de cuestionar y actuar, no conformarse;
  también anima a seguir el estándar de excelencia. La perfección no existe, pero la búsqueda constante de mejores resultados es el foco principal de esta aplicación.

Un sector de recursos humanos cercano al de los empleados es capaz de involucrar a los equipos, ayudar en la transición y minimizar los miedos e inseguridades.

Por tanto, no es incorrecto decir que la metodología kaizen depende exclusivamente del aval que darán los empleados a los cambios propuestos.

¿Quieres saber, ahora, cómo tu RRHH puede asumir este rol y contar con un personal comprometido, altamente motivado y buscando siempre los mejores resultados?

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