5 pasos para organizar el Departamento de Personal

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  5 pasos para organizar el Departamento de Personal

La organización del 

Departamento de Personal

 es uno de los aspectos más importantes para el crecimiento de una empresa.

Si antes las demandas del sector dependían únicamente de las tareas operativas, hoy la DP asume un papel cada vez más estratégico, asistiendo a los líderes en la toma de decisiones empresariales.

Por tanto, es fundamental que el área cuente con rutinas y estructuras bien definidas.

Además, es necesario utilizar tecnología para automatizar algunos procesos, reduciendo el tiempo dedicado a las actividades mecánicas.

De esta forma, el DP es capaz de cumplir con su rol en la gestión de personas y prevenir problemas como errores en los pagos y reclamos laborales.

En esta publicación, enumeraremos 5 pasos para ayudarlo a organizar mejor el Departamento de Personal de la empresa.

¡Continúa leyendo y compruébalo!

Pasos para la organización del departamento de personal

1. Establezca metas

Establecer metas es fundamental para el éxito de cualquier industria, y con el Departamento de Personal no es diferente.

Después de todo, las guías sirven para medir la calidad del trabajo: cuanto más cerca de los objetivos puede alcanzar el equipo, mejores son los resultados obtenidos.

Por tanto, ninguna tarea debe realizarse al azar.

Todos deben tener una razón bien definida para estar en el ámbito del trabajo.

Cuanto más específico sea un objetivo, más fácil será evaluarlo.

Por lo tanto, intente utilizar porcentajes, proporciones o números absolutos al medir objetivos.

En relación a la gestión de contratos, por ejemplo, un buen objetivo sería crear documentos que reduzcan en un 10% la exposición de la empresa a 

demandas laborales

.

En los procesos de terminación, otra tarea típica de DP, también es posible crear objetivos muy útiles para la organización.

¿Qué tal una base de datos de motivos de despido con porcentajes objetivos?

¿O promover la reducción de la

rotación

(rotación de empleados) en números absolutos?

Las posibilidades son infinitas.

Cabe recordar que, aunque los conceptos son diferentes, las tareas burocráticas del Departamento de Personal se mezclan con las actividades de gestión de personas, en el área de Recursos Humanos, en muchas empresas.

En este caso, los objetivos del sector también deben implicar la optimización de la formación, la reducción de costes en los procesos de selección y otras tareas adicionales.

2. Comunicarse bien con otros departamentos

Por tratarse de información fundamental para los empleados, el Departamento de Personal está siempre en contacto con otros sectores de la empresa.

Por ello, es importante crear un método de comunicación que facilite la recepción de solicitudes, la satisfacción de demandas y la organización de datos sobre los empleados.

El diálogo entre departamentos generalmente involucra información sensible o urgente.

Por tanto, el cuidado debe duplicarse.

Al enviar un documento físico, por ejemplo, cree un sistema de firma para los responsables de la recepción.

Así, es posible monitorizar dónde se encuentra el expediente, evitando pérdidas y asegurando que el papeleo llegue a manos del destinatario en el tiempo necesario.

Para 

solicitudes de vacaciones

, días libres, adelantos y otras tareas rutinarias del DP, trate de contar con las ventajas que ofrece la tecnología.

Los sistemas en línea son excelentes herramientas para ayudar en la ejecución y control de estas actividades, creando procesos dinámicos para el envío, aprobación y cumplimiento de las demandas.

3. Automatizar procesos

Las herramientas digitales no solo son útiles en la comunicación con otros sectores: ofrecen más precisión y agilidad a todos los procesos del Departamento de Personal. 

Con estos sistemas es posible 

automatizar tareas operativas

, como control de nómina, cálculo de vacaciones y gestión de beneficios, entre otras.

Así, el profesional de DP dedica menos tiempo a las actividades mecánicas y es capaz de dedicar unas horas al día a pensar en soluciones estratégicas para el negocio.

Además, el control de datos computarizado elimina la necesidad de manejar grandes pilas de papel.

Como resultado, es posible

ahorrar tiempo

y dinero que se gastaría en imprimir y archivar documentos.

Otro beneficio es el uso más inteligente del espacio físico de la empresa.

Esto se debe a que los datos virtuales no necesitan grandes estructuras para su almacenamiento.

4. Adopte el punto electrónico

Uno de los aspectos más importantes en la organización del Departamento de Personal es el control de las horas de los empleados.

La verificación de las tarjetas de tiempo físico es una de las tareas que más tiempo requieren para los profesionales de la industria.

Este método aún enfrenta otros problemas prácticos, como los empleados que se olvidan de firmar el documento o hacen las marcas incorrectamente.

Todo esto reduce la precisión de los datos.

Pero estos problemas se pueden resolver con la implementación del punto electrónico.

Este tipo de tecnología automatiza la verificación de las entradas, salidas y ausencias de los empleados, evitando que el DP pierda tiempo con largas conferencias.

Esto facilita el cálculo de la 

nómina

 y evita que los empleados no realicen el procedimiento.

Esto se debe a que el sistema informático es más difícil de sortear.

5. Distribuya bien las funciones de DP

Atrás quedaron los días en que el Departamento de Personal estaba compuesto únicamente por médicos generales.

En el escenario actual, el sector necesita contar con empleados que tengan formación y habilidades específicas.

Esto permite una mayor organización de las actividades, lo que aumenta la calidad de las entregas y la precisión de los resultados.

Actualmente, las funciones de DP están cada vez más integradas con las actividades de gestión de personas que suelen estar dirigidas a RR.

Por ello, además de profesionales especializados en documentación y controles operativos, el sector necesita contar con equipos completos dedicados a actividades estratégicas específicas.

Entre ellos, podemos mencionar:

  • reclutamiento y selección

    ;

  • planes de formación y carrera;

  • gestión de beneficios;

  • seguridad y salud;

  • relaciones;

  • conformidad.

Esta división de tareas facilita la valoración de los resultados del personal del Departamento de Personal, ya que acaban por tener metas bastante diferentes entre sí.

Cabe mencionar que, si bien las actividades se distribuyen, los miembros del sector deben trabajar juntos y estar siempre preparados para ayudar con las demandas de sus compañeros.

¡Estos fueron nuestros consejos para organizar el Departamento de Personal!

Ahora que sabe cómo optimizar las rutinas de la industria, es hora de poner en práctica lo aprendido.

Revisa esta publicación tantas veces como sea necesario y haz una lista de verificación con todo lo que necesitas hacer para lograr tus objetivos.

¡Estamos seguros de que los resultados aparecerán rápidamente en tu equipo!

La entrada 5 pasos para organizar el Departamento de Personal se publicó primero en ¿Que es Recursos Humanos?.

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