¿Qué es una hoja de tiempo? Cómo gestionar el tiempo y la productividad con la herramienta

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Muchos profesionales aún no saben qué es una hoja de tiempo.
En pocas palabras, es un modelo de organización de rutina que mide el tiempo invertido en cada actividad de la empresa. A través de la herramienta de parte de horas, es fácil medir la productividad y garantizar una organización rutinaria eficiente. No solo la productividad y la gestión de los objetivos alcanzados viven en una empresa.

La búsqueda de más calidad de vida en el trabajo también radica en el uso optimizado del tiempo, considerando que cada segundo de la rutina cuenta, y mucho. Por eso, nos gustaría presentarte, en este post, una solución para organizar la planificación y ejecución de procesos en la empresa, para ello, te explicaremos en qué consiste la hoja de tiempo. Si el término le suena familiar, pero su aplicación aún parece alejada del día a día de los empleados de su empresa, no hay nada de qué preocuparse.

En los siguientes temas, evaluaremos, no solo qué es una hoja de tiempo, sino también: las ventajas de usarla; cómo funciona en la gestión del tiempo en el trabajo. ¡Revisa!

¿Qué es una hoja de tiempo?

Partiendo de lo básico: el término toma prestadas dos palabras en inglés (hora y hoja), lo que deja la traducción de la hoja de horas, literalmente, como una hoja de horas. O, aún así, una hoja de tiempo. El uso de este concepto de lo que es una hoja de tiempo (combinando técnicas y herramientas) no es diferente de lo que se puede deducir de la traducción anterior.

Para quienes se han estado preguntando qué es la hoja de tiempo, es un modelo de registro del tiempo invertido en cada actividad que se realiza en la empresa. De esta forma, los gerentes pueden medir con mayor precisión el tiempo invertido en diferentes tareas, asegurando una planificación mucho más conveniente para todos los involucrados.

¿Por qué utilizar el modelo de hoja de tiempo?

Antes de que la transformación digital se embarcara en nuestra rutina y digitalizara la mayoría de nuestras actividades diarias, la hoja de horas se trabajaba directamente en hojas de papel, de ahí, por lo tanto, una explicación más para su nombre. Actualmente, sin embargo, las hojas de cálculo digitales y el software brindan más agilidad en la ejecución de la herramienta de hojas de tiempo, optimizando también el tiempo de planificación de su uso.

Así que ya sabe lo que es una hoja de tiempo, pero todavía no hemos entrado en la practicidad de tenerla a mano. Para esto, tomemos un ejemplo: imagine que un equipo de producción en su empresa está consumiendo muchos costos de horas extras.

A través de la plataforma de hojas de tiempo, los gerentes pueden especificar el tiempo promedio invertido en cada paso del flujo de trabajo, componiendo un número de producción ideal por día, semana, mes, etc. Para la gestión estratégica de las personas, esto significa que saben exactamente cuánto pueden producir sus profesionales, considerando también los elementos que pueden retrasar el proceso, como problemas en los equipos y absentismo de los empleados, entre otros factores que cuestionan una jornada laboral. trabajo, como:

  • pausa para el café;
  • breve socialización con compañeros de trabajo;
  • conferido en las redes sociales en el lugar de trabajo.

También sirve para que los empleados sepan cuánto pueden ganar o incluso superar las expectativas en función de estos objetivos de productividad.

¿Hay otros beneficios de saber qué es una hoja de tiempo y cómo usarla?

Debido a la buena gestión y productividad, la herramienta de hoja de horas ha ganado mucho espacio en la rutina corporativa. Sin embargo, generan, de forma indirecta y directa, otros beneficios en el día a día. Algunos de ellos, justo debajo:

  • aportan ideas para identificar, en el proceso de trabajo, actividades superfluas;
  • facilita la planificación del programa de producción;
  • promueve la armonía en el ambiente laboral, ya que todos saben cuánto pueden (y deben) producir;
  • asegura la gestión del desempeño de los equipos durante las horas de trabajo;
  • evita el aumento de las largas y costosas horas de trabajo extra;
  • sirve como ayuda en la toma de decisiones diaria;
  • genera un parámetro interesante para la tarificación de los servicios, como son las horas trabajadas por empleado.

Es decir: cuestiones que influyen en la rutina, el precio y el valor del trabajo de tu equipo y el tiempo invertido en cada actividad. Noticias sobre apple,mac, osx, iphone,ipad,apple watch, juegos para mac y appletv Todo sobre Apple, Mac e Iphone

¿Cómo funciona la hoja de tiempo?

De una manera simplificada y resumida, aprender qué es una hoja de tiempo es la parte más larga del proceso. Esto se debe a que la herramienta en línea ofrece un método de organización rápido y práctico. Basta con dedicar unos minutos, al final del día, a organizar las tareas y evaluar el tiempo de cada actividad con lo que se espera de cada empleado durante la jornada laboral.

Además, después de la configuración inicial de su hoja de tiempo, el día a día se cronometrará correctamente. Usted o su equipo no dedicarán más tiempo a su planificación si la rutina no cambia. Finalmente, tan pronto como termine la jornada laboral, basta con consultar el informe de productividad. A través de él, puede identificar cuellos de botella en la producción para diagnosticar cualquier problema en el proceso.

En ocasiones, puede ser la desmotivación de uno o más empleados o, aún así, algunas malas condiciones en el ambiente laboral que interfieren en la expectativa productiva. Date cuenta, entonces, cuánto puede contribuir el conocimiento de lo que es una hoja de tiempo a una toma de decisiones más asertiva para los gerentes.

¿Existen desafíos para implementar esta herramienta?

En general, el más importante es concienciar al equipo de la importancia de utilizar la plataforma de hojas de tiempo. Para muchos empleados, la herramienta se interpone en el camino del seguimiento del tiempo de los empleados. Por lo tanto, el gerente debe tomar la iniciativa y explicar cuánto puede ayudar a la empresa a crecer más, lo que, en consecuencia, también gratifica a sus empleados.

Por ejemplo: para los profesionales que aún no saben qué es una hoja de tiempo, el gerente puede presentarla como un medio eficiente para monitorear la productividad en base a metas preestablecidas. Al darse cuenta de que gradualmente alcanzan los números propuestos, la motivación es mayor, así como la satisfacción de los empleados. Una buena forma de equilibrar expectativas y superarlas.

¿Cómo implementar lo que es el parte de horas en la empresa?

Porque ahora que hemos visto lo que es una hoja de tiempo, es el momento de evaluar los puntos principales para planificarla y luego aplicarla a diario. A continuación, nuestra sugerencia, paso a paso:

presentar la idea a los empleados, reduciendo inseguridades e insatisfacciones, y enfocándose en los beneficios de usarla; encuentre la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Hoy en día, muchos software de gestión tienen este tipo de herramienta; Permitir que los empleados hagan uso de la herramienta de parte de horas elegida.

Haga esto antes de implementarlo para que la transición se lleve a cabo con el menor número de obstáculos posible;

Establecer metas más pequeñas inicialmente y aumentar los desafíos con el tiempo. Esto motiva al equipo y permite un desarrollo gradual de la productividad interna; establecer metas a corto, mediano y largo plazo; planificar la rutina y evaluar periódicamente los informes para medir los indicadores de productividad del equipo.

¿Ves lo difícil que es comprender qué es una hoja de tiempo y cómo puede marcar la diferencia en la gestión del tiempo en tu empresa?  

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¿Qué es una hoja de tiempo? Cómo gestionar el tiempo y la productividad con la herramienta

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