Cómo evitar la trampa del mal encuentro

 

 

 

La siguiente es una publicación invitada de Maki Nishiyama .


Hay algo en la palabra “encuentro” que enciende una chispa particular en las personas.

A veces la respuesta puede ser desprecio, ansiedad y, en el mejor de los casos, indiferencia. Aunque parezca extraño, todos sabemos que las reuniones son un mal necesario. Ya seas autónomo o emprendedor, las reuniones son fundamentales para planificar, comprobar el avance del trabajo y resolver cualquier problema. Pero no hay nada como un mal encuentro.

 

Las malas reuniones pueden reducir su productividad y hacer que se sienta más confundido que cuando asistió a la reunión. Más un revés que un impulso, este tipo de reuniones pueden dejarte con un fuerte dolor de cabeza. A continuación te damos cuatro consejos útiles para evitar la trampa del mal encuentro:

1. Prepárate

Todos sabemos la importancia de la preparación, pero la clave es prepararse para el propósito de la reunión. Defina el objetivo de la reunión para que todos sepan por qué deben asistir y para qué deben prepararse.

La preparación también está en los detalles. Es posible que se reúnan en un lugar desconocido, por lo que pequeñas cosas como asegurarse de que su espacio de reuniones esté bien equipado con todo lo que necesita pueden marcar la diferencia.

2. Comunicar

Sea claro y conciso al comunicar la reunión a los demás. Informe a todos con anticipación cuándo tendrá lugar la reunión, la agenda y qué deben traer. Tenga en cuenta que los demás tienen sus propios horarios que cumplir, así que déles a todos suficiente tiempo para prepararse.

Conectarse con personas antes de programar la reunión también puede ahorrarle tiempo en el futuro. ¡No hay nada peor que celebrar una reunión cuando aún no se han completado las tareas de la última reunión!

3. Facilitar

Ya tienes la agenda de la reunión, ahora cúmplela. A veces, cuando pones a todos en la misma habitación, las cosas pueden salirse de control con bastante rapidez. Jugar al juego de la culpa, hablar (gritar) unos sobre otros o simplemente descarrilar las discusiones puede convertir una reunión de 30 minutos en una pelea de dos horas.

Asigne tiempo para cada punto de la agenda y facilite la reunión para mantener al grupo encaminado. ¿Salir del tema? Tome nota de cualquier tema que surja que no esté en la agenda y prográmelo para la próxima reunión. Sólo asegúrese de asegurarle al resto de su grupo que estos problemas se resolverán más adelante.

4. Concluir

Uno de los errores más comunes de las malas reuniones es dejar que todos se vayan sin cerrarlas. En la mayoría de los casos, al final de la reunión la mayoría de la gente simplemente quiere irse. Pero antes de que lo hagan, asegúrese de que todos estén en sintonía sobre cuáles serán los próximos pasos, quién hará qué y en qué fecha.

No dejes que las malas reuniones afecten tu trabajo. Si tiene en cuenta estos cuatro consejos clave, podrá evitar esas reuniones improductivas y sin vida a las que nadie quiere asistir.

Crédito de la foto: atomicjeep vía photopin cc

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