Un sistema paso a paso para una mayor productividad

 

 

 

La siguiente es una publicación invitada de Greg Hickman . Greg es un blogger y podcaster que enseña a las personas cómo elaborar un plan para dejar su trabajo corporativo y trabajar en sus propios términos. Comparte su trayectoria aprovechando su experiencia en marketing móvil a través de un blog y un podcast exitosos en su área de especialización y ahora enseña a otros cómo hacer lo mismo en GregHickman.me. También es el presentador del podcast Leaving Corporate. Greg cree que el éxito proviene de una acción constante y de los hábitos que crean esa acción. Si quieres robarle su flujo de trabajo, tiene un vídeo gratuito para ti aquí. Sólo tómalo!

 


Uno de los mayores obstáculos para sentirme y ser productivo es saber en qué trabajar realmente cada día. No puedo decirte cuántas veces miré el reloj y ya eran las 5 de la tarde y no tenía idea si realmente había hecho algo. Ese sentimiento me estresa y me hace trabajar hasta altas horas de la noche, no estar presente durante la cena con mi novia y, en última instancia, hacerla enojar conmigo, todo mientras siento que me estoy quedando atrás.

¿Has estado allí?

Si ha sentido que una pequeña llamada o correo electrónico no planificado por la mañana descarriló todo su día y lo dejó sin nada que mostrar a las 5 p.m., sé cómo se siente. Necesitaba una manera de saber exactamente en qué debería trabajar cada día.

Ejecutar dos blogs y dos podcasts supone mucho trabajo, así que necesitaba un sistema que funcionara. Necesitaba que fuera tan fácil que pudiera convertirse en una rutina diaria. Compartiré mi rutina diaria de diario que por sí sola me ha hecho más productiva al identificar no solo en qué debería trabajar cada día, sino también identificar ÚNICA cosa en la que necesito trabajar. El hecho de que tenga dos blogs y dos podcasts no significa que tenga que trabajar en ambos todo el tiempo.

Identifica tu única cosa para el día

Cada día comienza con un conjunto específico de preguntas. Sé que incluso las cosas más pequeñas pueden distraerme… como la idea de tener que escribir esas preguntas todos los días.

Ingrese TextExpander.

TextExpander me permite configurar un “fragmento” como “; atascado” que luego completa automáticamente un texto predeterminado, como las preguntas de mi diario.

Como puedes ver en la imagen de arriba, divido mis preguntas en dos partes; ayer (1) y ahora (2). En TextExpander etiqueté esto como “Preguntas del diario” (3) y cada vez que escribo la abreviatura “; atascado” (4), mis preguntas diarias aparecen mágicamente en la pantalla listas para ser respondidas. Ahora sólo me queda hacer clic en cada pregunta y empezar a responder.

 

Elijo escribir todo en Scrivener. Es la mejor aplicación que he encontrado para escribir y puedo guardar todo en un solo lugar. Utilizo Scrivener para:

  • Publicaciones de blog y guiones de podcasts para mi sitio de marketing móvil
  • Publicaciones de blog y guiones de podcasts para mi sitio personal
  • mi diario
  • Publicación de invitado
  • Mi avatar de cliente
  • Los capítulos de mi libro electrónico.

Estos también están organizados por mes y año.

Mantener todos mis escritos en un solo lugar hace que la organización sea mucho más fácil. Escribí un poco en Google Docs, un poco en Evernote, un poco en Byword y un poco en Scrivener. Me di cuenta de que, con el tiempo, era realmente complicado mantener el orden. Una vez que adopte este sistema simplificado, sólo tendré que abrir un documento cada día.

Ahora bien, no es necesario que utilices exactamente las mismas preguntas diarias que yo uso, pero recomiendo utilizar al menos estas cuatro:

1. ¿Qué podría haber hecho mejor? (¿O más efectivamente?)

Esta pregunta tiene como objetivo reconocer formas en las que puede mejorar y ser más eficaz. Si te tomas un minuto para reflexionar sobre el día anterior, descubrirás cómo podrías haber sido más eficaz. Este momento de reflexión es una de las tres cosas que puede hacer para realizar un excelente trabajo de manera constante.

Por ejemplo, he notado que cuando programo una llamada de 30 minutos, a menudo dejo que dure entre 45 minutos y una hora.

Esto generalmente me lleva a pasar a la siguiente tarea/bloque que ya está detrás. También conocido como abrumador comienza.

Créeme, te darás cuenta de que estás escribiendo las mismas cosas una y otra vez y será entonces cuando te darás cuenta de que es algo que hay que cambiar y mejorar.

2. ¿Qué le podría haber regalado a mi asistente?

Esta pregunta tiene como objetivo identificar cosas que puedo transmitirle a mi asistente ejecutivo, Nyle. Reflexionando sobre mi día anterior, descubro cosas que podría haberle dado y que normalmente debería haberle dado a mi asistente. Me daré cuenta de que un correo electrónico que escribí era algo que puedo convertir en una plantilla para responder o crear gráficos para publicaciones de mi blog como esta.

Seamos sinceros. No deberíamos hacer todo en nuestros negocios. Hasta que me pregunté “¿qué podría haberle dado a Nyle?” todos los días, en realidad estaba haciendo demasiado.

Nota: Sigo aprendiendo y creciendo con mi asistente y los sistemas definitivamente toman tiempo para crearlos y ajustarlos para que sean suyos. Nada de esto sucedió de la noche a la mañana para mí, pero si sigues estas instrucciones, literalmente podrían ahorrarte un año de tiempo.

3. ¿Cuáles son mis planes para hoy?

Esto va bastante directo al grano. Simplemente enumeré un puñado de cosas que sé que debo hacer y que están en mi cabeza. Por ejemplo, hoy se veía así:

El objetivo aquí es concentrarte en lo que realmente necesitas hacer ese día, pero este ejercicio me hace darme cuenta de que a veces priorizo ​​cosas que no necesariamente deben hacerse ese día. Los muevo de ahí si no es crítico para ese día.

 

4. ¿Qué necesito lograr hoy?

¡Ahi esta! La pregunta más importante que debes hacerte todos los días.

¿Qué es lo ÚNICO que necesitas hacer?

Para mí (el día que escribo esto), estaba grabando algunos videos para mi producto de capacitación, The Mobile Marketing Business Academy.

Gary Keller, autor de The One Thing, afirma que “The ONE Thing está en el corazón del éxito y es el punto de partida para lograr resultados extraordinarios”.

En última instancia, deberíamos centrar nuestros esfuerzos todos los días en unas pocas cosas clave. El resto es sólo arena, de la que hablaré en breve.

Después de entrevistar a toneladas de empresarios exitosos sobre Leaving Corporate como John Lee Dumas, Amy Porterfield, Jeff Goins y Michael Hyatt, descubrí que siempre se enfocan en no más de 3 objetivos principales cada día.

Muchos de nosotros (incluido yo mismo) nos comprometemos demasiado todos los días, lo que nos abruma y nos prepara para el fracaso y la decepción, matando el impulso al día siguiente.

En realidad, puedes prestar atención a dos cosas, pero esto es lo que se llama “atención dividida”. Y no os dejéis engañar. Aborda dos cosas y tu atención se dividirá. Aborda a un tercero y algo cae.

Bien, ya has hecho tu ejercicio diario, has delineado lo que hay que hacer y has elegido lo más importante del día.

Pasos de acción

  1. Anota las preguntas que te gustaría plantearte a partir de mañana por la mañana.
  2. Asegúrese de incluir las 4 preguntas clave anteriores.
  3. Configure TextExpander con sus preguntas clave para eliminar obstáculos adicionales. Roba mi fragmento de ‘;atascado’.
  4. Reserva 30 minutos cada mañana para responder estas preguntas. Puede que tarde menos, pero no debería tardar más de 30 minutos.

Toma tu única cosa y crea un bloque de tiempo en tu calendario para trabajar en ella.

“No te concentres en estar ocupado; Concéntrate en ser productivo. Permita que lo más importante guíe su día” – Gary Keller.

Si no lo has notado, me encantó este libro de Gary Keller. Si alguna vez te has sentido improductivo, deberías leerlo… justo después de terminarlo.

Ya que hemos identificado lo que más importa, debemos tomarnos el tiempo para hacerlo. En The One Thing, Gary Keller presenta la estrategia de bloqueo de tiempo. El bloqueo de tiempo es una forma de ver y utilizar el tiempo muy orientada a los resultados. Es una forma de asegurarse de que se haga lo que hay que hacer.

Me gusta usar bloqueos de tiempo con esteroides. O como lo llama mi amigo Bryan Harris, Calendario de base cero, del que hablé aquí. El objetivo del calendario de base cero es contabilizar cada hora.

Sí, es verdad.

Desde que te despiertas hasta que te acuestas, tu calendario debe estar bloqueado por las cosas que estás haciendo. Y antes de que preguntes, sí, tanto tus tareas personales como laborales están anotadas en el calendario. Incluso si planeas no hacer nada, reserva todo el día y di algo como “Simplemente relajarte”.

 

No sé ustedes, pero el peor sentimiento es pensar en el ayer y sentir que podría haber hecho algo durante un período de tiempo libre. Ahora que he implementado esta estrategia, sabré lo que estaba haciendo y también habré capitalizado ese tiempo. Incluso si estaba haciendo ejercicio, caminando, descansando o leyendo en ese momento, sucedió algo que podía controlar. Nails Trends

Disponemos de las mismas 24 horas del día para negocios y placer. Deberían estar en el mismo calendario. Así es como se ve mi calendario para esta semana:

Notarás que cada hora está bloqueada para algo. También se tienen en cuenta cosas personales como cenar y relajarse por la noche. Ahora bien, la razón por la que todavía hay vacantes los martes es porque en realidad no asigno mis franjas horarias hasta la mañana y, como muy pronto, la noche anterior. Cuando creo bloques de tiempo la noche anterior, en realidad solo busco las cosas clave que deben lograrse ese día, asegurándome de que queden capturadas en ese “bloque de tiempo creativo”.

He descubierto que la mañana es el mejor momento para hacer las cosas, así que realizo todas mis tareas importantes lo antes posible. Por eso tengo un periodo de tiempo recurrente llamado “bloqueo creativo” de 8 a.m. al mediodía, de lunes a viernes. Este bloqueo tiene como objetivo impedirme programar llamadas o aceptar reuniones en las horas de la mañana a menos que decida hacerlo (lo que sucede a veces).

Una vez que haya bloqueado sus proyectos clave del día, descubrirá que le quedan pequeños períodos de tiempo sin asignar. No entrar en pánico. Si tiene pequeñas tareas para llenar estos vacíos, llénelos por todos los medios, pero, si no está seguro de lo que debería lograr en ese momento, llámelo “Arena”. Las tareas de arena son pequeñas cosas que debes hacer y que realmente no merecen su propio marco de tiempo.

Por ejemplo, en mi lista de tareas anterior, “enviar información de pago a Robert” es una de mis tareas “de arena” porque solo me llevará unos minutos completarla. Otro ejemplo sería llamar para programar un masaje o realizar el pago de un automóvil.

A medida que crea su lista de “tareas pendientes”, averigüe cuáles son realmente arena. Cuando se acabe el tiempo y sea tu bloque de arena, mira tu lista de arena y comienza a eliminar tantos como puedas. Termina lo que quede durante otro bloque de arena.

Para mí si no está en el calendario no existe.

Pasos de acción

  1. Tome su tarea más importante del día y reserve entre 90 minutos y 3 horas para trabajar en ella mañana.
  2. Tome las tareas restantes y reserve tiempo para ellas el resto del día.
  3. Asegúrate de reservar tiempo para actividades personales como comer, recoger a los niños, hacer ejercicio, etc.
  4. Asegúrate de que tu calendario esté lleno desde que te levantas hasta que te acuestas.

Evite perder tiempo y céntrese en el aprendizaje justo a tiempo

Todos conocemos el trato. Estamos en la zona, estamos trabajando y luego revisamos nuestro correo electrónico. Lo siguiente que sabemos es que estamos analizando un correo electrónico que nos hizo comprar y ya han pasado 30 minutos. O revisamos Twitter solo para ver un artículo realmente interesante que necesitamos leer. Uno se convierte en dos, dos en tres y así sucesivamente. Lo siguiente que sabemos es que hemos perdido más de una hora.

 

Sí, sé que quieres leer ese artículo porque crees que agregará valor ahora, pero lo más probable es que no lo necesites ahora. Eso no significa que no debas guardarlo para cuando sea apropiado.

Apropiado significa que ha dedicado tiempo a consumir contenido o que necesita aprender lo que enseña el contenido. Recomiendo usar una herramienta y solo una herramienta para realizar un seguimiento de las ideas, la inspiración y las cosas que desea implementar y que ha leído en línea.

Sé que estás familiarizado con Evernote , pero ¿lo estás usando correctamente?

Recientemente adopté la nueva configuración de Evernote de Michael Hyatt y ha hecho maravillas con mi productividad. La clave detrás de este sistema es utilizar sólo dos portátiles: Bandeja de entrada y Gabinete.

  1. Bandeja de entrada: noticias que deberás filtrar y etiquetar adecuadamente. Esto es para reducir la cantidad de distracción que puede causar el contenido que de alguna manera se abre paso frente a usted sin que usted lo sepa.
  2. Gabinete: Contenido que desea conservar y consultar más adelante, pero de manera eficiente según sus necesidades.

A partir de ahí cada nota recibe una etiqueta. Aquí están mis etiquetas y “categorías de etiquetas”.

El uso de estas etiquetas facilita la búsqueda en Evernote. Si mantiene la estructura simple, podrá encontrar rápidamente lo que busca. Las etiquetas que uso más son las que me mantienen productivo porque puedo guardar contenido rápidamente para usarlo más adelante.

Guardar artículos para más tarde

Digamos que me envían un artículo sobre Productivityist pero necesito hacer el trabajo. Usando Evernote Web Clipper, lo guardo en mi “_inbox” y lo etiqueto con “leer más tarde” como se muestra a continuación:

Guardar contenido que te dé una idea para tu negocio

A veces veo una publicación y digo: “Puedo escribir sobre esto desde una nueva perspectiva”. Me gustaría guardar ese artículo como referencia con algunas notas sobre por qué lo guardé. Usando Evernote Web Clipper, lo pongo en “_inbox” y aplico la etiqueta “.content ideas” con un comentario sobre lo que escribiría. Aquí hay un ejemplo:

Aquí estoy recortando una publicación de Copyblogger titulada “Cómo estar en el 5% superior de los blogueros: nuevos resultados de búsqueda” y usándola como idea para una publicación mía llamada “Cómo estar en el 5% superior de los blogueros” para su industria: nuevos resultados de búsqueda.

Ahora, cuando busco ideas de contenido, abro Evernote y busco “.content ideas” y – ¡voilà!

Y si deseas combinar este sistema de Evernote con tu sistema de calendario de base cero, simplemente crea un intervalo de tiempo para consumir los elementos que hayas colocado en tu bandeja de entrada de Evernote o marcado como “leer más tarde”.

Mente. Estropeado.

Pasos de acción

  1. Haz de Evernote la única aplicación donde guardas de todo, desde ideas de contenido hasta recetas para leer en futuros artículos.
  2. Adopte el sistema de etiquetas de la publicación de Michael Hyatt o de esta.
  3. Instale el cortador web de Evernote y comience a etiquetar artículos para su uso posterior.
  4. Consejo profesional: reserve un tiempo cada día o semana para consumir contenido.

Vive según el calendario

No existe una salsa secreta para este sistema. Simplemente, significa adoptar ciertas herramientas y hábitos y apegarse a ellos todos los días.

 

Hay tantas herramientas que puedes usar para implementar lo que has aprendido hoy y depende de ti decidir, pero, si estás perdido y simplemente estás comprando herramienta tras herramienta con la esperanza de que te ayude, ¿por qué no ofrecerlas? este sistema es una prueba.

Cuando bloqueas tiempo en tu calendario para tareas importantes, recibirás recordatorios en el calendario para saber cuándo debes pasar al siguiente proyecto o tomar un descanso. Odio saltarme los descansos.

Si eres como yo, necesitas un sistema para salir adelante.

Recuerda, si no está en el calendario no existe. – Tuitea esto

Como dice Gary Keller:

“Las acciones se basan en la acción. Hábitos construidos sobre hábitos. El éxito se basa en el éxito.”

Actuar ahora. Conviértelo en un hábito. Continúe hasta lograr el éxito. Repetir.

Si te ha gustado este post descarga gratis un vídeo donde comparto este sistema con más detalle.

Simplemente haga clic aquí para obtenerlo ahora.

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