Una guía rápida de etiquetas en Todoist

 

 

 

Todoist ha sido mi administrador de tareas favorito desde hace algunos meses, y aunque todavía le faltan algunas características que lo harían aún mejor (esquemas de URL, fechas de inicio, etc.), todavía creo que tiene mucho que ofrecer. Los administradores de tareas que existen no tienen (lo cual describí en una publicación anterior). Pero quizás lo que encontré más interesante es la posibilidad de utilizar varias etiquetas para una tarea.

Veo las etiquetas de Todoist como una modalidad, de acuerdo con mi enfoque de productividad, The NOW Year Formula. Otras aplicaciones (Asana, por ejemplo) usan el término “etiquetas” en lugar de etiquetas o modos, pero las trato esencialmente de la misma manera. Los modos son los que agregan valor real a mis tareas, y la función de etiquetado en Todoist realmente me permite agregar muchísimo valor a cada tarea que agrego a la aplicación.

 

He usado los niveles de energía como modalidad durante mucho tiempo (desde que Sven Fechner dio una charla que dejó claro lo útiles que son cuando se usan como contextos GTD), y con Todoist ahora puedo adjuntar modos/etiquetas más convencionales a un tarea juntos a niveles de energía.

Estas son algunas de las categorías que utilizo al crear etiquetas:

Posición

Como puede ver en la imagen de arriba, “Compartir micrófonos en micrófonos” es una tarea que requiere poca energía y la ubicación donde puedo completarla es “Social” (como en “red social”). No puedo hacer esto en OmniFocus, aunque podría crear perspectivas que modelen un flujo de trabajo similar. Sin embargo, crear perspectivas en OmniFocus puede ser un desafío para el usuario novato, mientras que agregar etiquetas adicionales a las tareas en Todoist es increíblemente simple.

Defino lugares como lugares que existen tanto en el mundo online como en el offline, principalmente porque paso gran parte de mi tiempo trabajando desde casa. Solo uso “Hogar” como etiqueta para las actividades que se incluyen en el proyecto “Mantenimiento del hogar” porque me permite separar claramente mi vida laboral de mi vida hogareña. No uso la etiqueta “Trabajo” porque la encuentro demasiado vaga. En su lugar, usaré etiquetas para aplicaciones que necesito usar para ciertas tareas (Evernote para la gestión de ideas es un excelente ejemplo), o usaré una etiqueta más genérica como “Correo electrónico” o “Llamadas” para tareas que requieren mi utilizar el teléfono (fijo o móvil) o el correo electrónico (Buzón o Despacho). Todo eso, una etiqueta basada en la ubicación está diseñada para decirme dónde debo estar para completar la tarea,

Tiempo

Recién comencé a usar etiquetas basadas en el tiempo recientemente, y en realidad fue después de tratar con algunos clientes de Productivityist Coaching que sintieron que funcionarían bien para ellos. Después de experimentar con ellos yo mismo, descubrí que pueden ser realmente útiles para esos momentos en los que no tienes mucho tiempo (entre reuniones, durante un viaje, etc.) pero quieres hacer ciertas cosas.

Las etiquetas útiles basadas en el tiempo pueden ser las siguientes:

  • @-2 o @-2_Minutes: esto se alinea muy bien con la mentalidad GTD de hacer algo si lleva menos de dos minutos. Dicho esto, probablemente deberías haber hecho esto cuando lo atrapaste, o si estás usando el sistema Tachado, ni siquiera debería llegar a Todoist si demora dos minutos o menos. (Nota: uso el signo “menor que” en lugar del signo menos, pero al hacerlo se agrega un texto de marcado extraño).
  • @-5 o @-5_Minutos: Esto funciona bien para aquellas tareas que terminan en Todoist porque tardarán más de dos minutos, pero no tardarán mucho en completarse. Creo que se utilizan con mayor frecuencia al realizar determinadas llamadas telefónicas o enviar determinados correos electrónicos.
  • @25+ o @25+Minutos: esta etiqueta es excelente para tareas que sabes que tomarán algún tiempo y uso 25 como valor de minutos porque eso significa que tomará más de un “pomodoro” completar. Reserve estas tareas cuando sepa que tiene la capacidad de trabajar en ellas durante un largo período de tiempo. (También puedes utilizar esta etiqueta como guía para ayudarte a incluir el tiempo en tu calendario).

Tiendo a asociar estas etiquetas con mis etiquetas de nivel de energía porque realmente puedo concentrarme en qué actividades puedo hacer tanto con la energía que tengo como con el tiempo que tengo disponible. Utilizo etiquetas basadas en el tiempo con moderación, pero las tengo a mano para cuando las necesito. Es posible que desee utilizarlos con más frecuencia, especialmente si tiende a tener una mentalidad basada en el tiempo en lugar de una mentalidad basada en tareas (que un administrador de tareas, si se usa de manera efectiva, debería ayudar a cambiar). AFrutados todo sobre frutas

 

Gente

Cuando trabaja con otras personas, es posible que no siempre esté preparado para asignarles tareas. Esto puede deberse a que aún no te has comprometido completamente con la tarea o aún no tienes toda la información que necesitas para realizarla correctamente. Ahí es cuando puede resultar útil utilizar una etiqueta individual.

En la imagen de arriba, notarás que se usa la etiqueta “@ZA”, y esa etiqueta está representada por el Asistente Virtual que contraté a través de Zirtual (que ya cerró). De hecho, se la asigné en este punto (como lo indica el “ED” rojo en el lado derecho de la fila), pero si no le hubiera asignado la tarea, aún podría buscar las tareas que tengo. Creo que Es posible que desee asignarlo a mi asistente a través de la etiqueta. Intento no ser específico cuando uso etiquetas para personas porque cuando se trata de asignar tareas puedo ver fácilmente a quién están asignadas en ese cuadro rojo. Por eso usaré etiquetas que representen departamentos en lugar de individuos.

También creo proyectos que giran en torno a estos departamentos o comparto proyectos específicos con personas para que puedan trabajar en una variedad de tareas relacionadas con ese proyecto. En el ejemplo anterior, tengo un proyecto llamado “Para mi asistente”, que es donde se realizan todas las tareas que le asigno a mi asistente. Hay algunos proyectos que ella no necesita ver (o no quiere ver, en realidad), así que al crear un proyecto exclusivamente para ella y usar una etiqueta asociada a ella, puedo decidir entre todos los proyectos que tengo para qué tareas podrían ser útiles para trabajar, y luego simplemente moverlas a su proyecto exclusivo cuando decida asignárselas. Mantengo la etiqueta adjunta de todos modos porque así puedo buscarla y ver todo lo que le asigné.

Tiendo a pensar que las etiquetas en Todoist (así como los modos y etiquetas en otros lugares) caen en lo mismo que dijo David Allen sobre las bandejas de entrada: tener la menor cantidad posible pero tantas como necesites.

Si aún no lo has hecho, observa realmente cómo usas las etiquetas en Todoist y evalúa si agregan o no valor real a tus tareas y te ayudan a construir una estructura de entregas y un flujo de trabajo que te ayudarán a avanzar excepcionalmente bien. El uso eficaz de etiquetas puede evitar que se abrume, hacer que su lista de tareas pendientes sea más manejable y permitirle lograr un progreso medido en las cosas que más le importan cada día. Tómate el tiempo para trabajar en tus etiquetas y tus etiquetas harán que tu tiempo funcione mucho mejor.

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2024-05-21

 

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