Cómo llevar OmniFocus al siguiente nivel

 

 

 

Tuve el privilegio de revisar Creando flujo con OmniFocus 2 de Kourosh Dini y me llevé muchas influencias positivas. De hecho, el pilar de mi configuración actual depende de los consejos y recomendaciones contenidos en el libro.

Esta publicación fue creada como resultado directo del libro. Ahora puedo compartimentar ciertas áreas de mi vida y bloquear todas las “cosas” que actualmente no requieren mi atención. He desarrollado un hábito de escritura que me permite producir cómodamente más de 1000 palabras al día y sé exactamente cuándo se escribirán.

Me siento cómodo con las decisiones que estoy tomando y las acciones que no estoy tomando actualmente, principalmente gracias a este libro.

No les daré un resumen detallado del contenido. Es tan valioso que recomendaría comprar el libro para abrazar plenamente las filosofías sugeridas por Kourosh. En lugar de un resumen, me gustaría analizar un aspecto específico de mi configuración que se vio muy afectado por la creación de flujo con OmniFocus 2, a saber, Dashboard Perspectives.

 

Si todavía estás leyendo esta publicación, asumo que eres un usuario de OmniFocus y entiendes el concepto de Perspectivas. Son geniales porque para alcanzar nuestro potencial de productividad, debemos poder concentrarnos únicamente en las tareas que son importantes y están disponibles ahora, mientras bloqueamos el ruido que puede desviar nuestra atención de las acciones que realmente importan ahora.

Con ese fin, la perspectiva más utilizada que he configurado en este momento es, sin lugar a dudas, la perspectiva Panel (otros la llaman perspectiva Hoy . Soy muy simple. Simplemente la llamo Panel. En realidad, no lo hice). ¡Me doy cuenta de lo simple que era hasta que escribí esa línea!

Configurar el Panel de control es realmente bastante sencillo. No sigo una jerarquía de proyectos, sino que uso la vista contextual. Las razones de esto son dobles. Primero, uso esta perspectiva tanto en mi iPad como en mi iPhone, y las perspectivas basadas en jerarquía de proyectos no estarán disponibles para ver en estos dispositivos. En segundo lugar, me gusta poder ver las actividades del día organizadas según los diferentes modos en los que estaré. ¿Qué debo hacer en mi computadora portátil en la oficina? ¿Qué llamadas debo hacer? Cuando me reúna con mi jefe más tarde, ¿qué puntos clave debo discutir con él? Todo esto se mostrará en la perspectiva de mi panel de control.

Las opciones en la sección Presentación difieren según la jerarquía en la que haya decidido basar su perspectiva. Al no utilizar la jerarquía de proyectos, tienes la posibilidad de agruparlos por contextos. También los clasifico por fecha de vencimiento.

La configuración clave que admite el caso de uso de la perspectiva Panel se encuentra en la sección Filtrado . Al configurar la opción Filtrar por estado en Vencido o Marcado, solo verá las tareas que tienen una fecha de vencimiento hoy (o una fecha de vencimiento próxima, dependiendo de cómo lo configuró en Preferencias) o tareas que están marcadas . Esto le permite tener una vista instantánea de todas las tareas clave que necesita o que le gustaría realizar hoy. Todo lo demás se ha ido.

Hay muchas formas de utilizarlo para adaptarlo a su flujo de trabajo y estilo de hacer las cosas. Personalmente, completo mi panel con lo siguiente; sin embargo, no existe una forma correcta o incorrecta de hacerlo, solo la que funcione para usted.

 

Una vez que he completado un resumen de cómo fue el día (yo uso el Día Uno), sigo con un resumen en OmniFocus. Miro mis pronósticos para ver qué se me liberará de su estado diferido en los días siguientes, así como las próximas tareas que vencen. Si quiero cancelar una de estas tareas pendientes antes de tiempo, la marcaré para que aparezca en la perspectiva del Panel. Luego pasaré a mi objetivo trimestral.prospecto. Esta es una perspectiva personalizada que creé y enumera los cinco objetivos principales que establecí para el trimestre, junto con 3 subobjetivos. Cada uno de estos objetivos tiene un vínculo a un proyecto de OmniFocus almacenado en el campo Notas. Decidiré por qué objetivo tengo capacidad de trabajar, haré clic en el enlace correspondiente en el campo Notas y marcaré el proyecto (si hay varias tareas breves que se pueden realizar) o la primera tarea disponible. Esto luego aparece en la perspectiva de mi panel de control. Chistes cortos

Todas las tareas de mantenimiento que realmente deberían realizarse a intervalos regulares aparecen como tareas marcadas, con fechas de aplazamiento repetidas (a menos, por supuesto, que se trate de un mantenimiento de misión crítica que deba realizarse en una fecha determinada. Sin embargo, en realidad no tengo muchos). La mayoría de mis tareas domésticas aparecen y posteriormente cierran los sábados. Mantenimiento de dispositivos electrónicos el domingo y revisión esencial de OmniFocus (estas son tareas DEBEDAS el domingo. Si no hago la revisión, no trabajo. También está programada en mi calendario).

No hay nada que le impida llevarlo al siguiente nivel y tener paneles para contextos individuales. Por ejemplo, tengo un Panel de inicio que tiene exactamente la misma configuración que el Panel normal, pero se centra exclusivamente en una carpeta a la que llamé Inicio. Contiene todos los proyectos de mi hogar y tareas de mantenimiento. Tengo un panel tecnológico para todas mis tareas y proyectos de mantenimiento tecnológico, así como un panel de estudio para todos los estudios y lecturas que estoy realizando actualmente tanto para mi carrera como para mi superación personal.

Cabe señalar que debes tener la versión Pro de OmniFocus para aprovechar al máximo las perspectivas personalizadas. Sin embargo, considero que es dinero muy bien gastado porque puedo realizar mis tareas muy rápidamente a lo largo del día sin tener que desplazarme por una lista continua de tareas que realmente no merecen mi atención. Puedo planificar mis días de forma eficaz, asegurándome de completar las tareas principales, concretamente las del MIT, o eliminarlas lo antes posible.

Los paneles son solo la punta del iceberg a la hora de crear flujos con OmniFocus. Hay muchos consejos y trucos sobre cómo gestionar tareas recurrentes, conectarse a aplicaciones externas como OmniOutliner (algo que estoy aprovechando mucho ahora que la aplicación de iOS es universal) y configurar perspectivas más personalizadas. Es una lectura realmente buena.

Entonces, si es un usuario de OmniFocus y actualmente no utiliza algún tipo de panel de hoy, le insto a que cree uno y pruebe con él, vea cómo funciona para usted y qué debe hacer para que funcione para usted. Notarás el cambio en tu producción muy rápidamente.






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