Las tareas administrativas son la pesadilla de mi existencia.
Clasifico las tareas administrativas como aquellas que requieren más “mentalidad de mantenimiento” que cualquier otra cosa. Si bien estas tareas no me hacen avanzar a pasos agigantados, no realizarlas puede obstaculizar el progreso en otras tareas que conducen a mayores ganancias.
Desde que comencé a organizar mis días en torno a una temática, dedico un día a la semana a centrarme en tareas administrativas. Pensé que dedicándoles un día podría entrar en un estado de fluidez y ser más productivo. Mi objetivo era abordar estas tareas y eliminarlas para poder concentrarme en otros trabajos como escribir, grabar audio, sumergirme en un trabajo profundo, aprender nuevas habilidades, etc.
Sin embargo, cuando regresé de dos conferencias en San Diego – Traffic and Conversion y Social Media Marketing World – me encontré reevaluando el concepto de dedicar un día entero a este tipo de actividad.
Se necesitaba un cambio
Ambas conferencias se centraron en el marketing de alguna manera. Definitivamente hubo algunas señales cruzadas de ellos, especialmente las siguientes:
1. El contenido de vídeo y el marketing son más importantes que nunca.
2. Vale la pena explorar los chatbots y la automatización de mensajes en vivo
. 3. No pongas todos tus huevos en la cesta de publicidad de Facebook.
La primera conclusión inició un diálogo interno sobre mis problemas diarios. Uno de mis días lo había dedicado al trabajo administrativo. Otro día estuvo dedicado al trabajo de audio y vídeo. Dado que el vídeo es algo en lo que quiero invertir más tiempo, energía y atención, ya no es posible compartir un día con el trabajo de audio.
Mi primera decisión fue elegir como tema del miércoles un enfoque en todo el trabajo de audio. Una vez que hice esa llamada, inmediatamente aproveché el espacio recién encontrado creando un podcast diario llamado Three Minutes of TimeCrafting. Pude profundizar aún más en los negocios de audio existentes que habían estado en un segundo plano por un tiempo.
A continuación, tuve que encontrar un hogar para un nuevo tema diario: el vídeo.
Encuentre un día para un tema diario nuevo
Así es como se veían mis temas diarios antes de hacer el cambio:
Domingo: Planificación
Lunes: Optimización
Martes: Administrativo
Miércoles: Audio/Video
Jueves: Capacitación
Viernes: Trabajo profundo
Sábado: Familia
Era bastante seguro mantener el miércoles como mi Día del Audio porque todas mis próximas entrevistas en podcast estaban programadas con anticipación para las próximas semanas. No quería elegir el domingo, lunes, viernes o sábado para trabajar con video porque sería posible o probable que los miembros de mi familia estuvieran en casa esos días. Eso dejó el martes y el jueves como las opciones restantes. Desde que tengo uso de razón, he reservado los jueves para entrenar (es decir, entrenarme a mí mismo y a otros en nuevas habilidades) y también tengo algunas citas permanentes de entrenamiento los jueves. Tenía la sensación de que editarlo para poner el vídeo en su lugar no sería diferente a intentar hacer lo mismo el miércoles. Simplemente no tenía sentido. Causaría fricción en más formas de las que no causaría.
Así que decidí que el martes sería mi nuevo Día del Vídeo.
En realidad, elegir el martes tiene más sentido. Tenía todas las cualidades que buscaba a la hora de trabajar en contenidos de vídeo.
1. El martes es un día tranquilo. Mi esposa Anne estuvo presente parte del día, pero los niños nunca regresaban a casa a menos que fueran vacaciones prolongadas o estuvieran enfermos. Pude grabar al menos 4 horas de metraje sin distracciones ni interrupciones.2. El martes es el comienzo de la semana. Puedo filmar el martes y comenzar la postproducción para publicar un video semanal en YouTube el viernes. Puedo hacer shows en vivo en Facebook ese día e incorporarlos en el correo electrónico de resumen semanal que envío todos los jueves, conocido como The Dailies.3. Quiero optimizar la forma en que gestiono las tareas administrativas.Darles sólo un día ya no funcionó. No era razonable para mí dirigir este tipo de negocio sólo una vez a la semana. También descubrí que los martes son mis días menos productivos. Usando mi ZEI° (creado por la gente de Timeular), descubrí que la mayoría de mis entradas cortas eran los martes, mientras que las más largas eran los miércoles, jueves y viernes. Creo que esto tiene una correlación directa con la frecuencia con la que cambié de tareas y modos de actividad durante mi ya desaparecido Día Administrativo.
Encontrar días para un tema diario anterior
Aunque las tareas administrativas son la pesadilla de mi existencia, reconozco que deben realizarse con regularidad. Como había determinado que incluirlos en un solo tema diario no funcionaba, necesitaba encontrar una manera de asegurarme de que todavía tuvieran mi atención durante toda la semana. Así que decidí también hacer un balance de otros tipos de actividades que debían realizarse de manera consistente para poder intentar implementarlas como temas horizontales en el futuro.
Para hacer esto correctamente, decidí observar las 5 categorías de trabajo basado en modalidades que son parte integral de mi metodología TimeCrafting. Si no está familiarizado con estas categorías, son:
- Modos temáticos
- Modos basados en recursos
- Modos basados en energía
- Modos basados en actividades
- Modos basados en el tiempo
Reconocí que la última categoría, los modos basados en el tiempo, no funcionarían en esta estrategia porque se utilizan mejor dentro de temas horizontales o temas diarios existentes. Incluso un modo basado en recursos no funcionaría porque su alcance es demasiado limitado. Así que me quedaron modos basados en temas, modos basados en energía y modos basados en actividades.
En este punto revisé Todoist para ver qué tipos de tareas estaban etiquetadas como Administrativas. Sospeché que muchas de ellas eran tareas fáciles de realizar y requerían menos concentración que cualquier otra tarea que tenía en la aplicación.
Yo tenía razón.
De hecho, uno de mis clientes de coaching y yo habíamos discutido la idea de “mantenimiento” como una etiqueta para tareas que eran esenciales para mantener las cosas en marcha pero que no implicaban una concentración profunda ni mucho esfuerzo. Eran, por definición, tareas que había que hacer simplemente para que las cosas siguieran funcionando. Blog sobre ropa y moda Shein, Primark y Amazon
Con eso, creé un tema horizontal llamado Mantenimiento (que cambié a Mantenimiento después de elegir los siguientes dos temas. Sabrás por qué cuando te los revele).
Todas las mañanas asigne el horario de 9 a 10 a actividades que entran dentro del tema de mantenimiento. ¿Por qué? Mi nivel de energía es más bajo por la mañana porque soy un ave nocturna o un “lobo”, como lo sugiere el Dr. Michael Breus en su libro The Power of When. Lo ideal sería realizar actividades de baja energía antes del almuerzo, y utilicé el Día ideal para mi cronotipo del Dr. Breus para guiarme en esa decisión.
Esa franja horaria está reservada para tareas de mantenimiento todos los días de la semana, por lo que termino con al menos 7 horas de ese tipo de trabajo programadas. Este tema horizontal reemplaza el día completo de tareas administrativas que alguna vez asigné a los martes, y debido a que me he dado un cronograma más estricto para completarlas (una hora al día en lugar de un día completo), en general se perderá menos tiempo.
También noté que ya no pasaba tanto tiempo escribiendo en las últimas horas del día. Todavía soy un ave nocturna, pero encuentro que mucho de lo que hago a altas horas de la noche es rastrear cosas y reflexionar en lugar de escribir o crear algo. Fue entonces cuando decidí crear un tema horizontal para escribir al inicio del día durante la semana. Quería un intervalo de tiempo en el que pudiera concentrarme en crear cosas y, según mi cronotipo, el mejor momento del día para concentrarme en un trabajo más profundo era de 2 a 4 p. m., por lo que ese bloque de tiempo de dos horas ahora se llama tiempo de creación. modo.
Todos los días de la semana me concentraré en crear cosas durante esas horas. Esto incluye todo tipo de escritura o cualquier otra cosa que requiera que haga algo. He ido tan lejos como para asegurarme de que nadie pueda programar nada conmigo durante esas horas cambiando mi horario para abrir más horas más tarde en el día los lunes y jueves.
En cuanto al antiguo tema horizontal en el que me centraba en la escritura, programado de 22:00 a 01:00 todos los días, es cuando entro en modo Reflexión. Cambié ese período de tiempo de 10 p. m. a 12 a. m. y durante ese tiempo me concentraré en planificar, generar ideas, escribir un diario, meditar y completar mi rutina nocturna del día. Descubrí que estoy mejor preparado para hacer este tipo de cosas durante esas horas que para escribir, por lo que dedicar ese tiempo a actividades de “reflexión” tiene más sentido en el futuro.
Como puede ver, terminé usando elementos de las tres categorías restantes de trabajo basado en modalidades al configurar estos tres nuevos temas horizontales.
- Modos basados en temas : cada vez que creo algo, es una forma de trabajo profundo. La planificación es una forma de trabajo profundo pero también contiene elementos de reflexión. El mantenimiento (según mi definición) implica muchas de mis tareas administrativas. Los tres (administrativo, trabajo profundo y planificación) eran o siguen siendo mis temas diarios.
- Modos basados en energía : utilicé mi cronotipo para decidir dónde colocar mis temas horizontales. Mis niveles de energía a lo largo del día influyeron en esto. Soy mejor realizando tareas de baja energía por la mañana, lo que significa que hacer cualquier tipo de mantenimiento sería ideal temprano en el día. Las últimas horas del día son mejores para un trabajo creativo y una reflexión más profundos, por lo que elegí los espacios de tiempo que mejor me funcionarían para crear y reflexionar en función de esa comprensión.
- Modos basados en actividades : la definición más simple de este tipo de modo es cualquier cosa que termine en “ing”, y todos mis nuevos temas horizontales se ajustan a esta definición. De hecho, cambié intencionalmente “mantenimiento” por “conservación” para que coincida con los otros dos temas nuevos para aclarar ese punto.
Estos nuevos temas horizontales anulan los temas diarios, por lo que no importa cuál sea el tema diario, estaré en modo de mantenimiento de 9:00 a 10:00 todas las mañanas. Cuando tiene temas horizontales, puede sentirse menos limitado en cuanto a cuándo puede realizar ciertos tipos de tareas. Sé que algunas personas no pueden hacer trabajo administrativo sólo un día a la semana; Yo tampoco podría seguir así.
En lugar de eliminar todos mis temas diarios porque uno no funcionaba, agregué un tema horizontal a la mezcla para obtener lo que necesitaba. Este tema horizontal me da tiempo repartido a lo largo de la semana para ciertos tipos de actividades.
Entonces, ¿cómo convertí un tema diario en un enfoque diario?
Ahora me centro en vídeos los martes (único tema diario), pero también puedo hacer vídeos entre las 14 y las 16 horas (enfoque diario). Puede que ya no tenga un día dedicado al trabajo administrativo (único tema diario), pero tengo uno por día que elijo para trabajar en este tipo de actividad (enfoque diario). Lo mismo ocurre con el Trabajo Profundo (trabajo profundo = hacer) y la Planificación (planificar = reflexionar).
Los temas diarios por sí solos no funcionarán para todos porque tienes que trabajar en ciertos tipos de tareas durante la semana. Los temas horizontales por sí solos no funcionarán para todos porque tener un énfasis o enfoque cada día reduce la fatiga por tomar decisiones y lo mantiene avanzando. Pero usar ambos tipos de temas juntos puede permitirte abordar lo que necesitas hacer y, en última instancia, hacer más de lo que quieres hacer todos los días.
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Cómo convertir un único tema diario en un enfoque diario
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2024-11-27
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