Cómo logramos un gran evento a través del outsourcing

 

 

 

No subcontrato mucho, pero ofrecer asientos para invitados aquí en Productivityst me inició en este camino. Para subcontratar adecuadamente, es necesario tener un plan sobre lo que otros deben y no deben hacer, y esta publicación invitada de Clarissa Steinhöfel ofrece algunos planes para eso. Clarissa es cofundadora de Startup Safary, una empresa con sede en Berlín que crea nuevos formatos de eventos y desarrolla la tecnología para gestionarlos. Gestiona las operaciones en un equipo ágil y ha escrito sobre sus experiencias y conocimientos en el blog oficial Startup Safary (donde se publicó inicialmente este artículo) y Venture Village. También puedes conectarte con ella en LinkedIn y seguirla en Twitter.

 

Unas cuatro semanas antes de SuSBerlin, la cantidad de cosas por hacer era demasiado para nuestro pequeño equipo de cinco personas. Para esta “jornada de puertas abiertas” para la industria de las startups colaboramos con más de 100 empresas en más de 80 ubicaciones en todo Berlín y alrededor de 700 participantes de todo el mundo. Necesitábamos subcontratar una serie de tareas para mantener la eficiencia, por lo que decidimos contratar cinco asistentes virtuales en oDesk.com, un mercado laboral global.

Esto resultó ser muy útil: de hecho, ampliamos nuestro equipo con una persona de tiempo completo contratando trabajadores independientes para ciertos trabajos que consumían demasiado tiempo o para los que no estábamos calificados.

Uno de nuestros asistentes virtuales es un especialista en marketing y SEO multilingüe de más de 40 años con buenos conocimientos de ventas y servicio al cliente. Finalmente lo contratamos para varios trabajos y permanecimos en contacto constante durante varias semanas. Si bien algunos contratistas ofrecen habilidades útiles para trabajos puntuales, nuestros VA favoritos, además de convertirse en nuestros amigos, han pasado a formar parte de nuestro equipo y han participado periódicamente en diferentes proyectos. Pensando en nuestros VA como parte de Startup Safary, hemos desarrollado excelentes relaciones con ellos a través de la comunicación informal diaria, apagando incendios juntos y pidiéndoles consejo fuera del horario comercial.

Éstos son algunos de los aprendizajes más importantes:

1. Prioriza y filtra las tareas que puedes subcontratar

Parece algo fácil de hacer, pero me llevó un tiempo aplicarlo a mi jornada laboral. Así es como filtré las tareas que podrían subcontratarse:

  1. Haga una lista de tareas pendientes según la urgencia (pregúntese: “¿Qué hay que hacer ahora?”)
  2. Calcule cuánto tiempo lleva completar una tarea y cuánto tiempo lleva subcontratarla.
  3. Limite esta lista a tareas que le ahorren suficiente tiempo y que valga la pena delegar. Basándome libremente en la proporción 20/80 mencionada en el principio de Pareto, apliqué la siguiente regla: si se necesita el 20% del tiempo para completar una tarea para delegarla, vale la pena subcontratarla.

2. Excluir trampas ocultas

Es importante delegar sólo las tareas que tengan sentido. Las tareas que parecen sencillas de realizar pero que implican una gran cantidad de entrada de datos pueden provocar errores fáciles que implican mucha verificación por su parte. Esto se puede evitar:

  • Realice todos los pasos usted mismo al menos una vez antes de delegar si la tarea es repetitiva
  • Dar instrucciones claras, pero también ejemplos de resultados esperados.
  • Vea estos resultados usando capturas de pantalla, aspectos destacados y posiblemente un enlace de ejemplo.
  • Separe cada paso con hitos
  • Si trabajas con muchos datos, como valores de Excel, proporciona una fórmula rápida para descartar posibles errores.

3. Utiliza la tecnología

Para realizar un seguimiento del trabajo de los contratistas, mantener la comunicación optimizada y trabajar juntos en cosas de forma remota, hemos utilizado una serie de aplicaciones con las que trabajamos internamente con todos los VA para agilizar el progreso del trabajo y evitar confusiones:

 

  • Comunicación: Skype, Google Chat, Yammer
  • Intercambio de archivos: Dropbox, WeTransfer
  • Gestión de tareas: Trello, oDesk Work Diary, Wunderlist Pro
  • Revisión: Documentos de Google

Además de las aplicaciones en línea y de escritorio mencionadas anteriormente, hemos podido optimizar aún más nuestra jornada laboral utilizando IFTTT, una excelente herramienta en línea que le permite crear procesos automatizados para una serie de aplicaciones. Aquí hay algunos ejemplos de las “recetas” que utilicé:

  1. Sincronizar el archivo de Dropbox con Google Drive: cada vez que un VA guardaba o actualizaba un archivo en nuestra carpeta compartida, el archivo se cargaba automáticamente en una carpeta designada de Google Drive, útil para editar documentos. (Esto me ahorró la molestia de revisar Dropbox periódicamente y cargar archivos uno por uno).
  2. Guarde los archivos adjuntos de Gmail en Dropbox: cada vez que un VA reenvía un correo electrónico con la etiqueta “CITAS” con un archivo adjunto, IFTTT guarda automáticamente el archivo en una carpeta designada de Dropbox. (Esto me ahorró la molestia de descargar, guardar y hacer copias de seguridad de archivos importantes de los socios).

4. Delega tareas que requieran tu atención varias veces al día

A veces una tarea no se puede realizar toda a la vez. Tener que responder correos electrónicos a lo largo del día es una gran distracción y requiere muchas tareas múltiples que pueden evitarse.

Diez días antes del evento: tuvimos que buscar hoteles, hostales, hoteles de precio medio y bajo en tres distritos, ingresar toda la información (incluyendo URL, información de contacto, ubicación, direcciones, disponibilidad de habitaciones) en una hoja de Excel y luego Negociar descuentos para participantes del grupo de fuera de Berlín. Esto requirió búsquedas en la web, ingreso de datos y muchos correos electrónicos y llamadas telefónicas de ida y vuelta en el transcurso de 2 días. Habría sido imposible prestar toda mi atención a cada llamada telefónica o correo electrónico, por lo que los VA me quitaron mucho trabajo de encima.

Dividí esta tarea en dos partes:

  1. Entrada de datos de búsqueda web → tiempo ahorrado: 5 horas; tiempo para delegar: 10 minutos
  2. negociación vía correo electrónico teléfono → tiempo ahorrado: 2 días de respuesta intermitente a correos electrónicos y llamadas telefónicas, tiempo para delegar: 30 minutos

Tenía entre 2 y 3 autónomos guardados de trabajos anteriores con los que estaba satisfecho en mi cuenta de oDesk, y dividí las tareas entre ellos según sus habilidades y tarifas por hora, lo que me lleva al siguiente aprendizaje:

 

5. Tómate el tiempo para seleccionar personas para las tareas adecuadas.

Vale la pena el esfuerzo inicial adicional para buscar al contratista adecuado para el trabajo.
No tiene sentido que un VA demasiado calificado y costoso ingrese datos, o que un VA poco calificado con una tarifa por hora más barata realice investigaciones en la web en un campo en el que tiene poca experiencia.

Cometí el error de no proporcionar suficientes palabras clave en el sistema de filtro de oDesk para las habilidades requeridas. (es decir, “alemán” o “Excel” o “servicio al cliente”), lo que habría conducido a un desastre menor si no me hubiera dado cuenta en el último momento de que la persona no era óptima para el trabajo. También tuve que aprender a evaluar tiempos y costos bastante rápido, para encontrar a alguien con una tarifa por hora adecuada que hiciera el trabajo con el mínimo esfuerzo (oDesk te permite elegir entre 3 rangos de precios).

En resumen, gastamos $500 para ahorrarle una semana laboral completa de 40 horas a un miembro del equipo. Esto fue clave para gestionar la carga de trabajo y centrarse en las cuestiones que necesitaban más atención. Cuando trabaja en grandes proyectos o gestiona un complejo negocio en línea, vale la pena utilizar Internet a su favor: aproveche al máximo el valioso tiempo que tiene para realizar la mayor cantidad de trabajo posible en el menor tiempo posible.

Crédito de la foto: Eastop vía SXC.HU

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2023-10-30

 

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