Cómo uso Todoist y Evernote juntos

He estado usando Evernote durante mucho tiempo para mis recursos y materiales de referencia. Toda mi investigación se almacena allí, junto con cuadernos que contienen documentos vivos que quiero compartir con quienes ayudan a crear Productivityist y mi asistente virtual. Prácticamente cualquier cosa que constituya una fuente de material de referencia se almacena allí, e incluso las ideas para publicaciones de blogs y otro contenido pasan algún tiempo en Evernote antes de dirigirse a Scrivener para proyectos más grandes o a Desk.pm para publicaciones del blog.

Todoist ha sido mi aplicación de tareas preferida durante casi un año, aunque parece mucho más tiempo. La mayoría de mis tareas están en Todoist, con excepción de las de Asana (que uso para algunos de los proyectos en los que estoy trabajando con otros, incluido el proyecto Do Better With Asana del que formo parte con Jeremy Roberts de Cloud Productividad). Todas mis tareas personales, profesionales y productivistas residen en Todoist.

Entonces, ¿cómo puedo usar Todoist y Evernote juntos para crear el flujo de trabajo más fluido posible? Quiero decir, no se hablan muy bien entre sí fuera de lo común. Y si bien hay algunas herramientas de automatización que puede usar para conectarlas (IFTTT y Zapieri inmediatamente me vienen a la mente), tiendo a pecar de cauteloso cuando se trata de automatización de edificios antes de desarrollar el mejor enfoque para las aplicaciones que estoy usando.

Mi forma de armar Todoist y Evernote no es tan difícil de armar. Es simplemente una cuestión de trabajar con las dos aplicaciones con activadores e identificadores similares, así como también desarrollar una rutina que llegue a conocer y seguir todos los días.

1. Construyo debates comunes

Desgloso Todoist de la siguiente manera:

1. Los proyectos de nivel superior son áreas de responsabilidad.
2. Los niveles inferiores y superiores son proyectos de varios tamaños.
3. La tarea es… bueno, tarea.
4. Para mí las etiquetas son el equivalente de contextos (o modalidades).

Desgloso Evernote de la siguiente manera para crear una transición simple desde la aplicación de tareas a la aplicación de referencia:

1. Las pilas de cuadernos se clasifican según las áreas de responsabilidad.
2. Los cuadernos que se encuentran en esas pilas son planos de varios tamaños.
3. Las notas son… bueno, notas.
4. Las etiquetas para mí son el equivalente a contextos (o modos).

¿Ves cómo creé algunos hilos comunes entre las dos aplicaciones? Ahora, cuando cambio de un lado a otro, dedico menos tiempo a acostumbrarme al cambio de entorno y más tiempo a progresar. (Tenga en cuenta que mantengo Productivityist Coaching como una pila de cuadernos porque contiene cuadernos que son cuadernos locales y no están sincronizados… por razones de privacidad).

Dejame darte un ejemplo.

Actualmente estoy trabajando en mi próximo libro. Tengo un proyecto llamado “Mi próximo libro” en Todoist que se encuentra en el área de responsabilidad de nivel superior llamada “Profesional”. Cuando miro el mismo proyecto en Evernote, encontraré “Mi próximo libro” como un cuaderno dentro de la pila de cuadernos llamado “Profesional”. La diferencia es que las tareas relacionadas con el proyecto se encuentran en Todoist, mientras que las notas de referencia relacionadas con el proyecto se encuentran en Evernote. También puedo copiar las URL de una tarea de Todoist e insertarlas en una nota de Evernote relacionada con dicha tarea, o copiar la URL de la nota de Evernote e insertarlas en una tarea de Todoist si quiero. Podría hacer el primer caso cuando quiera trabajar para finalizar una investigación en Evernote, así puedo simplemente hacer clic en la tarea de Todoist y marcarla como completada sin tener que buscarla en Todoist. Podría hacer esto último cuando estoy en Todoist y quiero acceder rápidamente a una nota relacionada que se encuentra en una tarea en lugar de hojear mi libreta de Evernote. Las URL simplemente aceleran el proceso lo suficiente como para que pueda avanzar a un ritmo más rápido.

Sin embargo, la etiqueta y los rótulos se tratan de forma un poco diferente. En Todoist limito la cantidad de etiquetas que uso para poder recordarlas fácilmente y adjuntarlas a las tareas. He escrito sobre etiquetas antes y creo firmemente que “menos es más” cuando se trata de etiquetas en Todoist, siempre y cuando estén claramente definidas y refinadas según sea necesario. En Evernote no soy tan estricto con esta regla. Después de todo, las etiquetas son términos de búsqueda poderosos y tengo muchas más notas para buscar en Evernote que tareas en Todoist. ¿Por qué? Porque las notas no se hacen, pero las tareas sí. Entonces, aunque no me vuelvo loco con las etiquetas en Evernote, trato de estar atento a ellas.

2. Utilizo recordatorios en ambas aplicaciones de forma diferente

En primer lugar, rara vez uso recordatorios en ninguna aplicación a menos que sea para una cita específica o una fecha específica. De hecho, uso una aplicación llamada Due para cosas como recordarme que debo recoger a mi hijo de la guardería (de esa manera no me quedo atrapado en la corriente y me doy suficiente tiempo para recogerlo) y cosas de esa naturaleza. Pero ocasionalmente uso recordatorios en Todoist y Evernote para casos de uso muy diferentes.

Los recordatorios basados ​​en la ubicación de Todoist son geniales. Sé que otras aplicaciones (en particular OmniFocus y Checkmark 2) tienen esta funcionalidad, pero me gusta el hecho de que una vez que ingresas una ubicación en Todoist desde un dispositivo móvil, se puede usar regularmente en todas las plataformas en el futuro. Cosas muy útiles. No uso recordatorios basados ​​en el tiempo en Todoist con mucha frecuencia porque generalmente soy lo suficientemente proactivo como para no necesitarlos. En caso de que los use, generalmente son para recordarme que debo enviar un resumen de capacitación de productividad y/o un correo electrónico de responsabilidad a los clientes en la zona horaria del este antes de que terminen el día (por ejemplo, “Enviar resumen por correo electrónico del cliente”.

Utilizo Recordatorios de Evernote para mostrar elementos relacionados con mis temas mensuales al comienzo de cada mes. Por ejemplo, recibí un recordatorio de Evernote el primero de este mes para comenzar a trabajar en mi próximo libro. No era tanto una tarea sino una nota que mostraba algún contenido que había escrito y que debería iniciar el proceso de escritura del libro.

Otra cosa que comencé a hacer es copiar un enlace de tarea de Todoist en Evernote relacionado con el inicio de una determinada tarea o proyecto grande, como se muestra a continuación.

Dado que Todoist no tiene la funcionalidad de fecha de inicio (o al menos no tiene fechas de inicio que parezcan fáciles de configurar), el recordatorio de Evernote me serviría para recordarme que quería comenzar a trabajar en esa tarea en una fecha específica. Simplemente hago clic en el enlace de la nota de Evernote (que también contendría información relevante relacionada con esa tarea) y me lleva a la tarea.

Luego asignaré una fecha de vencimiento (generalmente una fecha que se repite hasta que la termine) y listo. No es la solución más automatizada, pero sé que siempre funciona y parece indestructible (que es exactamente lo que necesito para confiar en ella).

3. Utilizo constantemente ambas cuentas de correo electrónico para aplicaciones.

Si bien mis dos clientes de correo electrónico me permiten enviar tareas directamente a Todoist y remitir elementos a Evernote (uso Airmail en mi Mac y Dispatch en iOS), la forma más confiable de procesar correos electrónicos es simplemente usar direcciones de correo electrónico asociadas con el Cuaderno de Evernote predeterminado y direcciones de correo electrónico de Todoist por proyecto.

Para ser claros, no uso todas las direcciones de correo electrónico que permite Todoist. En lugar de eso uso lo siguiente:

1. Bandeja de entrada: aquí es donde va la mayor parte de mi negocio que llega por correo electrónico. Simplemente voy a Todoist y luego los inserto en los proyectos correctos.
2. Bandeja de entrada del equipo: aquí es donde coloco las tareas que llegan por correo electrónico en las que mi esposa o yo necesitamos trabajar. (Pensé en agregar a mi asistente a la mezcla aquí, pero ahora tengo otro proyecto solo para ella).
3. Tareas VA: Todas las tareas que me llegan vía email y que quiero asignar a mi asistente van aquí.

¿Por qué no uso todas las direcciones de correo electrónico permitidas por mis distintos proyectos de Todoist? Por qué los proyectos anteriores durarán mientras que otros no. También solo tengo que pensar en tres direcciones de correo electrónico donde las tareas deben finalizar, lo cual es útil cuando simplemente intento procesar el correo electrónico rápidamente.

Para alinear mejor Evernote con Todoist, cambié el nombre de mi libreta predeterminada a “*Bandeja de entrada” para poder procesarla regularmente. En algunas ocasiones, los correos electrónicos acaban llegando tanto a Todoist como a Evernote si contienen tanto una tarea como un elemento de referencia. También me acostumbraré a poner BCC en estas aplicaciones cuando respondo a las personas para poder colocar tareas y/o hacer referencia a elementos en las aplicaciones correctas y responder todo de una sola vez.

Soy un gran admirador de Evernote desde hace mucho tiempo (soy usuario desde junio de 2008) y mi pasión por Todoist sigue creciendo. Con la reciente incorporación de la capacidad de vincular tareas en Todoist, mi productividad cuando trabajo con ambas aplicaciones en conjunto ha mejorado aún más. Si buscas sacar más provecho del equipo de etiquetas de productividad de Todoist y Evernote, elige una de las formas en que las uso y comienza a crear ese mejor flujo de trabajo hoy mismo.

Si desea extraer la mayor productividad posible de Evernote, le recomiendo encarecidamente adquirir Evernote Essentials de Brett Kelly. Brett es mi opción para todo lo relacionado con Evernote y ha mejorado enormemente este producto. Puedes consultar todas las capas de Evernote Essentials (convenientemente alineadas con cómo Evernote ha nombrado sus capas) en el sitio web de Evernote Essentials. No hay mejor recurso de Evernote disponible, ¡así que echa un vistazo a Evernote Essentials ahora!

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Cómo uso Todoist y Evernote juntos

He estado usando Evernote durante mucho tiempo para mis recursos y materiales de referencia. Toda mi investigación se almacena allí, junto con cuadernos que

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2023-10-30

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