Los 3 aspectos principales a considerar al elegir un Administrador de tareas

 

 

 

Todavía estoy viajando, así que encargué otra publicación invitada. La siguiente es una publicación invitada de Bojan Dordevic , colaborador anterior del blog Productivityist. Bojan es un profesional del marketing de Internet apasionado por todo lo productivo y cofundador de Alpha Efficiency Magazine. Puedes invitarlo a un Hangout en Google+ y seguirlo en Twitter.


Una de las decisiones más importantes que determinará su productividad es elegir una solución de flujo de trabajo y gestión de tareas que crezca con sus necesidades. Cuando comencé este viaje hace cuatro años, era importante preparar mi flujo de trabajo de gestión de tareas para el futuro. Sabía que no quería cambiar el software que uso a medida que mis necesidades evolucionaban. Reconocí el potencial de que esto se convirtiera en un problema y anticipé una solución para que, cuando llegara, estuviera listo. Y esto es algo que finalmente sucedió cuando me mudé a los Estados Unidos hace más de un año.

 

Al evaluar posibles soluciones, traté de encontrar un punto óptimo: un equilibrio entre la funcionalidad, la curva de aprendizaje necesaria para adoptar el flujo de trabajo y la usabilidad lista para usar. A la hora de elegir un software preparado para el futuro, debemos tener en cuenta que la gestión de tareas cambia y se adapta constantemente a las nuevas tecnologías. Lo único a lo que debemos prestar atención es al problema real de productividad que ningún administrador de tareas resolverá.

Determinar las necesidades en una aplicación de flujo de trabajo

Entonces podría preguntarse: “¿Qué necesito en una aplicación de flujo de trabajo?” La respuesta depende de tus necesidades personales. Sin embargo, puedo ofrecerle algunas cosas a considerar que lo ayudarán a tomar la decisión correcta y evitar aplicaciones que deba cambiar a medida que cambien sus necesidades.

Primero, es importante revisar los cuatro conceptos simples necesarios para incorporar de manera eficiente cualquier flujo de trabajo de gestión de tareas. Tener estos cuatro conceptos en mente a la hora de elegir un administrador de tareas puede ahorrarte mucho tiempo y energía en el futuro.

Pero aparte de este pensamiento de alto nivel, debemos centrarnos realmente en tres aspectos mecánicos (o más bien técnicos) principales de cualquier aplicación que pueda considerar para gestionar su flujo de trabajo:

  1. ¿Puede recopilar sin problemas información y compromisos digitales?
  2. ¿Puede organizar tus tareas de una manera natural que resuene con tu forma de pensar?
  3. ¿Tiene la capacidad de eliminar la fricción que puede impedirle realizar las tareas que desea?

La mayoría de las aplicaciones que he encontrado en el mercado luchan constantemente con dos de estos tres puntos. Incluso las mejores aplicaciones disponibles (y aquellas con mayor adopción por parte de los usuarios) a menudo encuentran difícil al menos una de estas funciones.

1. Recopile compromisos e información digital

Esta fase debe ser adecuada al entorno en el que pasas la mayor parte de tu tiempo. Si pasa la mayor parte de su tiempo en un navegador web, la forma en que el sistema recopila información (enlace) debería integrarse perfectamente con sus modelos de trabajo existentes.

La solución que elija debe responder bien a su entorno de flujo de trabajo existente, para que pueda lograr rápida y fácilmente el flujo de trabajo deseado, con una interrupción mínima para su negocio.

 

2. Ser capaz de organizarse de una manera que realmente tenga sentido.

Resolver el problema de los datos desorganizados es más complejo de lo que parece. Muchas veces ni siquiera es culpa nuestra. Al evaluar diferentes formas de software durante los últimos cinco años, descubrí que numerosas aplicaciones carecen de una estrategia clara que se alinee con la forma en que organizamos la información de forma natural.

La organización de sus tareas, archivos, correos electrónicos, enlaces y otros compromisos debe tener una estructura jerárquica y orgánica que pueda crecer con usted. Por supuesto, a veces parte del problema reside en nuestras habilidades organizativas (¡o en la falta de ellas!), y lo admitimos. Pero tener software que no piensa de una manera que coincida con nuestra forma de pensar, confunde estructuras rígidas, ciertamente no ayuda a nuestro caos. Esta desconexión es en realidad la razón principal por la que me he alejado de innumerables aplicaciones. En lugar de ayudarme, confundieron aún más el lío que ya tenía en la cabeza. Juegos borrados de la play store

3. Elimina la fricción al hacer

El aspecto de software más importante de la gestión de tareas es conectar contextos y espacios de trabajo. Cuando escribes, quieres que tu administrador de flujo de trabajo te lleve al archivo exacto en el que estás trabajando. Si necesita actualizar sus informes mensuales, un clic o un toque debería separarlo del trabajo real. Si te encuentras buscando, ya has duplicado tu trabajo: te has organizado una vez para realizar un seguimiento de tus compromisos y ahora tienes que navegar una vez más para encontrar el punto final de tu acción.

Integrar tareas, archivos, correos electrónicos y enlaces es el camino a seguir. Las aplicaciones que no pueden manejar esta integración no desafían los viejos paradigmas y representan otra versión “nueva” de la antigua lista de tareas pendientes. Si llega el caso, lo mejor sería tener lápiz y papel al final del día.

La actitud de la empresa detrás de su solución

Considera que uno de los aspectos más importantes detrás de tu software es el involucramiento de la empresa que lo respalda. Creo que la interacción de una empresa con su comunidad de usuarios es uno de los factores cruciales para determinar su calidad y su éxito a largo plazo. Si sus correos electrónicos no reciben respuesta o si sus sugerencias son ignoradas, debe preguntarse si la empresa permanecerá en esto a largo plazo o si tiene suficiente pasión para sobrevivir. Si se detiene el soporte y se detiene el desarrollo de aplicaciones, se quedará atrás de las tendencias y cambios más modernos que están dando forma a su industria.

Aparecerán nuevas categorías de productos, nuevas soluciones de software se convertirán en parte de su rutina diaria y querrá que su flujo de trabajo las respalde. Si cree que a una empresa le apasiona crear el software que resuelva sus problemas, puede estar seguro de que podrán integrarse en su flujo de trabajo de manera oportuna.

Nota de Mike: Me interesaría saber si tuviste en cuenta estas cinco cosas al elegir tu administrador de tareas. Díganos a Bojan y a mí en los comentarios a continuación qué solución de administración de tareas está utilizando, por qué eligió esa solución y si cree que cumple con las consideraciones mencionadas en este artículo.

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2023-10-30

 

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