Porque solo mantengo 4 proyectos en ToDoist

 

 

 

La publicación invitada de hoy es de Jonathan Pearson, un millennial decidido a dejar el mundo mejor de como lo encontró. Puede conectarse con él @JonathanPearson en Twitter o en su sitio web aquí.

Soy un ávido partidario y usuario de Todoista. Las características de Todoist, su sensación, las plataformas en las que se encuentra y su precio (gratis si lo desea) lo hacen inmejorable para gestionar tareas y proyectos.

Como cualquier otro software o aplicación, cuando comencé a usar Todoist, comencé a explorar cómo usarlo mejor y lo hice demasiado complicado.

Como no estaba muy familiarizado con él, comencé a pedir prestado a otras personas y a utilizar sus sistemas. Creé diseños para prácticamente todo lo que se me ocurrió, comencé a crear y tomar prestados filtros personalizados e incluso creé etiquetas en todos los lugares que se me ocurrieron.

 

Después de unos meses de uso personal real, encontré un par de problemas.

Uno de los problemas fue que tenía proyectos muy similares que continuaron para siempre. Por ejemplo, tuve un proyecto de comunicaciones y un proyecto de redes sociales para la iglesia para la que trabajo. Ambas son “listas” continuas y resulta un poco confuso clasificar lo que se incluyó en cada proyecto. Algunas cosas bordeaban esos dos. Terminaría con una decisión que nunca podría justificar del todo. ToDoist solo permite que una tarea esté en un “Proyecto”, por lo que a menudo miro un proyecto y no veo una tarea que pensé que debería estar allí o me olvido de hacer una tarea que luego tendría mucho más sentido.

El segundo problema fue el tiempo que dediqué a organizar actividades. Sentí que pasaba más tiempo clasificando y organizando tareas del que realmente hacía. Después de elegir el proyecto correcto, asignar las etiquetas correctas e incluso intentar asignar ciertas etiquetas de tiempo, el proceso llevó mucho tiempo.

Encontré una solución…

Ahora tengo cuatro proyectos.

Tengo un proyecto de nivel 1 llamado personal con un subproyecto llamado “trabajo paralelo”. Tengo varios “proyectos paralelos”, con una etiqueta para cada uno. Esto es realmente útil con las nuevas aplicaciones de iOS que le permiten insertar etiquetas (@) en la ventana de creación de tareas en lenguaje común.

Tengo un proyecto nivel 1 llamado trabajo con subproyectos llamados Comunicaciones. Los mantuve deliberadamente lo más anchos posible. Ahora, en lugar de intentar decidir qué tareas atribuir a qué proyectos, simplemente agrego etiquetas. Esto me permite agregar más de una etiqueta a una tarea. Luego, cuando quiero entender qué tareas debo hacer en relación con mi familia, hago clic en esa etiqueta. Igualmente si quiero ver todo lo que tengo que escribir hago clic en la etiqueta de escribir y así sucesivamente.

Este enfoque me permite ordenar de una manera diferente que tenga más sentido para mí. Me ayuda a dedicar más tiempo a trabajar en tareas que a organizarlas. También me da una mejor idea de lo que necesito hacer en casa, en el trabajo, en la computadora, etc. Entonces, puedo hacerlas todas mientras estoy allí en lugar de correr de una tarea a otra y regresar a los mismos lugares una y otra vez. Viajes y turismo

Pero espera…

Para esos nuevos proyectos ocasionales a corto plazo, sigo creando un proyecto y descargo las tareas en él. Como en mi mente no puedo recordar esas tareas tan rápido a través de etiquetas, parece funcionar mejor. También me ayuda a dividir algo desconocido en pedazos pequeños.

¿Tiene sentido para usted?

Para algunos, esto realmente no funciona. Para algunos, realmente no se puede ver el cambio. Para aquellos de ustedes que son como yo y tienen muchas ideas, listas y proyectos diferentes, pueden ver lo valioso que es esto. Aquí hay un vistazo final a mi lista de etiquetas.

Sigo manteniendo las etiquetas al mínimo. Esto realmente ha aumentado mi productividad desde que comencé la práctica. Para ser un pensador minimalista y organizado, este enfoque me dio mucho menos poder de decisión sobre dónde colocar las cosas y más tiempo y poder para hacerlo.






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2024-05-21

 

Porque solo mantengo 4 proyectos en ToDoist
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