Serie Construya un mejor flujo de trabajo: aplicaciones y servicios

 

 

 

Cimientos

Durante el mes de noviembre escribiré una publicación semanal como parte de una serie que llamo Build A Better Workflow . En publicaciones anteriores de esta serie, hablé sobre aplicaciones y servicios, así como sobre hábitos y rutinas. Pero ninguno de estos ayudará a construir un mejor flujo de trabajo que comenzar con una base sólida.

Mi búsqueda de un flujo de trabajo más productivo no comenzó con el inicio de un nuevo hábito o rutina, y ciertamente no comenzó con una aplicación o servicio. Comenzó con algo sobre lo que podía construir esas cosas y saber que incluso si cambiaba o reemplazaba esos componentes, mi flujo de trabajo seguiría siendo sólido. Comencé a construir mi mejor flujo de trabajo con una base sólida.

 

La base que utilicé comenzó con lo que ya sabía y había estado usando durante años: papel. En mi antiguo lugar de trabajo usaba mucho una agenda de papel, y el uso de colores en esa agenda era uno de los vestigios de mi flujo de trabajo actual.

Enriquecí esta fundación sumergiéndome en las obras de David Allen, Stephen Covey y Tony Robbins. Después de pasar tiempo usando cada elemento de los respectivos sistemas (y sin ningún orden en particular, debo agregar), comencé a analizar qué funcionaba mejor de cada uno y a promover esos elementos aún más. Dejé algunos de los otros elementos a un lado. En el proceso, mi base no sólo se fortaleció, sino que se volvió más personal.

“La productividad es un tema muy personal para mí. A veces se volvió demasiado personal, pero esto me ayudó a desarrollar una comprensión muy estrecha del arte y el oficio de la productividad personal. Es lo que me ayudó a convertirme en productivista. – de Un caso para volverse personal con productividad

Sin una base sólida no es posible tener un flujo de trabajo eficiente y eficaz y es necesario que ambos funcionen al máximo. La velocidad no es suficiente y es la menos importante de las dos cualidades que desea en un flujo de trabajo. La eficacia es mucho más importante (pregúntele a Todd Henry) porque le ayuda a crear cosas de calidad en lugar de cantidad. Hacer algo de manera eficiente lo logra, pero hacer algo de manera efectiva lo hace bien y, por lo general, a una velocidad razonable, mejor lo logra.

Uno de los mejores libros que he leído sobre el flujo de trabajo es esencialmente una clase magistral sobre cómo construir uno, y definitivamente analiza la construcción de una base como algo fundamental. Este libro es Flujo de trabajo: más allá de la productividad de Kourosh Dini. 1 Puedes leer mi reseña en Workflowing.net.

La única forma en la que realmente querrás mejorar tu flujo de trabajo es construir primero una base sólida. Eso significa que tienes que hacerlo tuyo y sólo tuyo. Tome elementos de los sistemas sobre los que haya hecho los deberes. Incorpore sus elementos preexistentes en su flujo de trabajo donde pueda conectarse mejor con ellos (luego use hábitos y rutinas para profundizar esa conexión). Así que no importa qué aplicaciones incluyas o hábitos que adoptes, siempre tendrás algo confiable sobre lo que apoyarte: una base que sea exclusivamente tuya.

Hábitos y rutinas

Los hábitos y las rutinas son un medio para crear una conexión, tanto con una cosa como con uno mismo. Pero, en el mejor de los casos, los hábitos y las rutinas crean una conexión con ambos. Es a través de la adopción y el fomento de hábitos que realmente puedes construir un mejor flujo de trabajo porque agregas a la mezcla algo consistente, algo en lo que realmente puedes confiar.

 

Un ejemplo de un hábito que realmente mejoró mi flujo de trabajo fue adoptar y promover mi hábito de llevar un diario. Empiezo mi día con una entrada en el diario y lo termino con otra. Siempre que sigo esa rutina, descubro que soy más eficaz durante el día y eso se traslada al día siguiente. También puedo conectarme mucho mejor con mi proceso de revisión semanal porque básicamente hago una mini revisión todos los días.

Cuando los hábitos o rutinas quedan en el camino, lo notarás. Si no son buenos para ti, verás un impacto positivo. Pero si son buenos para ti, verás un impacto negativo. He visto esto en los últimos días de mi vida. No escribía un diario dos veces al día porque sentía que estaba demasiado ocupada con el trabajo. Estaba en un entorno diferente (la ciudad de Nueva York), así que lo usé como una especie de justificación.

En palabras de mi amigo Michael Schechter, estaba racionalizando de manera sucia.

Lo sé porque escribí entradas una vez cada uno de los días que estuve fuera. Fueron en momentos extraños y no resolvieron mucho, pero el hecho de que se hicieran incluso en la forma más pequeña significó para mí que eran una parte tan importante de mi flujo de trabajo que incluso hacerlos ligeramente tuvo un impacto notable.

Mañana volveré a montarme en ese caballo y comenzaré de nuevo mi rutina de llevar un diario dos veces al día. Y me sentiré mejor por ello.

Pero, ¿cómo se pueden controlar los hábitos y las rutinas para medir su eficacia? Lo haces poco a poco y sólo lo haces uno a la vez.

Leo Babauta ya habló de ello en el pasado. Adopte un hábito a la vez para poder prestarle toda su atención. Supongo que mi sugerencia de tematizar tus meses también se puede utilizar en este sentido. Gretchen Rubin dedicó meses temáticos a su libro The Happiness Project y escribió sobre los éxitos y fracasos que lo acompañaron.

Lograr un progreso notable con pasos más pequeños conducirá a un progreso notable con pasos más grandes. Sólo hará falta tiempo, intención y atención para que esto suceda. Los hábitos no se establecen firmemente de la noche a la mañana. Y ni siquiera rutinas. Debe darles el tiempo y la atención adecuados para mantenerse apegados. Promover hábitos y rutinas no es ante todo una cuestión de eficiencia; se trata sobre todo de eficacia. La eficiencia se manifestará tarde o temprano, pero de nada sirve sin eficacia.

He usado algunas aplicaciones para realizar un seguimiento de mis hábitos, pero no es necesario. Aplicaciones como Habits, Lift, Way of Life y Clever Routines definitivamente pueden ayudar. Pero si bien estas aplicaciones pueden manejar una gran cantidad de creación de hábitos a la vez, evite exagerar agregando demasiadas a la vez. Concéntrese en desarrollar un hábito o rutina por mes al principio y mejorará en el desarrollo de aquellos que funcionarán para usted a largo plazo. Relatos Cortos

Y esto hará que su flujo de trabajo y su funcionamiento sean mucho mejores.

Aplicaciones y servicios

Hablé sobre muchas aplicaciones en mi curso creativeLIVE la semana pasada. Decidí recopilar información sobre algunos de ellos en un artículo aquí hoy para reducir un poco la sobrecarga de la “sobrecarga de aplicaciones”.

 

También quería asegurarme de incluir aquí los que me han resultado más útiles hasta la fecha. Hay muchos otros que mencioné durante mi charla, pero estos se han quedado conmigo durante más tiempo, por lo que merecen estar en el centro de atención más que otros.

Hazel ha sido importante para mí porque sirve como herramienta de automatización más que cualquier otra cosa en mi flujo de trabajo. Solo he arañado la superficie con las reglas que se pueden crear e implementar con la aplicación: David Sparks ha profundizado mucho más que muchos otros en este frente. Si bien puede que no sea la primera aplicación que desee agregar a su flujo de trabajo, será una que deberá tener en cuenta para agregarla poco después de que su sistema esté establecido y firmemente arraigado en su mente.

En términos de automatización, IFTTT y Zapier son excelentes servicios que puede utilizar para automatizar tareas que realmente no necesita (o no desea) realizar usted mismo. Definitivamente vale la pena explorarlo e integrarlo lentamente con el tiempo.

Hay muchas aplicaciones de “hábitos”, pero las que más hablé fueron Lift , Way of Life , My Minutes y Clever Routines . Si este tipo de aplicación es algo que usará no solo para mejorar su sistema sino también para mantenerlo, entonces échele un vistazo.

TextExpander ha sido un gran refuerzo de eficiencia y eficacia para mí. Para mí, funciona en segundo plano y agrega mucho valor a mi flujo de trabajo y, por lo tanto, a mi trabajo. Agregaría este, o su homólogo de Windows, Breevy , a su caja de herramientas lo antes posible.

Asana es lo que uso para la gestión de tareas en equipo. OmniFocus es mi aplicación favorita de gestión de tareas en solitario. Hay muchos otros por ahí, pero sigo volviendo a estos. Si aún no tienes un administrador de tareas propio y trabajas en equipos e individualmente, entonces Asana y Flow son los que deberías echarle un vistazo primero. Y si ya tiene OmniFocus y siente que no le funciona, intente consultar las publicaciones premium de OmniFocus y/o Creando flujo con OmniFocus. Son excelentes recursos para usuarios de OmniFocus de todos los niveles de habilidad y experiencia.

Evernote es un gran recurso para mí, pero no siempre fue así. Una vez que lo configuré para que funcionara para mí, hizo clic. Antes de eso, era un desastre. Evernote Essentials fue de gran ayuda, pero también lo fue dar un paso atrás y darle un propósito a Evernote. Si ya tienes una cuenta de Evernote, pruébala. Agréguele valor y él a su vez agregará valor.

Mi aplicación de correo favorita es Dispatch en iOS y es la aplicación que uso para procesar la mayoría de mis correos electrónicos. ¿Por qué? Porque puedo recibir correos electrónicos en mi bandeja de entrada, donde deben llegar de manera rápida y efectiva. Si eres usuario de iPhone, compruébalo. Me ha ahorrado mucho tiempo y energía desde que comencé a usarla como mi aplicación de correo electrónico principal.

Una aplicación que no mencioné, pero que fue de gran ayuda para levantarme y hablar conmigo mismo la mañana de mi charla fue Sleep Cycle . Ofreceré más ideas sobre esto en una publicación futura, pero si no tienes una aplicación de despertador en este momento, deberías probarla.

Hay mucho por ahí y no hay nada de malo en explorar para encontrar lo que funcione para usted. Cuando la exploración se convierte en indagación, es posible que acabes yendo en una dirección desenfocada y muy alejada del motivo por el que estabas explorando en primer lugar. Espero que lo que he ofrecido aquí le ayude a buscar menos… y a hacer más.

1 Kourosh también es autor de otro libro sorprendente, Creation Flow with OmniFocus, que es uno de los mejores recursos disponibles para OmniFocus. Puedes conseguir ese libro aquí.

Crédito de la foto: satty4u vía SXC.HU






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2024-05-20

 

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