Tu aplicación de correo electrónico no es tu lista de tareas pendientes

 

 

 

Permítanme aclarar esto: los correos electrónicos no siempre incluyen tareas.

 

Quiero aclarar este punto porque es importante reconocer que cuando recibe un correo electrónico, es posible que no sea necesario realizar ninguna otra acción. Puede que sea simplemente información que se sostiene por sí sola. Es posible que desees crear una tarea basada en el correo electrónico, como un seguimiento o un recordatorio para revisar el contenido del correo electrónico. Pero el correo electrónico en sí no es una tarea.

Es por eso que puedo decir con confianza que su aplicación de correo electrónico no es su lista de tareas pendientes. En su lugar, alimente su lista más amplia de tareas pendientes.

A menos que convierta su bandeja de entrada de correo electrónico en su lista completa de tareas pendientes.
Configurarlo implicaría enviar correos electrónicos para las tareas que desea completar, complementos que crean opciones de programación, categorizar los correos electrónicos en muchas carpetas, etc.

Sin embargo, creo que hacer de su aplicación de correo electrónico su lista de tareas pendientes (incluso de forma errónea o intencionada) no es prudente.

¿Pero por qué?

La configuración

Las aplicaciones de correo electrónico no están diseñadas como aplicaciones comerciales. Ni siquiera están diseñados como planificadores de papel, al menos no de forma predeterminada. El usuario debe dedicar tiempo y energía a crear carpetas y categorías.

Pero hay cosas que no puedes hacer en términos de configuración con una aplicación de correo electrónico.

Realmente no se puede crear un sistema de programación en el correo electrónico . Claro, puedes usar carpetas de la misma manera que yo las uso para mi flujo de trabajo de correo electrónico, pero no es tan efectivo como usar una aplicación de lista de tareas para este tipo de cosas.

No hay opciones de repetición de tareas en el correo electrónico listas para usar. Marcar correos electrónicos puede resultar complicado. E incluso si puedes, el significado detrás de ellas puede perderse, mientras que con una aplicación de lista de tareas hay mucha más transparencia.

En pocas palabras: un programa de correo electrónico tiene una arquitectura y un diseño diferentes a los de un programa de lista de tareas pendientes. Sin embargo, usar una aplicación de correo electrónico con su configuración actual o con complementos adicionales no será tan efectivo a largo plazo como una aplicación dedicada a tareas pendientes. El razonamiento es simple: simplemente no está diseñado para eso.

 

Entonces, en lugar de perder el tiempo tratando de convertir su programa de correo electrónico en un programa de lista de tareas pendientes, ¿no sería mejor obtener un programa de lista de tareas reales? Cuando tiene una estructura intencional, dedicará menos tiempo al correo electrónico y más tiempo a hacer el trabajo que le importa.

Las limitaciones

Dado que existen limitaciones en la configuración de aplicaciones de correo electrónico, existen limitaciones mayores. Nuevamente, puedes solucionarlos, pero esta mentalidad requiere más disciplina por parte del usuario que cualquier otra cosa.

Además, estas limitaciones pueden en realidad frenar el progreso en lugar de acelerarlo.

Una de las razones por las que la gente me dice que prefieren usar la aplicación de correo electrónico como lista de tareas pendientes es que no tienen que cambiar de aplicación. Pueden hacer todo lo que necesiten dentro de su aplicación de correo electrónico. Pero, nuevamente, no todos los correos electrónicos tienen una tarea. Entonces, ¿qué haces cuando tienes tareas que no llegan por correo electrónico? ¿Te envías un correo electrónico? Si es así, ¿cómo los organizas de una manera que te permita ver lo que te estás indicando hacer frente a lo que otros te están indicando que hagas?

Curiosamente, estas limitaciones en realidad crean fricción porque hay más incertidumbre sobre lo que sucede dentro de su aplicación de correo electrónico cuando todo está dentro de ella. Si utiliza una aplicación de correo electrónico y una aplicación de lista de tareas pendientes (o una agenda en papel), tendrá más certeza sobre lo que hay en cada una.

La mejor limitación de una aplicación de correo electrónico es que está diseñada para manejar el correo electrónico increíblemente bien. Las aplicaciones de correo electrónico pueden manipular sus mensajes, filtrarlos y hacer casi cualquier cosa con cada correo electrónico que recibe. Y eso incluye moverlos a su aplicación de lista de tareas favorita en muchos casos. Cuando usa su aplicación de correo electrónico solo para eso, estas restricciones funcionan para usted.

Pero cuando intentas hacer más, definitivamente pueden actuar en tu contra.

La conexión

Cuando utiliza el correo electrónico como su lista principal de tareas pendientes (o lista maestra), está constantemente conectado con otros. Cualquiera puede enviarte un correo electrónico en cualquier momento, por lo que si siempre estás trabajando en tu aplicación de correo electrónico estás expuesto a las interrupciones que esto puede causar. Significado de los nombres

Estas interrupciones no ocurren simplemente cuando llega un correo electrónico a su bandeja de entrada. Siempre hay este elemento subconsciente acechando en tu mente, sabiendo que un correo electrónico podría interrumpir y desviar tu flujo en cualquier momento. Trabajar continuamente en tu aplicación de correo electrónico te acerca un paso más a conectarte con otros cuando sería mucho mejor conectarte profundamente contigo mismo y con tu trabajo.

Incluso si su trabajo implica mucho manejo de correo electrónico, tener un lugar donde puedan ubicarse sus tareas no relacionadas con el correo electrónico (una aplicación de lista de tareas pendientes, una agenda en papel, etc.) le ayudará a conectarse mejor con esas actividades a medida que ocurren. será. de cualquier cosa relacionada con el correo electrónico.

 

El desafío del correo electrónico

Si le resulta imposible dejar de conectarse constantemente a su programa de correo electrónico durante un período de tiempo, le reto a que pruebe lo siguiente durante sólo un día.

1. Tome una hoja de papel en blanco, feche y escriba de 3 a 5 actividades que necesita y/o desea realizar en esa fecha.2. Trabaje su día como de costumbre, pero agregue las tareas que lleguen por correo electrónico a la hoja a medida que lleguen en lugar de dejar que se filtren en su aplicación de correo electrónico.3. Cuando haga una pausa (o respire) entre correos electrónicos en lugar de examinarlos en busca de tareas, mire la hoja que creó.4. Haga solo UNA de estas cosas durante un período de tiempo determinado (intente al menos 15 minutos) y oculte su aplicación de correo electrónico de la vista. (BONIFICACIÓN: posponga las notificaciones durante ese período de tiempo también para que no lo distraigan).5.Repita esto a lo largo del día hasta que termine el día o la lista de tareas.6. Dale la vuelta al papel y escribe cómo te sientes trabajando de esta manera durante el día.

Me encantaría saber cómo va este ejercicio, para bien o para mal, así que envíame tus resultados por correo electrónico poniéndote en contacto conmigo aquí. Quizás no pueda responderte, pero lo intentaré.

Avanzar con conciencia

Si decide cambiar su enfoque hacia el correo electrónico, tengo una última cosa que decirle: no intente hacer todo a la vez.

Pruebe primero el ejercicio que mencioné anteriormente. Pruébelo un día a la semana y luego agregue más días durante las próximas dos semanas. La mejor manera de reconocer que esto funcionará para usted es ver resultados cualitativos y cuantitativos. Quieres sentir que estás haciendo más de las cosas que realmente necesitas y quieres hacer. A menudo los correos electrónicos no contienen este tipo de actividades, al menos no cualitativas, sobre todo porque no todo lo que llega en el correo electrónico es una actividad.

Y eso se debe a que la mayoría de las tareas cualitativas en las que tienes que trabajar provienen de ti.

Claro, es posible que inicialmente provengan de otra persona, pero eres tú quien las establece como intenciones. Entonces tú decidirás cuándo les prestarás tu atención.

Este tipo de cambio no se producirá de la noche a la mañana. Tomará un poco de tiempo. Todo lo que vale la pena hacer realmente vale la pena. Pero hay que mantenerlo. Y si intentas hacerlo todo de una vez, te resultará tan desalentador que probablemente te rendirás.

Date la mejor oportunidad posible para hacerlo. Empiece lenta y deliberadamente. Registre su progreso. Construya desde allí.

Mantener su aplicación de correo electrónico separada de su lista principal de tareas le ayudará a ver claramente las líneas de comunicación que tiene entre usted y los demás. Podrás realizar las tareas de ambas listas con mayor concentración y concentración que antes.

Y podrá eliminar el correo electrónico cuando sea el momento adecuado para usted.

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Tu aplicación de correo electrónico no es tu lista de tareas pendientes

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2024-05-20

 

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