15.000 pies: el espacio entre proyectos y áreas de interés y responsabilidad

 

 

 

Este artículo, escrito por el colaborador invitado Ray Sidney-Smith , se originó a partir de una conversación en el episodio 142 de Workflowing. Ray es un entusiasta de la productividad personal y GTD, además de blogger, podcaster y organizador-facilitador detrás de Two Minute Rule, #ProdChat, ProdPod, Productivity Book Group y muchos otros proyectos inspirados en la productividad.


Lo admito: soy un planificador .

Ya sabes el tipo. Disfruto escribir mis ideas, crear planes y anotar mis estrategias y tácticas para ejecutar esos planes. Me siento muy orgulloso de observar el inicio de un proyecto, marcar elementos de mi lista de verificación y trazar ingeniosamente mi camino hasta la meta de cada proyecto.

 

(Lo más probable es que algunos de ustedes que están leyendo esto ahora también sean planificadores. No se preocupen. No los obligaré a levantarse y decirlo en voz alta).

Pero, dicho esto, puedo decir que este post es todo sobre planificación y siento que estoy debidamente advertido. Hace unos años me di cuenta de que mi sistema de productividad personal, basado en Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity de David Allen, me hacía rehacer y reconsiderar la planificación de proyectos una y otra vez. Si bien esto me hace feliz internamente como planificador, sabía que no era el mejor uso de mis habilidades. Entonces, me propuse descubrir no solo por qué los proyectos son proyectos, sino también cómo podría resolver el problema de que estos proyectos ya no se sientan como proyectos.

¿Qué son los proyectos?

Proyecto. A menudo se utiliza como sustantivo. Y hablamos de proyectos con bastante frecuencia en relación con nuestra productividad personal. Esto se debe, en gran parte o en su totalidad, al hecho de que Getting Things Done se publicó en 2001.

“En realidad, no se hace un proyecto; sólo puedes tomar medidas de acción relacionadas con ello”, dijo Allen. “Cuando se hayan tomado suficientes acciones correctas, se habrá creado una situación que coincide lo suficiente con su imagen inicial del resultado como para considerarlo ‘hecho'”.

Esto contrasta sólo marginalmente con el campo de la gestión de proyectos, donde la definición de proyecto se conoce comúnmente como una “empresa temporal” que pretende tener un principio y un final. David continúa limitando aún más un proyecto en Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life como “logros que se pueden completar en un año”.

En la metodología Getting Things Done (GTD), existen Horizontes de Enfoque (que vienen con una analogía con la altitud) y estos horizontes incluyen perspectivas verticales de planificación de la vida. Para nuestra discusión, sólo me preocupan las acciones de seguimiento (pista) que constituyen proyectos (10.000 pies) gestionados por áreas de enfoque y responsabilidad (20.000 pies). Cuando me encontré con mis dificultades GTD con los proyectos, hice lo que hacen los mejores GTD: busqué un horizonte de interés para mis áreas de interés y responsabilidad. ¿Había algo que no estaba guardando ahí que estaba causando el hipo en mi sistema? ¿Había algo intermedio que funcionaría mejor para mí?

Las áreas de enfoque y responsabilidad a menudo se denominan “roles y responsabilidades” que se deben mantener en la vida y el trabajo. ¿Qué sombreros usas? ¿Qué tengo que mantener? Hijo, hija, supervisor, cónyuge o pareja, entrenador, amigo, madre, padre, tía, tío, dueño de negocio… la lista continúa.

 

Si llevaba algunos proyectos que, por naturaleza, duran más de un año a una altitud de 20.000 pies, comencé a revisarlos con menos frecuencia (como haría con cualquier cosa a esa altitud) y comencé a desconfiar de mi sistema. Si mantenía algunos proyectos a nivel de proyecto, volvía a tener el problema de la repetición.

Este proyecto contenía varios proyectos dentro de él, pero el proyecto principal no estaba destinado a desaparecer. Otro proyecto tenía siguientes pasos de acción improvisados ​​y proyectos paralelos, pero sentí la necesidad de repetir los pasos de planificación del proyecto cada vez para asegurarme de que no me faltaba nada. Algunos ejemplos han sido mi blog/podcast, mi club de lectura, mis empresas y muchas de esas áreas/proyectos de gestión dentro de mis empresas, los GTD Meetups que organizo y facilito (en Washington DC y Nueva York), el chat semanal de Twitter# ProdChat soy anfitrión y muchos otros proyectos en curso que abarcan muchos años.

Con el tiempo me di cuenta de que necesitaba un nuevo horizonte GTD y me decidí por 15,000 Pies: El Programa .

Un programa me soluciona el problema de un proyecto que no encaja en el molde de proyecto definido por GTD. (Puede reemplazar “programa” con otro término para 15,000 pies, pero fue la mejor palabra que pude encontrar para mis necesidades). Necesitaba encontrar espacio entre los proyectos y mis áreas de interés y responsabilidad, y me decidí por un lugar en entre. Mejores Opiniones y reviews

“Encuentre un lugar en el que confíe y luego intente confiar en él por un tiempo”. – Corita Kent

¿Cuáles son los programas?

Decidí probar este nuevo horizonte en mi sistema durante seis meses, sólo para ver cómo sería. Pero primero desarrollé algunos principios de lo que hace que un programa no sea un proyecto ni un área de interés y responsabilidad.

Un programa:

  • Dura más de un año (y se supone que continuará)
  • Contiene múltiples proyectos en un momento dado.
  • Indica mi intención de hacerlo crecer o mejorar (estos son fácilmente mensurables cuantitativamente – por ejemplo, ingresos, oyentes/lectores, participantes y otras métricas “difíciles” – no simplemente cualitativas)
  • No se puede simplemente delegar, sino que se le puede dar la propiedad a otra persona en algún momento cuando quiera dejar de administrarlo.
  • Se evalúa con menos regularidad que un proyecto y se basa en ello en mis revisiones mensuales y trimestrales de nivel superior, mientras que solo reviso 20,000 pies semestralmente.

Puedo decir con gran confianza que seis meses se convirtieron en un año, un año en varios años. Y nunca he estado más emocionado de ver crecer mis programas. Veo mis roles y responsabilidades en la perspectiva GTD “tradicional”, como mantenimiento. Y veo proyectos, cosas que planeo y luego realizo y logro. Pero siempre trato de medir y hacer crecer los programas. Con este nuevo horizonte, puedo ver mis objetivos con mayor claridad y pasar del proyecto a la siguiente acción, sabiendo que estoy apuntando al premio correcto.

Los proyectos todavía tienen límites establecidos en mi sistema de productividad inspirado en GTD. Y por eso no bastaba con etiquetar algunos proyectos como un “rol” o una “responsabilidad” a mantener. Los programas llenan este vacío para mí; es algo que quiero promover y hacer crecer, no sólo mantener. Soy administrador de varios de mis propios programas y no veo la hora de pasárselos a alguien algún día. Si tiene esa sensación persistente de que está administrando demasiado ciertos proyectos o que tiene un rol que realmente se parece más a un proyecto, puede implementar programas en su sistema de productividad y ver cómo funcionan para usted.

¿Ha cambiado los horizontes de enfoque de alguna manera para incluir algo así como un programa? ¿Cómo rastrea, mide y hace crecer los proyectos en curso en su vida y trabajo? Déjame saber abajo en los comentarios.

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