5 formas de aprovechar al máximo los filtros en Todoist

 

 

 

La capacidad de concentrarse realmente en las tareas en Todoist no se limita a las vistas Proyecto o Etiquetas. Inicialmente, los nuevos usuarios pasan su tiempo trabajando en Proyectos y luego poco a poco comienzan a agregar etiquetas a la mezcla, permitiéndose trabajar con etiquetas como activadores. Una vez que te conviertes en un usuario avanzado, te das cuenta de que alternar entre proyectos y etiquetas puede interrumpir tu flujo de trabajo, por lo que finalmente abres esa pestaña que has estado evitando: Filtros .

 

Todoist ofrece un manual sobre filtros, pero he descubierto que ese manual es simplemente un trampolín hacia lo que puedes hacer con ellos en un escenario de usuario en tiempo real. Los filtros en Todoist realmente pueden permitirte refinar y concentrarte en las tareas de una manera que ni la vista Proyecto ni Etiquetas pueden hacerlo, y en esta publicación te ofreceré 5 formas en las que puedes aprovechar al máximo los filtros en Todoist.

1. No uses demasiados filtros

Tiendo a utilizar el dicho de David Allen sobre las bandejas de entrada cuando se trata de filtros: tenga tantos como necesite pero la menor cantidad posible.

Con cualquier aplicación de gestión de tareas, no tienes que preocuparte por cuántos proyectos tienes, pero la cantidad de contextos (que son básicamente etiquetas en Todoist) debe ser limitada porque deben representar cosas que durarán mucho más que los proyectos. Es por eso que los lugares, las personas, las aplicaciones, los niveles de energía, etc. son buenos contextos/etiquetas.

Los filtros deberían ser igual de limitados, si no más. No querrás pensar demasiado en qué filtro deberías dedicar tu tiempo. En cambio, debes prestar atención a cómo trabajas en Todoist cuando lo usas sin filtros para comprender qué etiquetas te importan más. Luego, use esas etiquetas como identificadores clave al crear filtros para que pueda concentrarse en lo que debería estar trabajando en un momento dado.

2. No compliques demasiado tus filtros

En muchos casos, no soy fanático de los filtros. Especialmente en Gmail.

¿Por qué?

Porque los filtros pueden romperse… más si son demasiado complejos. Este proceso de pensamiento ha influido en mi uso de filtros en Todoist, por lo que trato de mantener mis consultas de búsqueda filtradas en no más de dos componentes.

No es difícil de hacer y obtienes excelentes opciones de filtrado.porque no puedes usar proyectos en consultas de búsqueda para filtros. (Actualizado el 18/12/14: Gracias a uno de nuestros lectores, Steve, por señalar que esto ha cambiado desde que se publicó originalmente esta publicación. Ahora puede usar “p:NombreProyecto” (sin las comillas) como término de búsqueda. ) Esto significa que está limitado a fechas y etiquetas, lo cual no es malo si usa etiquetas de una manera que beneficie su flujo de trabajo y usa fechas de vencimiento con regularidad. En realidad, de forma predeterminada hay un filtro que enumera todas las tareas a las que no se les ha asignado una fecha, por lo que podría ser un excelente lugar para comenzar después de terminar de leer este artículo, ya que puede comenzar a asignar fechas de vencimiento (o fechas en general) a dichas tareas. tareas.

 

Los filtros que utilizo son sencillos y me ayudan a dirigir mi trabajo con la menor fricción posible. Los que más uso son los siguientes (Nota: las fórmulas de consulta están entre paréntesis):

  • Tareas de alta energía: hoy (@high tod)
  • Tareas de alta energía: tardías (@high od)
  • Tareas de alta energía: 5 días (@altas 5 días)
  • Tareas energéticas normales – Hoy (@normal tod)
  • Tareas de energía normales: tardías (@normal od)
  • Tareas energéticas normales: 5 días (@ 5 días normales)
  • Tareas de baja energía: hoy (@low tod)
  • Actividades de baja energía: tardías (@low od)
  • Tareas de baja energía: 5 días (@baja 5 días)

Encuentro que estos filtros son todo lo que realmente necesito para hacer las cosas diariamente y de hecho paso la mayor parte de mi tiempo en los que tienen el componente de “5 días” porque contienen las tareas del día junto con las del resto del día. la semana laboral.

Es posible que desee excluir algunas de estas consultas de sus opciones de filtro o incluso agregar etiquetas adicionales (por ejemplo, Correo electrónico de bajo consumo: 5 días sería “@low @email 5 días”). La clave es pensar qué filtros te ayudarán más con tu productividad y luego crearlos.

(Nota: a diferencia de los proyectos y las etiquetas, no verá cuántas tareas hay en cada filtro. Así que asegúrese de utilizar etiquetas que utilice con frecuencia al crear filtros para poder aprovechar esta función).

3.Haga de los filtros su punto de partida

Una vez que hayas configurado tus filtros, es crucial que los conviertas en tu punto de partida cuando abras Todoist. Las vistas predeterminadas de Hoy y los próximos 7 días están diseñadas para las masas, pero sus filtros son los que usted crea para que estén hechos a medida para las necesidades de su flujo de trabajo.

Si está utilizando Chrome o Safari, simplemente apunte su navegador al filtro que desea utilizar como punto de partida principal. Luego márcalo como favorito, preferiblemente colocándolo en tu barra de marcadores, y cada vez que hagas clic en él obtendrás el filtro que deseas como pantalla de inicio de Todoist. También puede elegir esa vista como una de sus pestañas de inicio en cualquiera de los navegadores simplemente ingresando a la configuración de su navegador (que variará) y configurando la URL de ese filtro como una de sus pestañas de inicio. Recetas faciles y rápidas

Dado que los filtros en realidad son solo consultas de búsqueda, también puedes usarlos como vista inicial en la aplicación Todoist independiente. Simplemente haz clic en el engranaje en la esquina superior derecha de la aplicación Todoist, selecciona Configuración de Todoist, luego en la pestaña General cambia Página de inicio a Consulta personalizada (como se muestra en la imagen a continuación).

 

Luego copie la URL de la página de inicio deseada (en este caso, una vista filtrada deseada) y péguela en el cuadro de diálogo. Después de eso, la página de inicio cuando abra la aplicación independiente será la consulta personalizada que ingresó.

4. Colorea tus filtros

Puede cambiar el color de un filtro durante el proceso de creación del filtro o editándolo y luego haciendo clic en el ícono desplegable al lado del nombre del filtro. Se abrirá una ventana emergente que le ofrecerá una selección de colores para elegir que puede asignar a ese filtro. Puedes ver cómo lo hice en la imagen de abajo.

En su mayor parte, he marcado todos mis filtros para que coincidan con mis etiquetas. Pero una de las cosas que me aseguré de hacer es marcar todos los filtros que tienen el elemento “Tarde” con el color rojo, lo que les da una mayor sensación de urgencia. No soy partidario de utilizar el rojo para tareas a menos que sean urgentes y por eso he evitado usarlo en mis diseños y etiquetas. Veo valor en usar el color rojo para estos filtros en particular porque aislará todas las tareas atrasadas, independientemente del proyecto.

Podría haber creado fácilmente un filtro llamado Caducado y luego cambiar su color a rojo, pero la idea de usar filtros es brindarle varias vistas de sus tareas que le resultarán útiles. Tener un filtro Caducado simple no me ayuda tanto como tener filtros que escanean todo lo que ha caducado de las etiquetas que ya estoy usando. En este caso las etiquetas que más uso son las relativas al nivel de energía. Por lo tanto, es natural segmentar todo lo que pueda estar rezagado en cada una de esas etiquetas. Si utiliza contextos más tradicionales para las etiquetas (como las basadas en la ubicación), es posible que desee utilizar “@home + od” o “@email + od” en su lugar.

El uso del color puede brindarle un disparador visual que llame su atención de manera más efectiva que un simple título basado en texto.

5. Organice los filtros en algún tipo de orden.

El color puede ser de gran ayuda para notar rápidamente los filtros, pero colocarlos en el orden que mejor se adapte a su flujo de trabajo es aún más valioso.

Al igual que puedes hacerlo con los proyectos en Todoist, puedes ordenar los filtros en el orden que desees (no puedes hacer esto con etiquetas). Yo recomendaría ordenarlos de más usados ​​a menos usados, pero también depende de las fórmulas que estés usando para los filtros.

Como puede ver en mi configuración en la imagen de arriba, todos los filtros que contienen el identificador Caducado están en la parte superior, con los de alta, normal y baja energía programados para hoy o en los próximos 5 días debajo de ellos. Esto significa que eliminaré las tareas vencidas (si las hay) antes de pasar a las tareas que vencen hoy o en la próxima semana laboral. También notarás que puse tareas caducadas de baja energía en la parte superior. De esta manera puedo eliminar primero todas las tareas de menor energía que están retrasadas y pasar a las de mayor energía a medida que avanzo. Luego enumeré las tareas de alta energía que aún no vencen, encima de las tareas de baja energía. Es por eso que miro primero las tareas que requieren niveles de energía más altos,

Ya sea que hayas estado usando Todoist durante mucho tiempo o recién estés comenzando, dedica algo de tiempo a crear filtros. Hacer esto llevará algo de tiempo, pero usar los filtros de Todoist realmente te ayudará a llevar tu productividad al siguiente nivel.

Si quieres obtener más información sobre lo que puedes hacer con Todoist, consulta mi publicación sobre cómo realizar una revisión semanal de Todoist y el artículo donde analizo cómo realmente puedes aprovechar las etiquetas de Todoist.

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