5 técnicas para vencer la sobrecarga de trabajo

 

 

 

La publicación invitada de hoy es de Linda Craig. Linda es especialista sénior en contenido y experta en redacción en Assignment Masters. También le gusta hablar de productividad y optimización de todas las áreas del negocio.

Pasas todo el día trabajando duro en la oficina, revisando la pila de documentos sobre el escritorio. Sabes que todavía tienes mucho trabajo por hacer, pero la sola idea de hacer todo este trabajo es abrumadora. Para muchos, el enfoque del trabajo es muy particular: cuanto más trabajo tienes, menos ganas tienes de empezar a realizarlo.

Como sabes, tu empleador espera que seas muy productivo, por eso es importante administrar tu tiempo de manera más efectiva. En muchos casos, esto significa hacer más trabajo en menos tiempo.

 

Si buscas soluciones sobre cómo gestionar la sobrecarga de trabajo, encontrarás muchos artículos que te enseñarán cómo lidiar con el estrés. Sí, estas técnicas de manejo del estrés pueden ser efectivas cuando se trata del caos en la oficina. Pero ¿cuál es la causa principal de tal estrés? Muchas veces es una sobrecarga de trabajo.

Veamos cinco técnicas que le ayudarán a salir adelante.

1. Olvídate de tu lista de tareas pendientes

Estás acostumbrado a escribir una lista de tareas pendientes todos los días, ¿verdad? ¿Su lista de tareas pendientes es relevante para sus prioridades o en realidad simplemente lo está frenando? Si no te ayuda, olvídalo. Estás abrumado. Considere dar un paseo y dedicar un tiempo a pensar. Entonces pregúntese: “¿Qué DEBE pasar hoy?” Eso es lo único a lo que tienes que llegar. Una vez que termines esta tarea, tómate otro breve descanso. Luego, averigua qué debes hacer a continuación y hazlo.

Si desea probar otro enfoque, planifique su día de manera un poco diferente. Primero, escriba la lista de tareas pendientes a la que está acostumbrado. Míralo bien y largo. Así que averigüe cuál de estas tareas debe realizar lo antes posible. Una vez que haya hecho eso, considere esta cita de Mark Twain.

“Cómete una rana viva por la mañana y no te pasará nada peor durante el resto del día”.

Aplique la cita anterior a su lista de tareas pendientes. Si tiene varias prioridades en su lista que deben cumplirse, comience primero con las tareas menos divertidas. Adelante. Cómete esa rana. Por ejemplo, digamos que necesita evaluar a algunos empleados, escribir un informe de la empresa y hacer una presentación. Las evaluaciones son muy urgentes, pero no le gusta en absoluto criticar a sus compañeros. El informe de empresa también es urgente y no tienes problema en realizarlo. Finalmente, tienes muchas ganas de pasar a escribir la presentación, pero aún te queda un mes antes de la fecha límite.

Una forma de manejar la situación sería realizar evaluaciones por la mañana. De esta forma podrás eliminar la parte más difícil. Luego tendrás el resto del día para presentarte. Puedes posponer la presentación hasta mañana. Este enfoque requiere una autoevaluación honesta de tu trabajo que te permitirá seguir adelante.

2. Organizar y planificar

Es importante crear un plan de acción que le ayude a gestionar la situación. Organice su calendario de una manera que tenga sentido para usted. No olvides hacerlo simple. Tienes la opción de utilizar una agenda en papel para realizar un seguimiento de tus tareas o utilizar Google Calendar (que es bastante impresionante).

 

¿No sabes por dónde empezar? Primero, piense en las cosas que SABE que deben suceder. Es posible que tenga una fecha límite para un informe comercial, una presentación para un proyecto importante o cualquier otra tarea importante. Introduce la fecha en tu calendario. A continuación, piense en tareas recurrentes que no pueda omitir. Llénelos también. Definitivamente tienes algo de tiempo libre en tu agenda. Rellénalo con pasos progresivos que te llevarán a completar esa tarea realmente importante.

3. Gestiona tus emociones

En algunos casos, tus emociones pueden empeorar las cosas. Sigues imaginando el peor resultado: “¿Qué pasa si fracaso?” o “¿Qué pasa si decepciono a mi jefe?” Estos pensamientos negativos tienen el potencial de empeorar una situación estresante. Pensar en las expectativas de las personas no le ayudará a realizar el trabajo. En lugar de insistir en tus dudas o incertidumbres, habla con un amigo que te apoye y reconozca tus mejores cualidades. Una charla rápida puede ayudarle a aumentar su confianza y autoestima. Lee un libro o escucha música para mejorar tu actitud. Haz algo por tu salud mental y encuentra una manera de mantener a raya esos pensamientos negativos. Toma algunas clases de yoga. Captain Tsubasa Spain

4. Encuentra lo que se puede eliminar.

La sobrecarga de trabajo ocurre cuando tienes más tareas de las que puedes completar. En algunos casos, es necesario eliminar algunas actividades que no ayudan a alcanzar los objetivos de la organización. Por ejemplo, digamos que dedica seis horas a la semana asistiendo a reuniones. Hable con su supervisor y explíquele cómo las reuniones le impiden cubrir otras responsabilidades importantes. Pregúntale a tu jefe si se puede reducir el número de reuniones. Pregunte si puede asistir a reuniones alternas o incluso realizar cambios para agilizar las reuniones y hacerlas más efectivas.

5. Reconsidera cómo haces tu trabajo

Cuando se concentra intencionalmente en una tarea específica que tiene entre manos, descubrirá que a menudo hace su trabajo con la más alta calidad. Divide tu trabajo en pasos simples. Dirige toda tu energía hacia su finalización y haz lo mejor que puedas para hacer un buen trabajo. Agrupar tu trabajo también puede ser de gran ayuda. Cuando haces varias tareas similares juntas, notarás que las estás haciendo de manera más efectiva porque tu cerebro ya está en sintonía y no estás saltando de una cosa a otra.

Si no puede realizar todo este trabajo por su cuenta, tómese un tiempo para pensar en una delegación eficaz. Por ejemplo, si no tiene tiempo para administrar los perfiles de redes sociales de la empresa, puede delegar esa tarea a un colega o incluso subcontratarla a un administrador de redes sociales si su presupuesto lo permite. También puede contratar un servicio de redacción profesional cuando no pueda escribir publicaciones de blog, informes, artículos o cualquier otro documento programado que deba completar. Los asistentes virtuales suelen ser una inversión muy inteligente.

Manejar la sobrecarga de trabajo requerirá tiempo y perspectiva. La clave del éxito es creer en uno mismo. Has completado tareas “imposibles” antes, ¿verdad? Tu actitud guía todo lo que haces. Piensa en positivo y aplica una de las cinco técnicas anteriores.






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2024-05-21

 

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