La publicación invitada de hoy es de Johan D’Haeseleer. Es escritor, orador y fundador de Extra Time. La pasión de Johan es ayudar a otros a aprovechar al máximo su tiempo y también reducir los niveles de estrés.

Seamos realistas, estás muy ocupado. Tu calendario está lleno, pero constantemente agregas más tareas a tu lista de tareas pendientes, ¿verdad? Si eres completamente honesto, sentirás que estás perdiendo el control. Y eso parece asqueroso. Tu bandeja de entrada está llena. No estás satisfecho con tu trabajo. Te encuentras pasando de un problema a otro todo el día.

Houston, tenemos un problema.

La buena noticia es que las cosas mejorarán si haces algo ahora. No querrás esperar hasta que se agote por completo o tendrás que tomar medidas drásticas. Para ayudarle, aquí hay nueve señales a las que puede prestar atención.

1. Tus niveles de concentración son más bajos de lo normal.

Una tarea sencilla lleva más tiempo de lo habitual. Tiene dificultades para distraerse y no puede concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Descubres que tu atención está siendo secuestrada por todo tipo de señales. En estas situaciones, su energía mental suele ser demasiado baja. Necesitas recuperar la concentración. No espere hasta estar exhausto para hacer algo al respecto. Dar un paseo. Levántate de tu escritorio. Habla con algunos de tus compañeros de trabajo (fíjate que dije habla, no te quejes. Si te quejas, es otra señal de que estás al borde del agotamiento).

2. Trabajas más horas.

No es inusual trabajar ocasionalmente algunas horas extra, pero se convierte en un problema cuando trabajas más horas durante un largo período de tiempo. También es posible que llames a tu familia varias veces para decirle que volverás a casa más tarde o que simplemente necesitas más tiempo.

3. Te falta entusiasmo.

Cuando suena la alarma de la mañana, te sientes frustrado y deseando que llegue el día. Presionas el botón de repetición varias veces con la esperanza de que unos minutos más mejoren las cosas.

4. Revisas la bandeja de entrada de tu correo electrónico más de lo habitual.

Te encuentras dedicando más tiempo de lo habitual al correo electrónico. En lugar de realizar sus tareas, se encuentra buscando nuevos correos electrónicos.

5. Estás más cansado de lo normal.

Tus niveles de energía física y mental son notablemente más bajos de lo habitual. En lugar de aprovechar la noche para disfrutar de la vida familiar o con amigos, te encuentras durmiendo en el sofá.

6. No te sientes seguro.

Las tareas urgentes y las tareas importantes pasan a un segundo plano. Encuentra que sus niveles de confianza flaquean y se siente inseguro acerca de las decisiones que ha tomado (o que necesita tomar).

7. Te falta coherencia.

Parece que no puedes encontrar el impulso o establecer un ritmo saludable. Tienes buenas intenciones, pero descubres que no estás haciendo las cosas que quieres hacer. Empiezas a ignorar recordatorios y elementos de tu lista de tareas pendientes. En lugar de hacer ejercicio por la mañana, miras televisión. En lugar de leer un libro en el tren, navegas por la web en tu teléfono.

8. Estás muy irritable.

Tienes la mecha más corta de lo habitual y las pequeñas cosas te molestan. Tus respuestas son de naturaleza petulante y los demás pueden incluso sentirse incómodos a tu alrededor.

9. Te encuentras quejándote.

Cuando tus colegas se quejan de un problema, rápidamente te unes a ellos. El problema aquí es que la negatividad genera más negatividad. Cuando te quejas, esa mentalidad negativa puede trasladarse a otros aspectos de tu vida. Y cuando te quejas mucho, definitivamente algo anda mal.

¿Qué puedes hacer sobre el agotamiento?

Entonces, ¿qué puedes hacer si notas estas señales de advertencia? Sobre todo, deberías tomarte un descanso. Recarga tus niveles de energía y ordena las cosas. La buena noticia es que esto no requiere necesariamente mucho esfuerzo. Quizás necesites salir a caminar o simplemente tomarte una tarde libre. Otro paso importante es asumir la responsabilidad.

Al pensar en su problema, probablemente llegará a la conclusión de que la mayoría de sus sentimientos de abrumador están relacionados con su trabajo. Si te volvieras más eficiente, o incluso tuvieras menos trabajo, eso definitivamente ayudaría, ¿no es así? Aquí hay algunas estrategias que puede utilizar en el trabajo para aligerar su carga.

Deja (parte de) tu trabajo

No puedes gastar tu tiempo en cosas que no te dan resultados. Cuando dejes de trabajar en estas tareas, te darás tiempo extra. Es comprensible que esta pueda ser una decisión difícil de tomar. Todos somos criaturas de hábitos. También puede tener dificultades para decidir qué actividades debe dejar de realizar. Créame, este es un tiempo bien invertido porque a la larga ahorrará tiempo. También liberarás valiosa energía mental que podrás utilizar en otros lugares.

Decir que no no es fácil, especialmente cuando tienes intereses diferentes. Es posible que no esté seguro de en qué quiere centrar su atención. Da pequeños pasos. Roma no se construyó en un día, ¿verdad? Tenga un plan sencillo. Cuando tenga un plan en marcha, esto le ayudará a establecer límites y límites. Lo más importante es que estos límites pueden ayudarle a orientarse sobre qué actividades debe dejar de realizar.

Entonces, ¿cómo puedes hacerlo, verdad?

Echa un vistazo a tu día y encuentra las áreas que no están alineadas con tu plan. Hacer un inventario. Piénsalo. Luego elimine todas las tareas que no sean necesarias.

hacer menos trabajo

Esto no es tan drástico como el primer paso. ¿Piensas en algunas de las cosas que haces varias veces al día, a la semana o al mes? ¿Se puede reducir la frecuencia de estos elementos? Considere realizar la reunión semanal cada dos semanas. De repente tienes treinta minutos de tiempo extra a la semana. Olla express a presion

Considere utilizar el principio de Pareto. La regla establece que para muchos eventos alrededor del 80% de los efectos surgen del 20% de las causas. Si aplicas esta regla a lo que lees, sabrás que el 20% de lo que lees constituye el 80% de lo que sabes. Puedes consumir menos información en línea. La regla del ochenta y veinte se aplica prácticamente a todo. No dudes en utilizarlo.

Reutiliza parte de tu trabajo

¿Tienes trabajo que puedas reutilizar? ¿Por qué no utilizar parte de ese contenido en otra plataforma? Digamos que utiliza imágenes en su sitio web. ¿Por qué no compartirlos también en Instagram? ¿Tienes algún vídeo en tu sitio web? Puedes subirlo a Youtube. Cuando reutiliza parte de su trabajo, ahorra tiempo e incluso puede obtener mejores resultados de sus esfuerzos iniciales.

Agrupa tu trabajo

Una de las formas más sencillas de hacer más cosas es agrupar tareas similares. Esto no significa trabajar en varias cosas a la vez (eso sería realizar múltiples tareas), sino hacer una tarea tras otra. A medida que continúe agrupando su trabajo, su velocidad aumentará.

Aquí hay algunos ejemplos a considerar:

• No vas a la oficina de tu jefe cinco veces al día para hacerle una pregunta, ¿verdad? En cambio, una mejor manera de manejar la situación es escribir sus preguntas y venir una vez para hacer todas sus preguntas.
• Cuando escribas algo, no escribas y edites al mismo tiempo. Esto llevará más tiempo. En su lugar, escriba primero y luego edite más tarde.
• En lugar de revisar su bandeja de entrada diez veces al día, puede revisarla dos o tres veces durante el día.

Simplifica tu trabajo

Todo lo que haces es una de tres cosas: una entrada, una salida o un proceso. El proceso es el paso intermedio que incluye el trabajo realizado para transformar una entrada en una salida. Puede intervenir en cualquiera de estos tres puntos, lo que genera tiempo adicional. Echemos un vistazo más de cerca a cada área.

Simplifica tus resultados. En algunos casos, es posible que desees poner el listón más bajo. ¿Cuándo un producto es lo suficientemente bueno para enviarse? Algunos detalles son innecesarios y, de hecho, pueden impedir el progreso. Cuando establezcas límites, te ayudará a ser más efectivo y eficiente.

Simplifique sus entradas. ¿Puedes obtener el mismo resultado con menos información? Si es así, utilice este enfoque. Cuando creas algo, es normal preparar demasiado o dedicar demasiado tiempo a investigar. Como regla general, use las cosas que sabe que necesita para el proceso de arranque (o para crear una entrada), nada más.

Simplifica tu proceso. Observa todos los pasos que estás dando y pregúntate si aportan valor o no. Si no añaden valor, elimínelos de su enfoque.

Sistematiza tu trabajo

Puede ahorrar tiempo estableciendo un enfoque sistemático para las tareas que necesita realizar con frecuencia. Por ejemplo, las listas de verificación suelen ser una forma útil de monitorear los procesos. ¿Cuál es su sistema para procesar sus entradas? ¿También utilizaste este gráfico antes?

Dejas las llaves del coche en el mismo sitio para ahorrar tiempo, ¿verdad? Esta es una forma simplificada de sistematización. Aplique este tipo de enfoque a su trabajo.

Automatiza tu trabajo

Tomar un proceso sistemático y automatizarlo puede ahorrarle mucho tiempo. Antes de automatizarlo, simplifica el proceso tanto como sea posible. Asegúrese de que cada parte del proceso sea realmente necesaria y controlada. Automatizar un proceso no controlado no le ayudará a ahorrar tiempo.

Aquí hay un par de ejemplos de dónde funciona bien la automatización:

• La facturación automática ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
• Cuando te encuentras usando los mismos fragmentos de texto, los expansores de texto son muy útiles. Un atajo simple puede pegar una gran porción de texto en un documento.
• Si es así, entonces es una herramienta útil que le ayudará a ahorrar tiempo. Una vez que configura una “receta”, puede recibir un correo electrónico automático cuando llueve, hacer copias de seguridad automáticas de las fotos que publica en Facebook, guardar automáticamente sus contactos en una hoja de cálculo de Google y mucho más.

Delega tu trabajo

Cuando delega tareas o proyectos al personal o a los miembros del equipo, esto puede brindarle tiempo adicional. El desafío muchas veces es que tú decides qué delegar. ¿No estás seguro de cómo tomar una decisión? Mira tu lista de verificación. Encuentra los elementos que sigues postergando o que sabes que no se adaptan a tus habilidades. Debes delegar cuando alguien más esté más calificado o sea más barato que otra persona se encargue de una tarea.

Cuando un nuevo empleado se une a tu equipo, delegas, ¿verdad? Esto les da trabajo que hacer y también te da tiempo extra. El problema es que la gente sólo delega cuando no tiene suficiente tiempo.

Subcontrata tu trabajo

En muchos casos, resulta muy ventajoso contratar asistencia externa. El número de autónomos disponibles en todo el mundo está aumentando. Para cualquier área que requiera habilidades especiales, puedes adquirirlas o subcontratarlas. Por ejemplo, cuando sus habilidades de diseño no son espectaculares, lo mejor es subcontratar la maquetación y el diseño web. Esto le ahorrará tiempo y también obtendrá un mejor resultado general.

Haz tu trabajo más rápido

No hay nada de malo en trabajar más rápido en determinadas áreas. Personalmente aprendí a leer más rápido asistiendo a este taller que aumentó mi velocidad de lectura de 250 palabras por minuto a 750 palabras por minuto. Cuando leo un libro más largo, digamos de 55.000 palabras, ahora ahorro alrededor de dos horas y media de mi tiempo al leer más rápido. Otra área útil para desarrollar la velocidad es la mecanografía. Cuanto más rápido escribas, más podrás comunicarte. También puedes ahorrar tiempo en esta área. Vale la pena invertir en ambas habilidades.

Estés donde estés, ya sea que te esté yendo bien en este momento o lidiando con el agotamiento, la buena noticia es que puedes cambiarlo todo hoy. Muchas veces, la clave es ser intencionalmente consciente de uno mismo. Cuando sepa que hay un problema, podrá empezar a trabajar en una solución.

¿Cómo lidias con el agotamiento? Por favor comparta sus pensamientos en los comentarios.

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9 señales de que estás al borde del agotamiento (y qué hacer al respecto)

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2025-01-05

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