Uno de los errores de productividad más comunes que he visto es que las personas pasan demasiado tiempo en su aplicación de correo electrónico que en cualquier otra aplicación de su computadora. Este problema es universal, independientemente de si el usuario es un devoto de Windows u OS X. La atracción del correo electrónico es fuerte. Y a menudo es reforzado por aquellos con quienes trabajan, lo que hace aún más difícil liberarse de su control.
Hay dos consejos que ofreceré a aquellos que intentan ser más productivos e identifican que el correo electrónico ralentiza su progreso. La primera es revisar el correo electrónico a segunda hora de la mañana. Esto les permite concentrarse en cualquier tarea que consideren más importante en lugar de verse descarrilados desde el principio por los mensajes en sus bandejas de entrada de correo electrónico. La forma en que justifico este enfoque es con la siguiente cita:
“Cuando revisas tu correo electrónico a primera hora de la mañana, lo que estás diciendo es que lo que tenías en mente para esa mañana no es tan importante como lo que otras personas están haciendo”.
Si bien este consejo funciona para muchas personas (especialmente considerando que están dispuestas a hacerlo al menos para una de sus tareas), no funciona para otras. Algunas personas dependen más del correo electrónico que otras, mientras que otras tienen dificultades para distanciarse del correo electrónico durante un período prolongado de tiempo. En estos casos te doy un segundo consejo, que también uso todos los días: envío y recibo correos electrónicos principalmente desde mi smartphone.
A primera vista esto puede parecer contraproducente para algunos. El factor de forma de un teléfono inteligente es mucho más pequeño que el de una computadora, la capacidad de escribir rápidamente se ve obstaculizada por el teclado pequeño y un teléfono inteligente realmente no puede actuar como un centro tanto como una computadora. El hecho es que puedes solucionar estos problemas si realizas el trabajo inicial con la intención de utilizar tu teléfono inteligente como primera línea de defensa contra el ataque del correo electrónico.
A continuación le explicamos por qué debería convertir su teléfono inteligente en su dispositivo de correo electrónico y cómo configurarlo rápida y fácilmente.
1. Rompe las plantillas de aplicaciones de correo electrónico
La mayoría de la gente usa Outlook o Mail.app en sus computadoras y los patrones de uso son bastante similares para ambos. Las rutinas desarrolladas a lo largo de años de uso del correo electrónico se han afianzado y son difíciles de cambiar, y eso es cierto incluso para quienes usan correo electrónico basado en web como Gmail, Office365 y similares. Pero las aplicaciones de correo electrónico móvil son diferentes.
Claro, hay algunas que están reduciendo la brecha entre las aplicaciones de correo electrónico de escritorio y las aplicaciones de correo electrónico móviles, pero esa brecha aún existe. Y esta brecha representa una oportunidad para romper con los malos hábitos y cambiar patrones. Los usuarios necesitan experimentar un paisaje diferente y en él se pueden encontrar momentos de enseñanza. Los desarrolladores de aplicaciones pueden demostrar algunas de las características que ofrece su aplicación móvil cuando el usuario la prueba por primera vez, lo que puede desencadenar un cambio de comportamiento si resuena lo suficiente. Las aplicaciones de correo electrónico móvil realmente pueden cambiar la forma en que las personas interceptan el correo electrónico, interactúan con los remitentes e integran el correo electrónico en su flujo de trabajo.
2. Te permite actuar en tu bandeja de entrada
De hecho, casi te obliga a realizar algún tipo de acción con los mensajes de tu bandeja de entrada. ¿Por qué? Porque en última instancia quieres que los dejen donde pertenecen… y ese no es tu teléfono.
Por supuesto, tu teléfono es mucho más que eso. Pero sigue siendo un teléfono. Cuando un correo electrónico se encuentra en la bandeja de entrada de su teléfono inteligente, parece estar más en el limbo que en su computadora porque no está en su dispositivo informático principal. Muchas aplicaciones no permiten mover correos electrónicos a carpetas u otras tácticas de incubación que se encuentran en aplicaciones nativas o web. Entonces, ¿qué abre la puerta a esto? Mejores prácticas con tareas enviadas por correo electrónico, como moverlas directamente a un administrador de tareas como Todoist, Asana, Trello, Wunderlist, etc. Mejores prácticas con materiales de referencia enviándolos a Evernote para su almacenamiento o a Dropbox para un acceso más universal.
Si las alternativas son lo suficientemente convincentes, terminarás pasando menos tiempo en tu bandeja de entrada y más tiempo haciendo el trabajo real.
3. Es algo que ya estás usando estés donde estés.
A diferencia de tu computadora de escritorio o portátil, puedes guardar tu teléfono inteligente en tu bolsillo. Es lo suficientemente portátil como para que puedas llevarlo contigo dondequiera que vayas. Esto significa que tiene acceso al correo electrónico cuando lo desee (o lo necesite). Lo cual es a la vez una bendición y una maldición, dependiendo de cómo lo manejes.
Esto también significa que puedes usarlo en tu escritorio… justo al lado de tu computadora. Básicamente, su teléfono inteligente puede actuar como una segunda pantalla “tal cual”, lo que en realidad puede ayudarlo a aumentar su productividad. Puede dedicar su teléfono inteligente a administrar la actividad del correo electrónico (tanto leer como responder) y usar su computadora para trabajar en tareas más pesadas. Si es absolutamente necesario utilizar su computadora para algunos aspectos del correo electrónico, aún puede convertirla en un dispositivo secundario. Pero tener tu teléfono inteligente contigo dondequiera que estés puede ser de gran ayuda para convertirlo en tu principal dispositivo de correo electrónico. Anime en Español
4. Es esencialmente una herramienta de comunicación.
Su teléfono inteligente es realmente un teléfono en el fondo. Está diseñado para la comunicación, con los demás y consigo mismo. Se comunica contigo a través de notificaciones, alertas y en los últimos años está encontrando nuevas formas de comunicarse contigo por motivos nuevos y diferentes.
He estado usando intencionalmente mi teléfono inteligente como dispositivo de comunicación durante más de un año. No lo uso para leer nada más que correos electrónicos u otros mensajes (uso la tableta para leer cosas como publicaciones de blogs y libros). Ni siquiera lo uso para escribir. Lo uso para comunicarme y lo uso para comunicarme más que cualquier otro dispositivo que tenga.
Y tu también puedes hacerlo.
Existen numerosas aplicaciones de correo electrónico disponibles que le permitirán utilizar una variedad de clientes de correo electrónico y navegar por la bandeja de entrada de su teléfono inteligente de forma rápida y sencilla.
- Dispatch: Dispatch es mi aplicación de correo electrónico favorita. Cuenta con toneladas de funciones orientadas a la acción que le permiten recibir mensajes de correo electrónico desde su bandeja de entrada y en lugares donde pueden administrarse en consecuencia. Desafortunadamente, Dispatch actualmente no admite direcciones de correo electrónico de Exchange, por lo que si es ahí donde necesita ayuda, CloudMagic es una excelente alternativa.
- CloudMagic: si todavía estás usando la aplicación de correo electrónico estándar en tu dispositivo, consulta CloudMagic. Te permite tomar tus correos electrónicos y enviarlos a aplicaciones como Todoist, Trello, Evernote y más. Esto significa que puedes mover tus tareas a un administrador de tareas en lugar de dejarlas en la bandeja de entrada de tu correo electrónico, y mover materiales y recursos de referencia a Evernote para poder acceder a ellos en una amplia variedad de plataformas. Esta aplicación está disponible para usuarios de iPhone y Android y es compatible con Exchange, lo que le otorga una gran ventaja en el mercado de aplicaciones de correo electrónico móviles. He revisado varias aplicaciones de correo electrónico de Android y CloudMagic es la mejor de todas.
- Correo: Con las nuevas opciones de extensibilidad de iOS 8, uno pensaría que podría enviar mensajes de correo electrónico a más aplicaciones que nunca en su iPhone. Pero no es así, como explica el lector Jean-Ray Arseneau en Twitter.
Uno pensaría que Mail en iOS ofrecería esto, pero todavía no. Si lo hará en el futuro es una incógnita. (Pero debería ofrecerse).
Sweet Setup ofrece una excelente descripción general de varias aplicaciones de correo electrónico de iOS. Puede verificarlo aquí.
El correo electrónico es un verdadero problema. Es una de las cosas más importantes que pueden obstaculizar su productividad, pero no tiene por qué ser así. Simplemente enmarcando el correo electrónico de manera diferente en su flujo de trabajo, ya sea que no lo revise a primera hora de la mañana o que haga de su teléfono inteligente su dispositivo principal de correo electrónico, realmente puede tratar el correo electrónico con la intención correcta y la atención adecuada. Y esto generará enormes dividendos para su productividad a largo plazo.
Dediqué una sección completa de The Productivityist Workbook a la gestión del correo electrónico. Si desea obtener más información sobre la administración de correo electrónico (así como la administración de tareas, tiempo e ideas), haga clic aquí para obtenerlo por solo $ 5. Su bandeja de entrada se lo agradecerá.
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Por qué deberías hacer de tu teléfono inteligente tu principal dispositivo de correo electrónico
1. Rompe las plantillas de aplicaciones de correo electrónico2. Te permite actuar en tu bandeja de entrada3. Es algo que ya estás usando estés donde estés.
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2024-10-10
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