Por qué necesita auditar (y cómo simplificarla)

 

 

 

Una de las cosas más importantes que podemos hacer periódicamente es revisar nuestro progreso, pero normalmente pensamos más en ello cuando llega el final de un mes (o año). El problema con esta línea de pensamiento es que corremos el riesgo de dejar que las cosas pasen hasta el punto en que las cosas importantes que queremos hacer terminen recibiendo menos atención y los resultados pueden verse afectados. A veces incluso pueden desaparecer por completo del radar sin la presencia de un ritual de revisión regular.

Hay otras razones para hacer de la revisión de tareas una práctica constante. Será menos probable que te olvides de hacer algo si lo captas ante tus ojos al revisar todo lo que tienes en el plato. Adquirirás de manera más consistente porque el proceso de revisión también genera nuevas ideas y posibilidades para proyectos y tareas a medida que lo realizas. Obtendrá una sensación de claridad y será menos probable que se sienta abrumado si mantiene actualizado lo que está en su lista de tareas pendientes.

 

En última instancia, serás más eficaz, más eficiente y, en general, mejor si te tomas el tiempo de revisar tus logros (y tus defectos) al menos una vez a la semana.

Las revisiones no deben ser tan largas que tarden mucho en completarse. No es necesario que se hagan de una manera que te obligue a ignorar todo lo demás durante tres horas un viernes para poder prestarles toda tu atención, porque para algunos esto no es práctico. El proceso de revisión se puede realizar de una manera que funcione para usted y su programa. De hecho, aquí hay tres procesos que puede probar y que no solo pueden hacer que realizar una revisión periódica sea convincente, sino también más fácil de lo que cree.

El proceso de revisión segmentada

Una de las principales razones (o excusas) que escucho para no realizar una revisión todas las semanas es que la gente simplemente no puede dedicar el tiempo necesario en un día para hacerlo. Si bien un argumento puede ser que el tiempo que lleva hacer una vale la pena por el impacto que tendrá después, también sugiero otro método para hacer una revisión que la hace mucho más manejable en términos de tiempo: segmentar la revisión es salir. .

Al distribuir la revisión en más de un día, puede dedicar menos tiempo a realizar la revisión de una sola vez y aun así tener la ventaja de tener tiempo concentrado para realizarla. La mejor manera de segmentar su reseña es hacer una calificación basada en uno de los siguientes:

  1. Revise los proyectos alineados: eche un vistazo a los proyectos que parecen conectarse entre sí con relativa facilidad y dedique tiempo a revisar cada uno de estos segmentos en el transcurso de una semana laboral. Lo ideal es que solo segmentes tus reseñas en 4 días, dejando un día libre para revisar. Sea implacable con la segmentación de su proyecto para tener la mejor oportunidad posible de ejecutar revisiones enfocadas y concisas que impliquen pocos o ningún cambio de mentalidad en el camino.
  2. Revisión de contexto alineada: las revisiones de contexto son un poco más fáciles de segmentar, pero solo si realmente ha definido sus contextos de una manera que lo permita. Por ejemplo, usar “Office” como contexto y luego volver a visitarlo probablemente lo abrumará. Pero si ha desglosado los contextos de una manera que le brinde claridad y pueda brindarle una manera de realizar una revisión limpia, encontrará que esta forma de revisión puede funcionar. También puede agrupar contextos similares y ejecutar el proceso de revisión durante un período de tiempo más largo.
  3. Revisión por área de responsabilidad: Esto requeriría que tuvieras muy claro qué es cada área y la mayoría de las personas sólo han mirado en profundidad los proyectos a la hora de gestionar sus tareas. Pero si ha configurado su sistema de gestión de tareas para resaltar áreas de responsabilidad, puede revisar de esta manera. Uno de los mayores beneficios de revisar de esta manera es que te concentras en los niveles superiores de tu vida, lo que realmente pone en perspectiva todo lo que tienes en mente. Tiendes a priorizar lo que es importante a largo plazo. Y es exactamente por eso que realizamos un seguimiento de todos estos elementos en nuestras listas… ¿verdad?

El proceso de revisión de tu bandeja de entrada

Otra cosa que la gente me dirá que genera dudas a la hora de realizar una revisión periódica es que no pueden ordenar las distintas bandejas de entrada de una manera que les permita avanzar hacia los aspectos más profundos del proceso (proyectos preexistentes, etc.). . Aquí es cuando puede utilizar el proceso de revisión de la bandeja de entrada.

 

El proceso de revisión de la bandeja de entrada implica agregar el elemento de una revisión de la bandeja de entrada tantos días como sea necesario. Si tiene 5 bandejas de entrada, puede revisarlas todos los días de la semana. Si tienes 8 bandejas de entrada, puedes revisar 2 de ellas por día. Si tienes 3, puedes revisarlos cada dos días.

A continuación se muestra un programa de ejemplo que puede utilizar para el proceso de revisión de su bandeja de entrada: Muestras gratis y regalos

  • Lunes: procesamiento de la bandeja de entrada de Evernote
  • Martes: procesamiento de la bandeja de entrada del correo electrónico
  • Miércoles: Procesamiento de la bandeja de entrada física
  • Jueves: más procesamiento de bandeja de entrada
  • Viernes: revisión periódica

La razón por la que las revisiones de la bandeja de entrada funcionan tan bien es que usted se concentra en limpiar bandejas de entrada específicas con regularidad, evitando la sobrecarga de la bandeja de entrada. Luego, programará una revisión periódica de su solución de administración de tareas, sabiendo perfectamente que todo lo que necesita estar en sus bandejas de entrada está allí. Claro, todavía habrá elementos en las bandejas de entrada que aún no se hayan revisado, pero debido a que estás procesando tus bandejas de entrada de manera tan consistente, todo lo que contengan no envejecerá tanto.

¿Qué significa? Significa que puedes verificar dónde almacenas tus tareas a largo plazo mucho más rápido porque no revisas todas tus bandejas de entrada con anticipación.

El proceso de revisión filtrado

Este proceso requiere un poco más de configuración que los demás, pero puede generar enormes dividendos en formas que los otros dos no brindan tan rápidamente. Implica establecer filtros y parámetros que usted establece de antemano para ayudarlo a revisar los elementos más críticos de su vida con mayor intención y enfoque.

A continuación le mostramos cómo puede procesar una revisión filtrada en dos de las soluciones de administración de tareas más populares disponibles:

 

  1. En Todoist, puedes crear filtros que incorporen ciertos proyectos y etiquetas que quieras revisar cada semana. Es mejor tener algunos filtros que también contengan fechas, y este proceso también puede incluir marcas de prioridad si las ha definido de manera que deban ser parte de cualquier tipo de revisión. (Ya escribí sobre cómo hacer una revisión semanal en Todoist y puedes consultar la publicación aquí).
  2. En Asana puedes crear vistas personalizadas a las que puedes acceder fácilmente semanalmente. Querrá integrar etiquetas en la combinación aquí, y es una buena idea habilitar la vista de calendario para obtener una vista alternativa de cómo será su próxima semana (y más allá).

(También le sugiero que lea la publicación de mi amigo David Sparks sobre la capacidad de borrar en OmniFocus. Mejor aún, obtenga su Guía de campo en video de OmniFocus).

Y también puedes realizar configuraciones similares en otras aplicaciones de actividades. Solo necesita reservar tiempo para configurar el proceso. Entonces, si ha decidido que este es el proceso que desea utilizar, cree una tarea en la aplicación de tareas ahora y hágala lo antes posible. Usted se debe este beneficio ahora… y en el futuro.

Las reseñas no tienen por qué ser difíciles. Es necesario realizar revisiones para que puedas medir tu progreso y gestionar tus tareas, energía y tiempo. No importa cómo revises, solo importa que lo hagas y que lo hagas de manera efectiva. En el futuro, comprométase a realizar un proceso de revisión regular (y planifique el esfuerzo para hacerlo) para asegurarse de avanzar en la dirección correcta a corto y largo plazo.

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2023-10-30

 

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