Porque ya terminé de decir que no puedes usar el correo electrónico para administrar tareas.

Durante años he sido un defensor de evitar los correos electrónicos cuando intento administrar su negocio. Cada vez que veía a alguien usar Outlook o Gmail como una lista de tareas pendientes, me estremecía e hacía lo mejor que podía para convencerlo de que viera la luz y comenzara a usar un administrador de tareas o una aplicación real para hacer listas para hacer las cosas.

Pero desde entonces cambié mi tono.

Ahora bien, no diría que vi la luz y me di cuenta de que puedes usar cualquier aplicación de correo electrónico como una lista de tareas pendientes, ni mucho menos. Hay muchas razones por las que no querrás utilizar ninguna aplicación de correo electrónico antigua de esta manera.

En cambio, diría que estoy usando una aplicación que elimina la fricción entre una aplicación de correo electrónico y una aplicación de lista de tareas pendientes (especialmente cuando trabajo con un equipo).

Esa aplicación, la que me convenció de que una aplicación de correo electrónico puede funcionar como un fantástico puente entre tus comunicaciones y tus tareas, se llama Front.

Rara vez escribo un blog sobre aplicaciones, pero cuando el equipo de Front se puso en contacto conmigo y me presentó su producto, me sentí muy feliz. Las funciones que ofrece Front me permiten permanecer conectado a mis portales y actividades de comunicación de una manera que nunca antes había visto o experimentado.

Comience con el frente

Front tiene algunos tutoriales excelentes para comenzar a usar la aplicación, pero si está acostumbrado a usar otras aplicaciones de correo electrónico, puede que le resulte intimidante. No es que Front sea demasiado complejo, ni mucho menos. Es que cuando pasas de algo tan arraigado y familiar a algo nuevo y no tan familiar, tu progreso puede obstaculizarse. Incluso puede impedirle realizar cualquier tipo de acción.

Entonces, durante los primeros días, simplemente usé Front en mis dispositivos, de escritorio y móviles, con mis direcciones de correo electrónico. Tengo tres que controlo personalmente (uno para trabajos relacionados con este sitio web y esta empresa, uno para uso personal y otro para otros trabajos profesionales). Hice esto para acostumbrarme a la interfaz básica de Front y descubrir diferencias entre esta y mi aplicación anterior.

Front tiene todas las funciones que esperarías de una aplicación de correo electrónico moderna. Cosas como posponer correos electrónicos y programar correos electrónicos para enviarlos más tarde también son opciones que puede usar directamente en la interfaz de redacción. Dicho esto, hay algunas características ocultas bajo el capó que seguramente lo mantendrán lo más productivo posible:

1. Respuestas almacenadas: si bien uso TextExpander para este tipo de cosas, tener respuestas almacenadas puede ser útil cuando comienzas a tener problemas para recordar los accesos directos de todos tus fragmentos de correo electrónico.
2. No molestar: puedes configurar esto manualmente o programarlo, lo cual hice para tener un descanso más prolongado de los correos electrónicos que la configuración de No molestar configurada para mis dispositivos iOS. (También hay una función “Fuera de la oficina” que desactiva todas las notificaciones y garantiza que todos los mensajes nuevos que reciba no estén asignados a usted de forma predeterminada y permanezcan sin asignar).
3. Mis reglas: si ha configurado reglas en otra aplicación de correo electrónico, puede aplicarlas en esta área de Front. Puede ser bastante granular con estos, por lo que Front ha creado una sección que le ayudará a comprender cómo funcionan en la aplicación. (A menos que ya esté familiarizado con las reglas de correo electrónico, no las usaré hasta que se sienta más cómodo con la aplicación).
4. Preferencias personalizables: si desea personalizar su experiencia en Front, aquí es donde puede hacerlo. Desde programar posposiciones y horarios programados para “enviar más tarde” hasta asignar respuestas predeterminadas principales y reflejar los atajos de teclado disponibles en Gmail, Front le permite diseñar la aplicación para satisfacer sus necesidades de comunicación en múltiples niveles.
5. Firmas múltiples: dado que originalmente tenía tres direcciones de correo electrónico destacadas, quería asegurarme de tener firmas para cada una. Esta es una característica bastante común en las aplicaciones de correo electrónico y me alegra que el equipo de desarrollo de Front no la haya pasado por alto.

Jugué con Front como mi aplicación de correo electrónico principal sin hacer nada más que lo que mencioné anteriormente cuando comencé. Pero sabía que Front realmente brillaría una vez que comenzara a incluir correos electrónicos de los miembros de mi equipo. Entonces, después de 3 o 4 días de probar Front solo, decidí que era hora de ver cómo funcionaría.

El correo electrónico ha evolucionado

Al principio no quería exagerar, principalmente porque tendría que pedirles a los miembros de mi equipo que cambiaran la aplicación de correo electrónico que estaban usando y su forma de pensar sobre cómo usaríamos nuestras herramientas de administración de tareas junto con Davanti. Decidí hacer lo siguiente para iniciar la colaboración y la comunicación para que mi equipo pudiera experimentar la evolución del correo electrónico:

1. Primero agregué solo un miembro del equipo a Front

Decidir quién sería fue muy sencillo. Sin dudarlo, llevé a mi asistente a Front e inmediatamente comencé a asignarle los correos electrónicos que me enviaban. Estos correos electrónicos trataban sobre cosas como posibles invitados al podcast, solicitudes para compartir elementos de interés en las redes sociales, etc. En lugar de tener que reenviarle estos correos electrónicos y perder la pista de esas cosas dentro del correo electrónico, pude asignárselos y brindarle orientación adicional en el área de conversación de mensajes. Esto significó ahorrar varios pasos para reenviar el correo electrónico a ella o a nuestra aplicación comercial y luego tener que copiar la dirección de correo electrónico del destinatario nuevamente en el correo electrónico para administrarlo. Todo lo que hice fue asignarle el correo electrónico como lo hice de manera similar en nuestra aplicación Tareas,

2. Integré Asana con Front

Utilicé las herramientas de integración integradas de Front para conectar nuestra aplicación empresarial, Asana, a nuestro nuevo centro de comunicaciones. Eso no significa que seguiré con la práctica de reenviar correos electrónicos a la aplicación Tareas. Después de todo, una de las razones por las que me entusiasmó Front fue que podía aligerar la carga de correos electrónicos enviados a Asana. Por eso, hemos ideado un par de formas de limitar los correos electrónicos entrantes en Asana mientras aprovechamos las funciones de asignación y conversación de Front.

En lugar de mover cada correo electrónico que contenía una tarea de algún tipo a Asana, primero asignaríamos ese correo electrónico a la persona que estaba al frente. Luego, dentro de la parte de conversación de Front, tanto el asignado como la persona a quien se le asignó podían determinar si el correo electrónico debía ingresarse en Asana para una forma más profunda de administración de tareas. De lo contrario, podría mantenerse a la cabeza. MX Motocross

Como medida de protección, especialmente al incorporar Front para los miembros del equipo, creamos una tarea en Asana llamada “Verificar los correos electrónicos asignados en Front” para los miembros del equipo que usan Front. Esto efectivamente permitió a mi asistente revisar Asana primero y luego ocuparse de Front más tarde o comenzar en Front y luego pasar a nuestra aplicación Tareas. Suponiendo que se siguieran las reglas, no se pasaría por alto nada. Podrías intentar algo similar para facilitar la curva de aprendizaje al utilizar una nueva herramienta, pero no es necesario llegar tan lejos. Pero recomiendo traer a una persona a Front y familiarizarla con su uso para tener un aliado (y un compañero de entrenamiento) una vez que comience a incorporar a otros miembros del equipo.

Creé un video que ilustra cómo usamos Front, específicamente cómo lo usamos junto con Asana. Puedes ver el vídeo a continuación.

Incluso si no usas Asana, puedes integrar otras herramientas populares de gestión de proyectos y tareas directamente (Trello, por ejemplo) o indirectamente a través de Zapier usando la configuración de integración de Front. Además, puede conectar muchas otras aplicaciones a Front e incluso aprovechar la API de Front para conectar más aplicaciones que funcionen para usted y su equipo.

3. Agregué varias cuentas de correo electrónico del equipo a Front

Una vez que tuvimos una buena fluidez entre nosotros, tanto en Front como en nuestra aplicación de gestión de tareas, agregué todas las direcciones de correo electrónico restantes de la empresa. Yo diría que esto sucedió después de aproximadamente una semana de tener a mi asistente, a mí y a nuestra aplicación de tareas en Front. Agregar el resto de las direcciones de correo electrónico de nuestra empresa que no pertenecían a una persona en particular (hi@, sales@, podcast@, etc.) me permitió eliminar cualquier reenvío que había configurado previamente. Ahora mi asistente o yo podríamos ver estas cuentas de correo electrónico y administrarlas en consecuencia.

Al momento de escribir este artículo, todavía estoy esperando agregar otro miembro del equipo a Front, pero dado que un par de cuentas de correo electrónico que le fueron reenviadas ahora están en Front, podemos dejar que poco a poco se incorpore a la mezcla. Entonces, aunque no usa Front (todavía), hemos podido eliminar parte de la fricción que existía porque su bandeja de entrada de correo electrónico no está repleta de tanta actividad. Así es: Front me ayudó indirectamente a ayudarla con la sobrecarga de correo electrónico.

Lleve la gestión de la comunicación al siguiente nivel

Por cierto, Front no es sólo para correo electrónico. También puedes agregar otros portales de comunicación a la aplicación. Puede agregar bandejas de entrada de equipo o bandejas de entrada individuales como mejor le parezca.

Agregué nuestra página de Facebook a Front por una razón específica: no quiero que nadie en mi equipo pase demasiado tiempo navegando en Facebook tratando de ayudar a quienes intentan conectarse con nosotros a través de mensajes directos. Cada vez que alguien nos envía un mensaje, aparece al frente y al centro. Desde allí se puede asignar a la persona adecuada para que responda, y nuestra calificación de respuesta no sufre ninguna caída porque el mensaje permaneció en la bandeja de entrada de nuestra página demasiado tiempo para el gusto de Facebook.

También hay otros portales que puedes agregar a Front. Incluyen Twitter (tanto feeds como mensajes directos), SMS (usando Twilio), Intercom, varias opciones de chat (incluido FrontChat de Front) y un canal personalizado que puede controlar usando la API de Front. Puede agregar estos portales para uso personal, lo que significa que solo usted puede acceder a ellos a menos que se los asigne a alguien o para que el equipo los use en conjunto.

Front realmente ha mejorado nuestro juego de gestión de la comunicación. Nos ahorra tiempo, energía y nos permite prestar más atención al trabajo que necesitamos y queremos hacer. Todavía solo he arañado la superficie de lo que Front puede hacer por mí y mi equipo (todavía no he dedicado mucho tiempo al componente de análisis de Front), pero sé que ha transformado la forma en que trabajamos y la productividad general de nuestro equipo.

Nunca pensé que una aplicación donde encuentro mi correo electrónico pudiera hacer esto. Por no hablar de tantos frentes.

En aras de la transparencia, Front es patrocinador pago de esta publicación. Dicho esto, ustedes son seguidores de mi trabajo desde hace mucho tiempo, ahora no escribo este tipo de artículos a menos que crea firmemente que el producto que estoy promocionando los ayudará y que lo uso yo mismo. Entonces, si quieres probar Front (y creo que deberías hacerlo), haz clic aquí para hacerlo realidad.

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Porque ya terminé de decir que no puedes usar el correo electrónico para administrar tareas.

Durante años he sido un defensor de evitar los correos electrónicos cuando intento administrar su negocio. Cada vez que veía a alguien usar Outlook o Gmail

rrhh

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2024-10-08

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