Puedes evitar la multitarea concentrándote en estas 3 cosas

 

 

 

Esta es una publicación invitada de Austin L. Church. Austin es un escritor y consultor que dirige una agencia de contenido y marca llamada Balernum. Vive en Knoxville, Tennessee con su encantadora y paciente esposa Megan, sus dos hijos y una hija. Él le diría que su familia y su fe son la razón por la que le apasiona tanto mejorar su enfoque, su negocio y él mismo. Quiere que sus hijos digan: “¡Vete!” y no “¿Por qué papá siempre está fuera?” Puedes saludar en Twitter: @austinlchurch.

No recuerdo exactamente cuándo me encontré por primera vez con el cuadrante de Covey.

Probablemente lo hayas visto. Es un cuadrado más grande dividido en cuatro cuadrados más pequeños. Escriba “Urgente” en la parte superior izquierda y “No urgente” en la parte superior derecha. En el lado izquierdo escriba “Importante” arriba y “No importante” abajo. Cada tarea que se te ocurra encuentra un lugar en uno de los cuatro cuadros, y las principales prioridades de cada día pertenecen a la esquina superior izquierda del cuadrante donde se unen Urgente e Importante.

 

El principio de toma de decisiones de Dwight D. Eisenhower inspiró el Cuadrante Covey, por lo que utilizar el sistema de cuadrantes y jugar al controlador de tránsito aéreo en su lista de tareas pendientes del lunes es rendir homenaje a dos pensadores claros y líderes talentosos. Me gusta este pensamiento.

El problema es que el dial Covey nunca me ha funcionado.

Mi experiencia fue así:

  • Dibujé diligentemente mis cuadrados y escribí mis tareas a lápiz, ya sabes, porque la tinta parece demasiado permanente.
  • Con la cabeza en alto y una confianza creciente, comencé mi día.
  • Una, dos o cinco horas de idas y vueltas más tarde, la estrecha lista de tareas pendientes del día explotaría como una bandada de codornices.

Mi misión pasó a ser disparar a todo con la esperanza de que alguna tarea completada o alguna fecha límite incumplida cayera del cielo.

La ansiedad tampoco ayuda. Un vago pero poderoso impulso de amenaza, un sentimiento de inquietud de haber juzgado mal, haber priorizado mal y haber fracasado. Demasiados errores y te quedas sin trabajo.

Por supuesto que exagero. Yo también he tenido algunos buenos días. Los pájaros se alinearon. Uno, dos, tres, veinte… Yo los elegí. “Otros cien días más así…”, pensaba.

Después de un tiempo noté algunos patrones. Los días “buenos” no fueron aleatorios. No ocurrieron simplemente, sino que fueron un subproducto predecible de un sistema de “ponderación” que había ideado sin darme cuenta del todo, es decir, hasta que me di cuenta.

Mi eficacia se redujo a tres ingredientes: previsión, concentración y flexibilidad.

Seguridad Social

Anticipar cuellos de botella, interrupciones, desaceleraciones y traspasos nos ayuda a organizar las actividades en una secuencia significativa.

Por ejemplo, Balernum, mi agencia de contenidos y branding, crea sitios web, entre otras cosas. Digamos que Mike Vardy, el amigable productivista del vecindario, contrata a Balernum para rehacer todo el sitio. No podemos agregar una página Acerca de a menos que diseñemos el contenido y no podemos finalizar las plantillas hasta que tengamos una idea de las fotos del equipo, los párrafos de biografía o el contexto histórico de la empresa y la estrategia que lo une todo.

 

Decenas de proyectos nos han enseñado que esta secuencia: antes del código, el diseño; antes del diseño, el contenido; antes del contenido, tal vez una sesión de fotos o una serie de preguntas de entrevista para generar biografías del equipo; o tal vez el gerente de la oficina tiene fotos rojas en la cabeza en alguna parte pero está en un año sabático en la zona rural de Tailandia. Excepcional.

Ya ves adónde voy. Las tareas aparentemente sin importancia y no urgentes se convierten en obstáculos del tamaño de Stonehenge que se interponen entre usted y la entrega a tiempo.

“¿No podemos lanzar el nuevo sitio web hasta que cambiemos los registros del servidor de nombres, y no podemos cambiar los registros porque el último propietario de las credenciales del registrador de dominio dejó la empresa en malos términos?”

Con demasiada frecuencia el plan de emergencia requiere un plan de contingencia.

Por otro lado, la previsión le ayuda a anticipar y sortear obstáculos potenciales, ya sean pequeños o monolíticos.

Una forma práctica de practicar la prospectiva es desarrollar listas de verificación y procedimientos operativos estándar (POE).

Los pilotos utilizan listas de verificación porque pilotar un avión puede ser difícil, increíblemente complejo. Las empresas crean SOP por la misma razón.

¿Cuál es tu lista de verificación previa al vuelo cada mañana? ¿Qué SOP le ayuda a recordar todos los pasos cruciales y las mejores prácticas y evitar fallos?

Yo uso tarjetas Fofi . (Más sobre eso en un momento). También muestro mis músculos de predicción haciendo preguntas:

  • ¿Qué puede salir mal?
  • ¿Qué podría ser bueno?
  • ¿Qué me ha enseñado la experiencia pasada sobre situaciones como esta?
  • ¿Qué está bajo mi control? ¿Qué no lo es?
  • ¿Cómo me siento al respecto? ¿Por qué?
  • ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Cuánto tiempo tardará? ¿Cuándo tendré ese tiempo?
  • ¿Debería hacer algo mientras tanto?
  • ¿Podría algo descarrilar esta tarea o proyecto que me estoy perdiendo?
  • Si sólo puedo terminar una cosa hoy, ¿es ésta esa cosa?
  • ¿A quién puedo pedir ayuda?

Un proceso metódico de ejercicio de la previsión le ayudará a anticipar los descarrilamientos, tomar la decisión y disfrutar de una mayor tranquilidad.

Él muerde la bala todas las mañanas.

La mayoría de los días tendrán un “factor estresante”: una reunión, tarea o fecha límite cuya verdadera importancia (o potencial para causar dolores de cabeza y retrasos) eclipsa al resto.

La previsión insiste en que prestes atención a los factores estresantes antes que a cualquier otra cosa.

Estos son tus sapos. Trágalos.

Esta analogía surgió de un escritor francés llamado Nicolas Chamfort, quien captó una conversación con el señor de Lassay, quien por su parte detestaba la aristocracia francesa:

“METRO. de Lassay, un hombre muy indulgente, pero con un gran conocimiento de la sociedad, decía que deberíamos tragarnos un sapo cada mañana, para fortalecernos contra el disgusto del resto del día, cuando tenemos que pasarlo en sociedad. ” (Fuente)

 

Este concepto fundamental ha encontrado su camino en nuestra literatura empresarial moderna. El libro de Brian Tracey ¡Cómete esa rana! y The ONE Thing de Gary Keller abordan este tema.

Su día no se abrirá realmente y su trabajo no estará realmente libre de ansiedad hasta que elimine esa tarea más importante, irritante o estresante.

  • Haz la llamada.
  • Terminar la relación.
  • Escribe la propuesta.
  • Discuta los problemas de confianza con el cliente de microgestión.

Quita al sapo del camino y, en comparación, el resto del día será agradable. Le resultará más fácil concentrarse.

Enfocar

La concentración es una actitud que surge de la manera más difícil a través de la práctica. También resulta ser una de las aptitudes más valiosas que puedes desarrollar.

Piénsalo… No tienes que ser el mejor o el más brillante, el más rápido o el más feroz, el más fuerte o el más luchador, si simplemente puedes evitar la multitarea, concentrarte en una tarea y terminarla. Luego, repite. Luego, calcule el efecto compuesto de una ejecución silenciosa y persistente a lo largo del tiempo.

La concentración es preciosa. El objetivo es lograr lo que son los cinceles para los escultores.

Me gusta anotar las pocas tareas que tengo que hacer cada día. Tal vez agregue algunos más. Definitivamente sería bueno y puedo encontrar más cosas que hacer en el panel de Asana de Balernum en cualquier momento.

Pero el artefacto físico de una tarjeta Fofi color melocotón que puedo llenar rápidamente y guardar en mi bolsillo es un consuelo, un ancla.

No importa cómo transcurra el día, si puedo concentrarme lo suficiente para realizar estas tareas, todo estará bien.

Y esta ha sido mi experiencia.

Debo evitar abrir mi bandeja de entrada, sumergirme en Asana o desplazarme por Slack hasta haber marcado mi tarjeta. Esto es lo que mi equipo necesita de mí. Esto es lo que mi familia y amigos necesitan de mí.

Necesitan que crees un microplan enfocado y luego necesitan que llegues al final. No puedo hacer eso si dejo que el TDA inducido por la tecnología y las innumerables distracciones y títulos descarrilen mi mañana.

Podría argumentar de manera sólida que en realidad solo necesitas hacer de 5 a 10 cosas todos los días para sobresalir en tu puesto, campo o nicho.

Tu principal problema no es la falta de tiempo, productividad o VOLUMEN, sino la falta de concentración.

La loca carrera por el enfoque de productividad basado en el volumen y la multitarea no le llevará a donde quiere ir. De hecho, la actividad acelerada y desenfocada es una forma segura de agotarse y perder oportunidades porque se está moviendo demasiado rápido.

  • Un estudio de Stanford demostró que la multitarea y el pensamiento basado en el volumen en realidad reducen la función cognitiva e inhiben el rendimiento.
  • La multitarea agota las reservas de energía de tu cerebro y volver a concentrarte en tu tarea principal (después de perseguir una ardilla) puede llevar hasta 23 minutos.
  • En realidad, menos es más porque la multitarea reduce tu coeficiente intelectual. La multitarea es una imposibilidad biológica.

¿Te sientes mejor? Me siento mejor. ¡Toda la investigación fue un poco de alivio porque nunca he sido bueno ni siquiera para fingir que hago múltiples tareas! Lo que puedo hacer es reducir las distracciones y abordar el problema central: la complejidad.

 

  • Limpia el escritorio de tu computadora.
  • Deshazte del excedente de aplicaciones de mensajería. Dígales a sus clientes, colegas y empleados o contratistas cómo y dónde pueden contactarlo. Elimina todas las demás aplicaciones.
  • O, si no te sientes cómodo eliminando Slack, simplemente revísalo dos veces al día de la misma manera que lo haces con el correo electrónico.
  • Pase menos tiempo navegando por las redes sociales. Configure un cronómetro para limitar su consumo.
  • Limpia el escritorio de tu computadora varias veces durante el día. Los mejores chefs limpian mientras trabajan. Incluso los mejores autónomos lo hacen.
  • Desactiva las notificaciones de escritorio.
  • Deja de usar un cliente de correo electrónico de escritorio. Utilice una ventana del navegador en su lugar.
  • Cierre las ventanas del navegador tan pronto como deje de utilizarlas.
  • Deja de seguir a las personas en las redes sociales que rara vez publican o que te ponen de los nervios. Ya.
  • Escuche Focus at Will u otra banda sonora que llame la atención.
  • Utilice RescueTime para ver cómo emplea su tiempo todos los días. Una auditoría de su inversión de tiempo revelará áreas de verdadero desperdicio.
  • Luego, use una extensión de navegador como Leechblock (para Firefox) o StayFocused (para Chrome) para recordarle que debe volver al trabajo cuando esté perdiendo el tiempo con distracciones comunes.
  • Escriba su lista de tareas diarias en un bloc de notas de 3×5 en lugar de utilizar una aplicación de gestión de tareas. De esta manera, no tendrás que meterte en una madriguera de conejo por la mañana para determinar las prioridades del día.
  • Circula la tarea más importante de cada día.
    Planifica y realiza tu trabajo más importante por la mañana.
  • Deja de realizar múltiples tareas. Empiece a realizar monotasis.
  • Evite el “cambio de contexto”.
  • Combata la fatiga por tomar decisiones de dos maneras: 1) Reduzca la cantidad total de decisiones que toma eligiendo rutinas y 2) Tome sus decisiones importantes antes del almuerzo. La fatiga por tomar decisiones es un fenómeno real.
  • Trabaja 52 minutos y tómate un descanso de 17 minutos. O aproveche los ritmos ultradianos trabajando en sprints de 90 minutos y tomando descansos breves. Experimente con ambos y elija el que mejor se adapte a sus necesidades.
  • Margen de planificación. Concierte una cita consigo mismo de una a dos horas al menos una vez a la semana. Este tiempo es sagrado. Úselo para descansar, reflexionar sobre estas cinco preguntas, escribir un diario y soñar.
  • Grabe vídeos de captura de pantalla para enseñar a su personal o contratistas cómo realizar tareas importantes. Coloque esos videos en una carpeta de Dropbox y comparta el enlace con sus usuarios. De esta manera, no tendrán que interrumpirte cuando olviden pasos de un proceso.

Flexibilidad

Todo plan realista para su día, semana y mes debe tener flexibilidad incorporada. Eisenhower tuvo algo que decir sobre los planes:

“Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable”.

 

Sabes que tu plan evolucionará a medida que avance el día. Un niño enfermo cambia tus prioridades. Una conversación fortuita le permite presentarse al cliente de sus sueños… mañana. En Turcas y Caicos. Y tu pasaporte ha caducado. (Historia verdadera.)

Después de recibir un correo electrónico desagradable, es posible que desees dar un paseo y orar o meditar. Después de una gran victoria, es posible que desees salir temprano de la oficina y celebrar.

Si estás tan agotado que apenas puedes funcionar, ¿por qué no dejar de lado tu plan e ir a hacer un picnic al parque por una tarde, comportándote como un ser humano?

Los planes, la planificación y la productividad deberían llevarte hacia la vida que deseas, hacia un significado y un propósito más profundos, hacia la paz y la alegría.

Tan pronto como su plan se interponga en su camino, abandone el asunto.

Más allá de circunstancias inesperadas, practico la flexibilidad de varias maneras:

  • A veces salgo a caminar entre sesiones de trabajo para resetearme.
  • Presto atención a mis niveles de energía y, a menudo, ajusto mi plan en consecuencia. Por ejemplo, después de comer mi sapo diario, puedo escribir, responder correos electrónicos o hacer una llamada telefónica, dependiendo de lo que quiero lograr ese día y para qué tarea tengo energía en este momento.
  • Si trabajara MUCHO, podría llegar temprano a casa y jugar con mis hijos. Puedo terminar todas las tareas pendientes después de que se vayan a dormir.
  • Tengo un proceso para adquirir nuevos negocios a medida que aparecen. Los escribo en el reverso de la tarjeta Fofi de ese día. No siguen repitiendo en mi cerebro y no abarrotan el frente de la tarjeta en la que he escrito mis principales prioridades del día.
  • No importa a dónde vaya, tengo la tarjeta conmigo. Si prometo compartir una publicación de blog o enviar una cotización durante un almuerzo de negocios, puedo escribir ese compromiso en papel Fofi en lugar de sacar mi teléfono, lo que mucha gente interpreta como de mala educación.

La flexibilidad en tu horario es como la flexibilidad en tu cuerpo. No siempre lo necesitas, pero cuando lo hagas, estarás muy feliz de tenerlo.

¿Su productividad requiere el cumplimiento de una metodología rigurosa? Buena suerte.

En mi experiencia, las herramientas que te permiten adaptarte dinámicamente a las demandas del día (mientras te mantienen firme en tus objetivos y prioridades) terminan siendo las más útiles y duraderas.

Las herramientas simples no se rompen con tanta frecuencia. Una cazadora aguanta mejor que un paraguas bajo un aguacero. No es sexy, pero te mantendrá seco.

Descanso, no velocidad

Y si tuviera que aterrizar el avión de esta publicación en algún lugar, sería sobre esta observación: cuanto más complicado sea el proceso, más difícil será de sostener.

¿Es sostenible su modo actual de productividad? ¿Sus herramientas colapsan cuando aumentan las exigencias de tiempo? ¿La complejidad de tus jornadas laborales te deja exhausto y ansioso?

Prueba la simplicidad. La simplicidad es una ventaja competitiva.

Pregúntele a cualquier persona mayor que respete si cree en los atajos, en el “hackeo del crecimiento” o en “aplastarlo”. Probablemente esa persona te dirá que lo que ignoras es tan importante como aquello a lo que le prestas atención.

No puedes hacerlo todo, así que no lo intentes .

En lugar de ello, ejerza la previsión. Elabora un plan sencillo. Enfocar. Muerde una bala. Así que adáptate a lo que te depare el día, sabiendo que trabajar y liderar desde un lugar de descanso, no de velocidad, es el hábito más radical, humano y eficaz que puedes adoptar.

Si desea probar las tarjetas Fofi que desarrollé para reforzar mi hábito de la simplicidad, puede solicitar el suministro mensual por $19 haciendo clic aquí.

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Esta es una publicación invitada de Austin L. Church. Austin es un escritor y consultor que dirige una agencia de contenido y marca llamada Balernum. Vive en

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2023-10-30

 

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