Seis principios del correo electrónico para aumentar la productividad y reducir el estrés

 

 

 

David Ly Khim es un especialista en marketing de crecimiento para Sidekickby HubSpot, donde escribe sobre la productividad del correo electrónico. Cuando no está escribiendo, a menudo se le puede encontrar leyendo un libro o en la pista de baile. Le encantaría que te conectaras con él en Twitter @davidlykhim.

 

El correo electrónico es una bestia extraña. Existe un delicado equilibrio entre usarlo como un medio eficaz de comunicación y dejar que drene tu energía mental porque lo controlas esporádicamente.

Estos principios del correo electrónico le ayudarán a tomar el control de su bandeja de entrada y reducir el estrés que conlleva utilizar su tiempo y energía de forma eficaz.

1. Enviar y…

Archivo. Si responde a un correo electrónico, archívelo. Si no necesita responder a un correo electrónico, archívelo. De esta manera siempre podrás consultar correos electrónicos antiguos. Solo elimine un correo electrónico si está seguro de que ya no lo necesitará.

Entonces podrás tener una bandeja de entrada bonita y ordenada, como ésta.

Consejo profesional de Gmail: active Enviar archivo para responder a un correo electrónico y archivarlo con un solo clic. Así es como:

  1. En Gmail, haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha y luego haga clic en Configuración.
  2. En la pestaña General, desplácese hacia abajo hasta la sección “Enviar y archivar”.
  3. Selección Mostrar el botón “Enviar archivo” como respuesta.
  4. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página.

El botón Enviar se verá así:

2. Agrupa tus correos electrónicos.

Agrupe sus correos electrónicos en períodos de tiempo específicos. Brian Balfour, vicepresidente de crecimiento de HubSpot, envía sus correos electrónicos dos veces al día. El primer turno entre 11:00 y 12:00. El segundo turno es entre las 16 y las 17 horas.

Si bien es posible que no seamos perfectos con nuestros programas de procesamiento por lotes de correo electrónico, es importante comprender las consecuencias de revisar su correo electrónico esporádicamente a lo largo del día.

Digamos que estás escribiendo una publicación de blog, si abres una nueva pestaña en tu navegador para revisar el correo electrónico, has desplazado tareas y causado una barrera mental que disminuye la productividad.

Pasar de una tarea a otra requiere que la mente se adapte, diciendo efectivamente dos cosas:

  • “Quiero hacer esto ahora en lugar de aquello”.
  • “Estoy desactivando las reglas para esto y activando las reglas para esto”.

Envíe correos electrónicos en lotes tanto como sea posible para ahorrar energía mental.

 

3. Ahorra energía.

Los correos electrónicos a menudo no requieren una energía mental intensa. Lo más probable es que la mayoría de sus correos electrónicos sean registros o requieran una respuesta breve.

La clave es comprender sus niveles de energía. ¿Estás más concentrado por la mañana o por la tarde? Gaste esa energía mental en proyectos de alto costo.

Envía un correo electrónico cuando tengas menos energía mental.

4. Las notificaciones agotan la concentración.

Probablemente recibirás notificaciones en tu teléfono. ¡Cada vez que recibes un mensaje de texto, un mensaje de Facebook o un correo electrónico, tu teléfono se ilumina y emite un sonido! Luego deja lo que estás haciendo y levanta tu teléfono. blog sobre telescopios

Esta interrupción arruina por completo tu flujo, especialmente si estás inmerso en un proyecto.

Lo peor es que tienes la costumbre de revisar tu correo electrónico a primera hora de la mañana. Si bien para algunos funciona, para el resto de nosotros tiende a estresarnos. En lugar de empezar el día con la mente tranquila y despejada, empezamos a pensar en todo lo que tenemos que hacer en el momento en que nos despertamos.

Desactiva las notificaciones por correo electrónico del móvil. Establezca una hora designada para el correo electrónico que se ajuste a su horario, no porque haya recibido una notificación.

5. Pon tu correo electrónico en un pedestal.

No dejes que cualquiera entre en tu bandeja de entrada. Es posible que esté suscrito a unas pocas docenas de boletines informativos (algunos de los cuales quizás ni siquiera sepa que se suscribió) que no le interesan.

Sea implacable al cancelar la suscripción a boletines que no le parezcan interesantes o de los que no aprenda. Utilice Unroll.me para darse de baja de suscripciones de forma masiva. Como puede ver a continuación, Unroll.me le brinda una lista de todo a lo que está suscrito y puede darse de baja fácilmente de todos ellos con un solo clic.

Si no administra sus suscripciones, es posible que su correo electrónico esté lleno de más y más ofertas promocionales.

6. No pierdas el tiempo escribiendo cada respuesta.

Es posible que se encuentre escribiendo la misma respuesta a las personas una y otra vez. Puede ahorrar tiempo creando plantillas utilizando respuestas predeterminadas en Gmail. Literalmente puedes redactar un correo electrónico completo con dos clics.

Esto es útil si recibe muchos correos electrónicos de networking solicitando su tiempo para charlar o reunirse para tomar un café.

Mejor aún, si no desea escribir un correo electrónico, puede usar su voz para escribir sus correos electrónicos. A menudo ahorraba tiempo hablando de correos electrónicos mientras me estiraba o disfrutaba de una taza de café por la tarde.

¿Hay principios que hemos pasado por alto? Háganos saber sus pautas por correo electrónico en los comentarios a continuación.






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1. Enviar y…2. Agrupa tus correos electrónicos.3. Ahorra energía.4. Las notificaciones agotan la concentración.5. Pon tu correo electrónico en un pedesta

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2024-05-21

 

Seis principios del correo electrónico para aumentar la productividad y reducir el estrés
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