Solicitud de ayuda: las próximas dos semanas con un asistente virtual

 

 

 

En la tercera parte de esta serie de cuatro, analizo lo que sucedió durante las últimas dos semanas que trabajé con mi nuevo asistente virtual. (Nota: desde que se publicó esta publicación por primera vez, dejé de usar Zirtual. Desde entonces, he usado otros servicios, incluida la contratación de Amy Metherell, a quien recomiendo ampliamente, y a partir de agosto de 2015, Zirtual ha “puesto en pausa” sus operaciones).

Una de las cosas que descubrí durante mis primeras semanas fue que tenía dificultades para asignar tareas a mi asistente virtual. Después de leer la publicación sobre mis primeras dos semanas, Joanna de Zirtual ofreció algunos consejos útiles que definitivamente vale la pena mencionar:

 

1. Tengo algo que llamo “Delegación Definida”. Estas son cosas que decido delegar automáticamente, por lo que nunca pierdo tiempo pensando en delegarlas o no cuando surgen. (Algunos ejemplos de las tareas de mi delegación son: citas, viajes e investigaciones preliminares). Puede ser útil superar obstáculos para desarrollar algunas de ellas. Aquí hay una publicación que escribí hace un tiempo sobre la fatiga por tomar decisiones, que explica el razonamiento detrás de la creación de Definiciones de Delegación y la reducción de la cantidad de decisiones que tomamos.

2. Las herramientas de screencast (como Jing) son útiles para delegar tareas orientadas a procesos con varios pasos. Me resulta más fácil crear un vídeo corto de un proceso y proporcionar instrucciones habladas que escribir los quince pasos necesarios. Una vez que haya creado el video y le haya mostrado a su VA cómo hacer algo, también puede pedirle que escriba el proceso para tenerlo en papel.

He decidido implementarlos en mis procesos de incorporación en el futuro, ya que creo que usarlos junto con mis “Hojas de trucos de mejores prácticas” en Evernote realmente pueden ayudarme a aprovechar al máximo mi experiencia con mi VA.

La mayoría de las tareas que le había encomendado a Elise durante las últimas dos semanas eran similares a las de las semanas anteriores. Agregué algunas tareas más nuevas que implicaban completar formularios de gastos y otras pequeñas tareas únicas, pero nada realmente innovador. Todavía tenía problemas para dejar de lado algunas de mis tareas e incluso me encontré luchando por encontrar el ancho de banda para concentrarme realmente en entregarle tareas a Elise.

Algunas de las lecciones que aprendí en las últimas dos semanas fueron:

  • La investigación es algo adecuado para un asistente virtual. Si decido continuar con mi VA, ofreceré más de este tipo de actividad porque buscar cosas relevantes para mi trabajo sólo puede ayudarte a aprender más sobre mi trabajo.
  • Cedaré otra cuenta de correo electrónico para que mi asistente virtual pueda acceder. Entregaré las claves de la cuenta de correo electrónico de ventas a mi VA y crearé la correspondiente “Hoja de referencia de mejores prácticas” para acompañarla. Siento que necesito cuidar mi cuenta personal, mi cuenta de correo electrónico de Productivityist Coaching y mi cuenta de correo electrónico profesional personalizada, para no deshacerme de ellas.
  • Una vez que mi asistente virtual se familiarice más con mi trabajo, es muy posible que también le entregue las cuentas de redes sociales de Productivityist. Esto no es algo que haré a la ligera porque quiero asegurarme de que usted tenga control sobre el tipo de material que transmito a través de esos canales. Pero definitivamente es un área de responsabilidad que querré asignar a otra parte a medida que aumente mi carga de trabajo. Nuevamente, no revelaría mis cuentas personales de redes sociales porque creo que tú deberías ser la voz detrás de las cuentas que llevan tu nombre.

Elise me envió un correo electrónico cuando mis horas de trabajo se estaban acabando durante el mes. Resulta que me quedaban dos de los ocho con poco menos de dos días para el final, así que me preguntó si había alguna tarea urgente que pudiera necesitar ser manejada para no sobrepasar mi límite. No me preocupaba exceder mi cuota porque sentía que faltando dos días me quedaría muy poco para enviarle más de lo habitual. Y tenía razón. Actos de contricion y Números de los Angeles

Ahora que el experimento de un mes ha llegado a su fin, todo lo que queda por hacer es evaluar y decidir hacia dónde ir a partir de ahora.

Siguiente: Un mes de atención virtual: el veredicto

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2024-05-20

 

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