Estas son las herramientas de productividad que amo

Durante mucho tiempo he sido un gran creyente en centrarme en el enfoque antes de la aplicación. Pero eso no significa que no utilice una buena cantidad de herramientas para realizar el trabajo.

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Así que compartiré con ustedes las herramientas de productividad que me encantan, desglosadas según cómo me ayudan con los tres componentes principales de mi enfoque hacia la productividad personal: tematización del tiempo , mapeo de tareas e inventario .

El punto clave que quiero que usted aprenda de este artículo no es que las herramientas por sí solas son las que me hacen más productivo. Es la técnica que uso. Lo único que hacen las herramientas es permitirme realizar la técnica de manera más eficiente.

En otras palabras, trato de evitar los peligros señalados por Henry Thoreau en esta cita:

“Los hombres se han convertido en las herramientas de sus herramientas”.

Utilizo herramientas de software y hardware, por lo que dividiré cada uno de los tres componentes en categorías separadas para facilitar la lectura. Para el software, indicaré si está disponible para Mac con M, iOS con I, Windows con PC, Android con A o Web con W. Cualquier software que cueste dinero no tendrá un precio en la lista porque los precios pueden variar en el tiempo. Usaré el símbolo $ en su lugar. Si es algo gratuito, lo indicaré diciéndolo entre paréntesis. (¿Confundido? Sigue leyendo. Verás a qué me refiero).

Ahora que ya lo tengo claro, echemos un vistazo a las herramientas de productividad que me encantan.

Para temas temporales

Time Theming implica establecer límites para mí y para los demás en mi tiempo. Aquí están las herramientas que me ayudan a organizar mejor mi tiempo.

Software

BusyCal (M, I, $): He usado muchas aplicaciones de calendario diferentes, pero esta fue la que me llamó la atención. Me gusta la capacidad de usar lenguaje natural, pero fue el etiquetado de eventos lo que realmente me convenció. Las etiquetas me permiten codificar con colores cualquier cosa en mi calendario según el tema al que pertenece (Coaching, Trabajo profundo, etc.). Funciona tanto en Mac como en iOS, aunque el etiquetado actualmente no cambia el color de los eventos en la versión de iOS como lo hace en Mac. (Este calendario es más caro que muchos otros, pero cuando me encanta una aplicación, el precio es menos importante).
Momentum (W, gratis): esta extensión de Google Chrome te permite abrir pestañas con una lista de “tareas pendientes” en lugar de una pestaña en blanco. Actualmente solo tiene un propósito para mí: uso el mensaje para ingresar al tema del día. Si está leyendo este artículo el día de su publicación, las palabras en mi tarjeta Momentum habrían sido “Día de la escritura”. Momentum puede hacer mucho más de lo que yo hago, pero tengo otras herramientas para eso (como verás a continuación). Es un gran ejemplo de cómo uso una herramienta con una intención y por eso me funciona.
Libertad (M, I, PC, W, A, $): Hay muchas herramientas en el mercado para “mejorar la concentración” o “bloquear distracciones”, pero esta es la que me parece más versátil. Freedom me permite bloquear grupos de sitios web y/o durante períodos de tiempo específicos (como sitios de redes sociales y correos electrónicos cuando trabajo en el tema horizontal Core Creative Work). Esto es increíblemente valioso para mí porque sirve para recordarme cuando ocurre un momento de debilidad… y esos momentos suceden. También es uno de los pocos que funciona en dispositivos móviles, lo cual es una gran ventaja. No es gratis, pero vale el precio que pago para mantener a raya las distracciones cuando no estoy mentalmente preparado para hacerlo.

Hardware

El calendario anual NOW: quería un calendario que funcionara bien con mi metodología de productividad personal, y esto es lo que preparé con Jesse Phillips en NeuYear. Siempre me ha gustado su trabajo, y cuando me acerqué a él para ver si podíamos hacer algo que incorporara temas mensuales, temas diarios y pequeñas cajas que pudieras usar para mantener vivas las tiras, él estuvo de acuerdo. El calendario anual NOW está disponible en varios estilos (orientación vertical y horizontal, así como fechas de inicio de septiembre y enero), pero solo en formato papel y sin borrado en seco. (Pero estamos trabajando en ello para 2018. Estén atentos…)
ZEI por Timeular:Cuando la gente me dice que no pueden organizar su tiempo, me gustaría poder darles uno de estos para demostrarles que, hasta cierto punto, sí pueden. El ZEI es un dispositivo de ocho caras (parece un dado grande que podrías haber usado jugando a “Dragones y Mazmorras”) donde asignas tipos de tareas a cada lado. Cuando le das la vuelta a tu dispositivo, comienza a registrar el tiempo que dedicas a esa actividad hasta que le das la vuelta nuevamente. Se necesita algo de tiempo para acostumbrarse, pero como el ZEI es difícil de ignorar, comenzará a usarlo de manera constante si está en el lugar correcto de su escritorio. Fui uno de los primeros patrocinadores de Kickstarter y he estado probando este dispositivo en versión beta durante meses. Es una gran herramienta y me encanta su simplicidad y conveniencia. Usted deberia comprobar esto.
Saent: Utilizo mi Saent con regularidad (aunque es cierto que no con tanta frecuencia como el ZEI) ya que me permite concentrarme en tareas específicas durante períodos de tiempo específicos. Una de las mejores cosas de Saent es que puede alertarme cuando estoy en sitios que considero improductivos, manteniéndome concentrado y menos distraído. También se ve genial, así que eso es todo. Apenas he arañado la superficie de lo que Saent puede hacer, pero si te gustan técnicas como la Técnica Pomodoro o realmente quieres concentrarte en dedicar bloques de tiempo a trabajar en la tarea, deberías echarle un vistazo.

(Nota: los dos dispositivos anteriores requieren software para funcionar, pero lo que me encanta es el hardware, por eso los mencioné como hardware).

Para actividades de mapeo

El mapeo de tareas es una estrategia donde delineo las tareas que necesito y quiero hacer durante los días de la semana, así como las metas y proyectos que quiero darle vida. Estas son las herramientas que me ayudan mejor a crear el MAP para mis actividades.

Software

Todoist (M, I, PC, W, A, $/Gratis): Llevo mucho tiempo usando Todoist. Me encanta lo minimalista que se ve y, sin embargo, tiene mucha potencia bajo el capó. Claro, existen otras aplicaciones de administración de tareas, pero Todoist funciona mejor para mí. Es simple, flexible y duradero. Esto es lo que busco en cualquier herramienta, y Todoist añade otro elemento que agradezco: se adapta sin perder ninguna de las otras cualidades en el proceso.
Asana (M, I, PC, W, A, $/Gratis): Yo también soy un gran admirador de Asana. ¿Pero por qué uso dos aplicaciones por tarea? Todoist no se adapta tan bien a los equipos como Asana. Empecé a usar Asana hace años y solo ha mejorado con el tiempo. Su aplicación móvil se ha mejorado significativamente. Su conjunto de funciones es más rico que nunca. Y está adoptando otras herramientas como Trello integrando “tarjetas” en su interfaz. Si estás buscando una herramienta que te guste y que te ayude a gestionar tareas en equipo, Asana es una opción increíble.
Evernote (M, I, PC, W, A, $/Gratis): Evernote ha sido parte de mi kit de herramientas de productividad por más tiempo que cualquier otra aplicación. Maneja todo mi material de referencia e investigación. Es un caballo de batalla y, una vez más, cubre los tres principios que busco en una herramienta de productividad: simplicidad, flexibilidad y durabilidad. Existen otras opciones (y las reviso de vez en cuando), pero mientras Evernote siga funcionando para mí, seré un ávido usuario.

Hardware

Cuadernos de Baron Fig: Después de revisar muchos cuadernos en mi época, me enamoré de lo que creó el grupo Baron Fig cuando lanzaron Confidant por primera vez en Kickstarter hace unos años. He apoyado sus productos desde entonces (como leerá a continuación). Me suscribí a los lanzamientos de sus productos. Llevo cuadernos de bolsillo a todos lados. Actualmente estoy usando su agenda de 2017 como mi agenda en papel para el año. Si buscas cuadernos de calidad que te enamoren, no busques más que Baron Fig. (Algunos de los productos se fabricaron pensando en la imaginación).
Superficie de borrado en seco Post-It súper adhesiva: esta es una herramienta bastante nueva en mi arsenal. Lo compré a finales del año pasado, lo pegué en la pared de mi oficina y comencé a usarlo de inmediato. Es maravilloso. He pensado en pintar una “pared de pizarra” en mi oficina, pero sé que hacerlo puede tener riesgos. La superficie de borrado en seco Post-It Super-Sticky es aún mejor. Ya sea que quieras fijarlo a la pared o a la mesa, es un producto de alta calidad en todos sus aspectos. Lo uso para mapas mentales y ocasionalmente para escribir los MAP en los que quiero centrarme. Sinceramente, ¡me sorprende haber pasado tanto tiempo sin él!
Baron Fig Squire Pen/Archer Pencil: Baron Fig no solo fabrica productos de papel. Hacen cosas que usas para escribir en sus productos de papel. Si bien tengo varios bolígrafos y otros utensilios de escritura en mi caja de herramientas, los que uso más son mi Baron Fig Squire y Archer Neil. Al igual que sus cuadernos, estas herramientas se fabrican teniendo en cuenta el cuidado y la calidad. Me encanta el tamaño y la elegancia de ambos porque escriben con fluidez y sin esfuerzo. Puedes consultarlos en el sitio web de Baron Fig.

Para hacer el punto

Hacer un balance es el componente de mi flujo de trabajo en el que doy un paso atrás y evalúo mi progreso escribiendo un diario, revisando y calificando mi productividad personal. Aquí están las herramientas que me ayudan a reflexionar y revisar mejor. Blog sobre salud

Software

Día uno (M, I, $): El día uno ha sido mi aplicación de diario desde que apareció en escena. Me encanta poder adjuntar una foto a una entrada, lo que actúa como desencadenante de lo que escriba ese día. La función de etiquetado es fenomenal (la uso para etiquetar fechas y eventos importantes) y el hecho de que puedo usar el dictado de voz desde el primer día en mi iPhone para “decir” voces es otra ventaja. Creo firmemente que llevar un diario puede desempeñar un papel importante en el aumento de la productividad personal. El primer día hace que el proceso de llevar un diario sea lo más simple (y para algunos, indoloro) posible.
Productivo (I, $/Gratis): Esta es otra incorporación reciente a la mezcla, que reemplaza otra aplicación de seguimiento de hábitos que había estado usando durante un tiempo. Productive es una aplicación de apariencia elegante que uso para realizar un seguimiento de los hábitos en los que estoy trabajando y que de otro modo no aparecerían en mi calendario o aplicación de tareas. Entonces, cosas como “meditar” y “estirarme” son el tipo de cosas para las que lo uso. Sé que para algunos de ustedes tener una aplicación para ayudar con cosas tan rudimentarias puede parecer una tontería, pero es perfecta para esas pequeñas cosas que tienden a quedar en el camino si no se controlan. Productivo me ayuda a garantizar que estos elementos ya no queden sin controlar.
Concentración a voluntad (M, I, PC, W, A, $): No soy partidario de quedarme callado cuando pienso. Me gusta tener algo de ruido de fondo, preferiblemente música. Pero no siempre quiero que toquen canciones familiares. Aquí es donde entra en juego Focus at Will. Lo uso para reproducir música durante períodos de tiempo y cada composición contiene alguna forma de musicalidad que promueve la productividad. Estoy claramente confundido acerca de la ciencia detrás de esto, pero está bien. Focus at Will funciona para mí porque me pone en la mentalidad necesaria para pensar, concentrarme y reflexionar. Por eso me encanta.

Hardware

Mi estante simbólico: grabé un video corto de este estante que se encuentra encima de mi escritorio y lo publiqué en mi cuenta de Instagram. Básicamente, está lleno de símbolos visuales que me impulsan hacia adelante. Cada una de las minifigs LEGO tiene un significado especial. Así lo hacen cada una de las obras de arte. Me encanta este “estante simbólico” porque cuando todo lo demás falla, puedo mirarlo y conectarme mejor conmigo mismo. Esto me impide desviarme demasiado del rumbo en mi trabajo y mi vida.
Musa: La meditación me resulta desafiante. Esto se debe a que mi mente siempre está llena de nuevas ideas y trato de trabajar en las viejas ideas en segundo plano. Pero me doy cuenta de que la meditación es beneficiosa, así que quería darme la mejor oportunidad para que funcionara para mí. Intenté usar el software solo, pero no fue suficiente. Fue entonces cuando decidí adquirir una Muse. Me encanta. Ofrece un estímulo para llevar la meditación a un primer plano. Una vez que enciendo el dispositivo y uso la aplicación incluida, puedo meditar hasta 20 minutos seguidos. Nunca podría haberlo hecho antes. Quizás sea un placebo, pero no me importa. Muse me hace meditar, así que eso es una ventaja en mis libros.
Calendario de vida:Esta es la más visual de mis herramientas en esta área (aunque el calendario anual NOW también podría entrar en esta categoría). The Calendar of Life es un cartel basado en un artículo de Tim Urban sobre Wait But Why. El artículo se llama “Tu vida en semanas” y realmente pone en perspectiva la cantidad potencial de tiempo que tenemos en este planeta. Así que tomé la versión impresa de una imagen que usa en la publicación y la marqué diligentemente con cada semana que pasaba en mi vida. Todas las semanas que pasaron antes de recibir el Calendario de Vida están en verde (imagínate). Las semanas que han pasado desde que recibí el calendario están marcadas en negro. El cartel realmente me da una idea de cuánto tiempo ha pasado y cómo debo asegurarme de hacer cada momento de mi vida lo más humanamente posible.

Me encantaría saber qué herramienta de productividad te ayudó más. Puedes dejar un comentario o avisarme personalmente cuando participes en el concurso Productivityist “Herramientas de productividad para amar” . He preparado un paquete de premios estelar donde puedes ganar un paquete de herramientas de productividad que me encantan por valor de $ 100. Participa en el concurso aquí o utiliza el formulario a continuación.

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