Cómo gestionar cientos de correos electrónicos en tan solo una hora

 

 

 

La publicación invitada de hoy es de David Moore. David es ingeniero, bloguero, entusiasta de Apple y consultor. Su pasión radica en unir productividad y tecnología. Puede conectarse con él en su sitio web o en Twitter @davidjmoorecom

Hace tres años acepté un nuevo puesto en mi empresa. Como resultado, mis correos electrónicos pasaron de unos 30 por día a más de 150. De repente, pasaba todo el tiempo en Outlook. Después de algunas semanas de trabajo, me encontré con casi 1000 correos electrónicos en mi bandeja de entrada.

Ya conocía las teorías de la bandeja de entrada cero, pero aquí estaba, ahogándome en correos electrónicos. Aquí hay algunas cosas que he intentado para administrar el correo electrónico:

 

  • Carpetas. Muchas carpetas implicaban mucha clasificación.
  • Etiquetas. También probé muchas etiquetas con muchos colores bonitos.
  • Archivar todo. Esto hizo que la búsqueda de correos electrónicos consumiera mucho tiempo.

Un fin de semana, finalmente me dije a mí mismo que ya era suficiente.

Pasé todo el fin de semana limpiando la acumulación de correos electrónicos y pensé mucho en cómo podría asegurarme de que esto nunca vuelva a suceder. Luego pensé en cómo manejaría cientos de correos electrónicos al día.

Lo que sigue es el proceso que ahora sigo todos los días. Este método se prueba con más de 150 correos electrónicos por día hasta 30. Funciona. De hecho, funciona tan bien que incluso con 150 correos electrónicos al día, no dedico más de 60 minutos al día al correo electrónico. Lo mejor de todo es que este enfoque no ignora los correos electrónicos importantes que recibo a lo largo del día.

Antes de entrar en el proceso, hay un par de puntos que vale la pena señalar. Mi sistema SÓLO utiliza dos carpetas de correo electrónico. Uno es Bandeja de entrada y el otro se llama “Archivo de 1 mes” (pero puedes llamarlo como quieras).

He configurado mi carpeta de archivo para eliminar automáticamente cualquier correo electrónico que tenga más de 31 días. Además de mi programa de correo electrónico, mantengo notas digitales. Yo personalmente uso OneNote, pero puedes usar un programa similar o incluso archivos de texto sin formato.

Gran parte de mi velocidad de procesamiento reside en los atajos de teclado de mi programa de correo electrónico. Para el trabajo uso Outlook. También deberías buscar atajos de teclado. No los menosprecies si te resultan difíciles de recordar o utilizar; recuerda, los hábitos tardan 21 días en formarse, ¡sigue adelante! Para cada paso de mi proceso, tengo un atajo de teclado como CTRL-1, CTRL-2, CTRL-3, etc.

El proceso

Primero, es importante reservar un período de tiempo. Ahora reviso el correo electrónico dos veces al día. Dedico 30 minutos por la mañana y 30 minutos por la tarde. En el resto del tiempo, el correo electrónico se cierra. Cuando comience a leer su correo electrónico, observe dónde aparece su nombre en los campos “Para” o “CC”.

Si se usa correctamente, no se requiere ninguna respuesta de su parte si su nombre está en el campo CC. Para estos correos electrónicos, puede invertir menos tiempo en leerlos. En la mayoría de los casos, sabrás muy rápidamente si el correo electrónico es algo importante relacionado con tu trabajo o no.

 

NOTA: Si es la primera vez que procesa un gran trabajo pendiente, hay varias formas de hacerlo. Probablemente la mejor manera sea trabajar desde el más antiguo hasta el más nuevo, como recomienda Mike Vardy. Si no le queda otra opción, puede declararse en quiebra por correo electrónico. Aquí es cuando tiras todo a la basura y empiezas de nuevo. No tenga miedo de declararse en quiebra por correo electrónico, ya que de todos modos no habría procesado esos correos electrónicos antiguos.

Ok, ¿todavía estás conmigo? Bien. Cuando vaya a ordenar su correo electrónico, es fundamental tener una vista muy abierta pero cautelosa de cada correo electrónico. Hágase preguntas abiertas como las siguientes:

  • ¿Qué acciones debo tomar con respecto a este correo electrónico, si corresponde?
  • ¿Por qué esta persona me envió este correo electrónico y cómo debo responder, en todo caso?
  • ¿Qué valor contiene este correo electrónico, si lo tiene, y cómo debo adquirirlo si tiene valor?

Cuando te haces estas preguntas, a menudo te das cuenta de que aproximadamente el 80% de los correos electrónicos que recibes no requieren respuesta y no requieren ninguna acción adicional. De hecho, el 80% de mis correos electrónicos terminan directamente en mi archivo, el 10% respondo, el 5% tomo notas y el 5% creo tareas.

A continuación se explica cada una de estas acciones:

  1. Responder/Acción y Archivar : responda o realice una acción física en el contenido del correo electrónico y luego envíelo a la carpeta Archivo de 1 mes.
  2. Crear una tarea : programo una hora para enviar este correo electrónico o enviar la tarea a otra persona de mi equipo.
  3. Crear una nota y luego enviarla al archivo : dado que no guardo correos electrónicos que tengan más de un mes de antigüedad, una clave de mi flujo de trabajo es mantener un cuaderno digital. Tomo notas de todo lo que creo que podría serme útil en el futuro. A veces capturo el correo electrónico completo. La mayor parte del tiempo escribo una pequeña nota en mi texto.
  4. Directamente al archivo : todos los correos electrónicos que no necesitan ninguna otra acción van directamente a mi archivo de 1 mes. No hay nada de malo en permanecer allí durante un mes antes de la eliminación automática. Esto proporciona un búfer si falta algo de valor o si el correo electrónico es necesario por algún motivo.
  5. Archivo de la empresa : este es un caso especial (para su entorno de trabajo) y debería ser la norma, no algo especial. Cuando reciba un correo electrónico con un proyecto clave o una decisión comercial, debe archivarlo inmediatamente en su herramienta de gestión de proyectos empresariales (SharePoint, Asana, etc.) con los metadatos apropiados asignados.

Pero ¿qué pasa con las personas importantes?

Utilizo mi teléfono para esto. Su enfoque puede variar según la plataforma que utilice. En iOS uso VIP. El único correo electrónico que recibo en mi teléfono es el de aquellos que están en mi lista VIP. Esto me permite responder a esas personas en el momento de su mensaje. Tenga cuidado de no agregar a todos a esta lista. Agrego mi supervisor, su supervisor y listo.

 

Encuentra información rápidamente

Aunque con este enfoque solo tendrás un archivo de un mes, aún querrás poder encontrar el correo más antiguo. La buena noticia es que puedes utilizar Carpetas inteligentes o Búsqueda inteligente. La mayoría de los clientes de correo electrónico le permiten almacenar una carpeta de búsqueda inteligente o una búsqueda inteligente.

Búsqueda Avanzada

Hay varias “cadenas de búsqueda” que puede utilizar para hacer que la búsqueda de su cliente de correo electrónico sea más efectiva en lugar de simplemente escribir palabras de búsqueda. Aquí hay un documento de soporte de Microsoft que muestra algunos de estos criterios de “búsqueda avanzada” que puede utilizar en su búsqueda de correo electrónico.

Respuestas rápidas

¿Alguna vez te encuentras escribiendo las mismas cosas una y otra vez? ¿Quizás te encuentras enviando regularmente el mismo correo electrónico a las mismas personas? Considere la posibilidad de consultar breves fragmentos de texto y plantillas de correo electrónico para acelerar el proceso. El cliente de correo electrónico que utilice determinará cómo crear fragmentos y plantillas.

Conclusión

Al simplificar su enfoque del correo electrónico, ahorrará una cantidad significativa de tiempo. Esto también mostrará resultados en claridad mental que aumentarán su productividad. Si no está seguro de qué paso seguir para simplificar su correo electrónico, simplemente implemente el paso más simple. Para muchos, esto significa tomar la decisión de cerrar la aplicación de correo electrónico y revisar y responder intencionalmente los correos electrónicos en horarios establecidos. Después de este paso inicial, puedes construir desde allí y mejorar cada vez más.

Te invitamos a compartir este artículo con tus colegas. El correo electrónico nos ha consumido como sociedad, todos debemos hacer un esfuerzo concertado para abordar cómo utilizamos el correo electrónico para reducir el volumen de correo electrónico enviado.






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2023-10-30

 

Cómo gestionar cientos de correos electrónicos en tan solo una hora
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